Der Beschreibung nach ist das in der Tat kein Ansichtsauswahl-Problem, sondern ein Fall für Leserfelder.
Ein guter Startpunkt ist die DesignerHelp (Volltextsuche nach "Leser- und Autorenfelder" - dort kann man dann weiter verzweigen. Nicht verwirren lassen, wenn dort von masken-Zugriffslisten geschrieben wird - überlesen, das ist Tünnef.
Das Problem wird aber eher sein: Wie ordnest Du Dokumente einer Abteilung zu ? Du müßtest im NAB Gruppen mit den Abteilungen haben - und die richtige Gruppe dann im Dokument eintragen ... Zumindest müßte dem Autor eine Gruppenliste angeboten werden, aus der er selber aussuchen kann. Also: Ganz so trivial ist die Sache nicht ...
Noch was zu Leserfeldern: Dort müssen auch die LocalDomainServers (oder vergleichbares) stehen, sonst kann der Server selber nicht mehr ...
HTH,
Bernhard