Freigabe/Verbergen von Dokumenten

[Cbra77]

Hallo Gemeinde,

ich bin dabei eine kleine Projekt-DB auf die Beine zu stellen.

Grundsätzlich sollen in dieser DB alle Mitarbeiter des Unternehmens die Projekte sehen können (als Leser der DB). Die Geschäftsführung möchte damit den Mitarbeitern einen Einblick in Zukunftsplanungen/Ausblicke  etc. der Firma geben.

Nur bestimmte Projekte sollen eben nur für den Führungkreis zugänglich sein.

Jetzt meine Frage:

Steuere ich das am besten über die User-Roles, oder...?

Es soll eben so sein das innerhalb der Maske, in der die Projekte erfasst werden, eine Schaltfläche bzw. ein Auswahlfeld ist "Für alle sichtbar". Der Autor des Dokuments bzw. Projekts entscheidet also "für alle lesbar" oder "nur für Führungsebene lesbar".

Standard wäre "nur für Führungsebene lesbar", durch ankreuzen des Feldes "für alle sichtbar" wird das Dokument in den jeweiligen  Ansichten für das Gesamtunternehmen angezeigt.

Wie setze ich das am einfachsten und sinnvollsten um?

Gruß

Cbra

[Driri]

Jo, würde ich über eine UserRole machen. Das ganze dann über ein Leserfeld steuern.

[Cbra77]

Also ich nehme wegen mir eine Rolle "Führung" und wie stelle ich das in dem Feld der Maske dar?

Ich möchte so ein Auswahlfeld erstellen:
"Öffentlich" - "Nicht öffentlich"

->>> Wenn "Nicht öffentlich" dann nur sichtbar für "Führung"

Muss in die Ansicht nicht auch noch etwas eingebaut werden? Also die Dokumente mit der Option "Nicht öffentlich" sollen ja in den Ansichten für die übrigen Mitarbeiter unsichtbar sein.

Sorry aber so ganz hab ich das nicht verstanden.

PS: Kriege demnächst ein Script Seminar, hoffe das ich dann solche Dinge klarer sehe...

[Driri]

Also ich nehme wegen mir eine Rolle "Führung" und wie stelle ich das in dem Feld der Maske dar?

Ich möchte so ein Auswahlfeld erstellen:
"Öffentlich" - "Nicht öffentlich"

->>> Wenn "Nicht öffentlich" dann nur sichtbar für "Führung"

Muss in die Ansicht nicht auch noch etwas eingebaut werden? Also die Dokumente mit der Option "Nicht öffentlich" sollen ja in den Ansichten für die übrigen Mitarbeiter unsichtbar sein.

Sorry aber so ganz hab ich das nicht verstanden.

PS: Kriege demnächst ein Script Seminar, hoffe das ich dann solche Dinge klarer sehe...

Du solltest Dir erstmal in der Designerhilfe die Infos zum Thema Leserfeld zu Gemüte führen. Da ist eigentlich alles recht gut erklärt.

In Kurzform : Wer nicht im Leserfeld steht, sieht das Dokument nicht.

Daher brauch auch für Views, etc. nichts zusätzliches gebaut werden.


Das Leserfeld muß dann in Abhängigkeit der Auswahl gesetzt werden. Also z.B. als Wert "[Fuehrung]" ins Leserfeld, wenn "nicht öffentlich" gewählt wird, als Wert "[Alle]" ins Leserfeld, wenn "öffentlich" gewählt wird.
Besser handhabbar sind vermutlich zwei getrennte, berechnete Leserfelder, eins für "[Fuehrung]", eins für "[Alle]".

[Cbra77]

Ja habe mich in die Thematik "Leserfeld" eingelesen. (Addison Wesley, Anwendungsentwicklung)

Aber das ist nicht das was ich meine.

Ich habe in meiner Teilmaske nun ein Optionsfeld eingebaut, dieses bringt zur Auswahl
"Nur Führung" und "Alle". Standard ist "Nur Führung".

Mein Gedanke ist nun das hier im Feld eine Formel hinterlegt werden muss. Eben im Sinne
Wenn Führung dann sichtbar, wenn nicht dann unsichtbar.

Dann muss doch die Ansicht die aus der Maske die Infos zieht auch etwas hinterlegt bekommen?

Oder bin ich da jetzt ganz falsch?   

[Semeaphoros]

Da bist Du wirklich ganz falsch. Und warum liest Du nicht, wie empfohlen, in der Hilfe nach? Ausserdem gibt es einen Best Practices Artikel von Matthias, der sich mit Leserfeldern auseinandersetzt und klar darstellt, wer was wann sieht bzw. machen darf.

[Cbra77]

Danke für die Tipps Driri.

Habe mich nun für ein LEserfeld via ACL-Auswahl entschieden.

Was meintest Du mit 2 getrennten, berechneten Leserfeldern?

[TMC]

Also, ich würde da vermutlich auch mit 2 Leserfeldern arbeiten.

1.) Ein Leserfeld "GlobalReader". Die dürfen alles lesen. Berechnet beim Anlegen, Formel: "[GlobalReader]".

Damit ist bereits beim Erstellen eines neuen Dokumentes das Dok geschützt und nur User, welche die Rolle [GlobalReader] haben, dürfen das Dok lesen. Egal wer dieses Dok. erstellt. Na ja, fast, jetzt kommt (2) ins Spiel:

2.) Ein weiteres Leserfeld. Hier musst Du Dir nun vernünftig überlegen, wie Du das füllst.
Auch in Kombination mit Autorenfeldern. Hier ist es unabdingbar, dass Du genau weißt, wie die Zusammenhänge Autorfeld / Leserfeld sind. Da hilft Literatur, die Designerhilfe und auch das.

Übrigens: Das Arbeiten mit Leserfeldern ist dokumentbasierend. Nicht verschlüsselt! Wenn es sich um wirklich sensible Daten handelt, solltest Du mit Feldverschlüsselung arbeiten. Das ist dann wirklich sicher.