XACL kann man sicher beliebig komplex und auf Dauer undurchschaubar machen. Dann sind Tools gefragt, mit denen man das toll visualisieren kann - wenn mal einer Zeit hat...
Ich würde zunächst auch mal den Vorschlag mit den Leseberechtigungen angehen: Dazu einfach das Dokument bearbeiten, die Dokumenteigenschaften aufrufen und dann auf den vorletzten Tab (Sicherheit) wechseln. Dort kannst Du Gruppen oder Personen unter "Wer kann dieses Dokument lesen" auswählen, wenn Du den Haken neben "Alle Leser und höher" entfernst.
Du solltest zumindest alle Server sowie die Admingruppe eintragen !
Andreas