Brauche Rat zu Dokumentenlinks

[FC]

Ich brauche mal einen Rat von den Experten:

Ich baue gerade an einer LN-Dokumentenverwaltung.

Die User sollen an einer zentralen Stelle Richtlinien u.ä. ablegen.
Eine Versionskontrolle stellt sicher, dass die User nur die jeweils gültige Version eines Dokumentes sehen können.

Wird eine neue Version erstellt, so wird eine Kopie des „alten“ gemacht, einige Felder bleiben leer, aber die meisten werden kopiert.

Sobald die neue Version freigegeben wird, wird die „alte“ über ein Flag archiviert.

Das klappt auch alles sehr gut.

Die „mitgeltenden Unterlagen“, sollen sofern sie in der gleichen DB sind über einen Link angesprochen werden. Dieser Link soll für den Ersteller des Docs, so einfach wie möglich
eingebunden werden können (Button, Auswahl).

Der Link soll immer auf die aktuell gültige Version des Dokumentes verweisen!!

Daher habe ich hier eine eingebettete Ansicht eingebunden. Die Referenz ist die UniqueID des ersten Dokumentes, welches in den Folgeversionen „mitgeschleppt“ wird. Die eingebettete Ansicht ist kategorisiert und es wird nur die Kategorie des aktuellen Dokumentes angezeigt.

Problem:
Der Link verändert sich natürlich immer in allen Versionen eines Dokumentes, da es sich auf eine Ansicht stützt. D.h wird in einer Version 3 eine mitgeltende Unterlage (durch hinzufügen oder löschen) geändert, ändern sich die mitgeltenden Unterlagen auch in den Versionen 1 und 2, die im Archiv liegen! Dadurch wird aber ein Dokument geändert, welches bereits so wie es war freigegeben war !! Dies ist nicht ganz im Sinne einer Dokuverwaltung im Sinne der ISO!

Hat einer eine Idee, wie ich alternativ vorgehen kann, um
1.   Im Link der aktuellen Version eines Dokumentes immer auf die aktuell freigegebene Version eines anderen Dokumentes zeigen kann
2.   Beim anlegen eines neuen Dokumentes diese Links mitkopieren kann
3.   Alte archivierte Dokumente unverändert lassen


Hatte gedacht das besser mit Doclinks zu lösen, aber die Verweisen ja immer auf eine UniqueID und nicht auf ein Feld z.B. mit der Refid + Aktuelle Version, oder

Bin für jeden Gedankenanstoß dankbar.

Danke Djahan

[Wilhelm]

Hi,

ich habe vor einiger Zeit ebenfalls eine ISO-Dokumenteneverwaltung programmiert. Und die Anforderungen waren ähnlich wie bei Dir.

Folgendermaßen haben wir das Problem gelöst:

Jedes ISO-Dokument erhält biem Erstellen eine festgelegte Nummer nach ISO-Standard:
Dokumenttyp-Prozess-ProzessNr-LfdNr-VersionsNr

Jedes aktive Dokument wurde mit einem speziellen Flag versehen, welches bei Neuversionierung überschrieben wurde.

Jetzt habe ich eine Ansicht erstellt, welches die ISO-Nummer ohne VersionsNr. darstellt und gleichzeitig nur Dokumente mit dem Aktiv-Flag darstellt. So ist sichergestellt, das jeder Prozessschritt (schreibt sich das nach neuer Rechtschreibreform eigentlich mit 3 s  ) nur einmal in der Ansicht dargestellt wird.

Über eine Schaltfläche erhält der Benutzer die Möglichkeit, da Dokument zu erreichen. Die Schaltfläche wurde in LS programmiert und nutzt die Funktion .getDocumentByKey().

Falls Du noch genaueres Wissen willst, einfach melden.

Gruß

Willi

[FC]

Danke Willi,
im Grunde habe ich das genauso gelöst (evtl. kam das oben nicht so genau raus), ich hole die Dokumente auch über eine 2te Ansicht, in der immer die aktuellen Dokumente in der freigegebenen Version drin sind.
Ich denke Du hast auch die Ansicht eingebettet ?

Wie löst Du das bei alten/archichvierten Dokumenten ?

Wäre halt auch gut für die Historie, wenn man erkennen kann, welche Unterlagen in welcher Version mitgültig waren --> und das kriege ich auf dem Weg nicht so einfach hin

Prozessschritt (schreibt sich das nach neuer Rechtschreibreform eigentlich mit 3 s  )

Bin in NRW, da darf man noch alles schreiben 

[Wilhelm]

Hi,

okay, ich verstehe das Problem. Mitgeltende Unterlagen gibt es bei uns nicht.

Spontan aus der Hüfte heraus geschossen würde ich sagen wäre Euer ISO-System besser in einer relationalen Datenbank untergebracht als im Notes.

Aber getreu dem Motto "Geht nicht, gibts nicht"    könntst Du entweder die Mitgeldenden Unterlagen jedesmal in ein Antwortdokument verpacken. Nachteil: Bei Version 10 hast Du die Dokumente 10x.

Oder Du schreibst bei Änderung des Hauptdokuments per Agent die Änderungen in die Mitgeltenden Unterlagen. Also: Wenn eine mitgeltende Unterlage gelöscht werden soll würde man einfach den Verweis aus der mgu löschen statt des Dokuments an sich.

Aber ich mach mir da nochmal genauer Gedanken. Wenn jetzt nicht irgendein ISO-Doktor schneller ist, poste ich dir die Tage mal was dabei rausgekommen ist.

Gruß

Willi

[Wilhelm]

Ich nochmal,

werden die mitgeltenden Unterlagen bei Euch auch Versioniert oder behalten diese nur einfache Gültigkeit?

Gruß

Willi

[Alexis]

Hallo Djahan,

hinsichtlich "mitgeltender Dokumente" habe ich folgende Idee:

Du kannst recht einfach eine neues Dokument als Antwortdokument erzeugen (eigene Maske, in die die notwendige Daten des Hauptdokumentes automatisch übertragen werden), dass per Link im RTF auf das mitgeldende Dokument verweist. Beim Löschen kann man definieren, dass alle Antwortdokumente mit gelöscht werden.

Dann sieht das ganze so aus in der View:

Hauptdokument
  > Antwortdokument 1
  > Antwortdokument 2

Ein Doppelklick auf das Antwortdokument öffnet das mitgeltende Dokument via LN-Link. Der Aufwand ist nun mal da, aber die Übersichtlichkeit spricht dafür. Vielleicht kann man das Erzeugen des Linkdokumentes auch per Script automatisieren?

Alexis

[FC]

werden die mitgeltenden Unterlagen bei Euch auch Versioniert oder behalten diese nur einfache Gültigkeit?

Also die werden auch versioniert, da z.B. die Geschäftsordnung auf das Organigramm zeigt. (Beide werden separat gepflegt, damit nicht immer alles neu gemacht wird)

Gruß
Djahan

[FC]

Hallo Alexis,

Du kannst recht einfach eine neues Dokument als Antwortdokument erzeugen

War ursprünglich auch mein Ansatz, bin dann aber auf Anraten davon abgekommen (da das angeblich nicht ganz stabil ist ) mache nun im Grunde nichts anderes, indem ich in den neuen Versionen die DokID der Urversion mitschleppe (bei Antworten ist es ja im Prinzip auch nur die $Ref).

dass per Link im RTF auf das mitgeldende Dokument verweist.

Das klingt interessant, kannst Du mir da nen Tip geben wie das genau geht, oder wonach ich suchen soll ?

[Alexis]

Hallo Djahan,

ich habe ein Datenbankkonzept entwickelt, das vielleicht unkonventionell ist, aber super funktioniert  :

Alle Versionen eines Dokumentes werden in einer Maske verwaltet, kommt eine neue, geht das letzte in den Hintergrund und nur das neue ist für die User sichtbar (open first attachment). In der Praxis werden kaum mehr als 3 alte Versionen verlangt.

Die Maske enthält diverse Parameter, so dass die Dokumente automatisch in kategorisierten Views (Abteilung, Prozess, Dokumentenart) sichtbar sind, was die Verwaltung erleichtert.

Mitgeltende Dokumente sind ganz normal definiert (s.o.).

Wie schon in meiner vorherigen Antwort beschrieben, gibt es nun zusätzlich Linkdokumente, die nur die Verbindung zwischen Antwortdokument und dem "Mitgeltenden Dokument" herstellt. Die Maske dafür enthält bei mir nur ein RT Field für den Link und ein Feld mit dem Titel. Wie die Konstruktion Haupt-und Antwortdokumente aussieht, ist hier im Forum zu finden.

Da das Antwortdokument mit dem ersten Dokumenten-Link öffnet, wird so das verlinkte "Mitgeltende Dokument" geöffnet, ohne dass der User von dem Konstrukt etws merkt.

Hinsichtlich der Erstellung der Linkdokumente bin ich noch nicht ganz zufrieden. Derzeit lege ich den Link in die Zwischenablage mittels "Copy Selected as Table", und kopiere diese Tabelle in das RTField und von dort den Titel in das Titelfeld. Das kann man sicherlich besser machen.

Hoffe das hilft.

Alexis

[FC]

Hallo Alexis,
danke für die Erläuterungen, werde mit mal Deinen Ansatz durch den Kopf gehen lassen.

Gruß
Djahan

[Alexis]

Zum Abschluss noch der Hinweis, dass das Verknüpfen doch eleganter geht  . Siehe dazu:

http://www.atnotes.de/index.php?topic=25447.0

Alexis

[FC]

So habe das Problem wie folgt gelöst:
- Habe im Dokument einen Buthon, der eine Picklist aufruft
- Aus der Picklist wird eine mitgeltende Unterlage ausgewählt (MU)
- via script wird ein weiteres Doc erzeugt (link)
- in den link wird die DocRefID des MU geschrieben
- habe ne kategorisierte Ansicht, in der alle Dokumente nur in der gültigen freigegeben Versionen angezeigt werden
  Kategorisiert nach DocRefID -> unique DocID (wenn keine Vorversionen da) oder $Ref
- In das Dokument wird ein DocLinc (via AppendDocLink) auf das link-Dokument gesetzt
- im Postopen des link-Dokumentes wird via Script die gültige MU via Docreferenz aus der view gezogen und dann wird das link gleich wieder geschlossen

Jetzt kann ich nachfolgende Versionen pflegen und z.B. MUs entfernen und in den alten bleibt die MU drin 
Klappt auch alles, bin gespannt wann ich den Haken finde ....

Alles verstanden