die Forms.ntf sollte normalerweise im Notesdata Verzeichnis liegen. Wenn nicht, sag Bescheid, dann kann ich sie dir schicken.
In der Datenbank erstelltst du dann Masken. Die User können dann in ihrer Maildatenbank über "Erstellen" die entsprechenden Dokumente erstellen.
Damit hast du alle Vorlagen, die verwendet werden sollen zentral gespeichert.