Serientermine und Benutzer aktualisieren

[(h)uMan]

Hallo zusammen,

Benutzer, insbesondere aus den Sekretariaten, klagen häufiger über Probleme mit Serientermine und Aktualisierung der "Eingeladenen".

Am Jahresanfang werden über "Gruppen" Benutzer zu Serienterminen verteilt über das Jahr eingeladen.
Im Laufe des Jahres werden dann weitere Benutzer in diese Gruppen aufgenommen oder entfernt.

Nun erhalten wohl neue Benutzer keine Termineinladungen, wenn z. B. ein Termin aus der Serie geändert wird, sondern nur eine "Info" über die Termine.

Wie ist das korrekte Vorgehen, damit bei Serienterminen auch neue Benutzer Einladungen erhalten und verarbeiten können?

Server: 12.0.2 FP2
Mailtemplate: 11.0.1 , 12.0.2 (jeweils aktuelle Version)
Clients: Notes 11.0.1, 12.0.1, 12.02 jeweils mit den aktuellten FPs
iNotes: 12.0.2

Besten Dank vorab für Infos ...

[michael-r]

Moin,

klingt ähnlich wie wir es hatten mit 12.0.1.

Also wir hatten es, dass Leute die abgesagt hatten und erneut eingeladen wurden bei dem ersten mal keine Info erhalten haben und bei dem erneuten einladen, das Meeting dann nicht annehmen konnten: "An error occurred while saving: Note item not found"

Da half das: https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article&sysparm_article=KB0104770

Seitdem läuft es besser, neben dem ganz normalen Wahnsinn, wenn nicht richtig mit Serienterminen umgegangen wird.

MFG Michael

[michael-r]

Achso einen anderen Bug habe ich noch vergessen, der seit 11 da ist.

Wenn man Serientermine plant zum Beispiel über 1 Jahr und niemanden einläd, dann Meetings aufgrund von Feiertagen absagt/löscht und erst dann jemanden einläd, erhalten die Teilnehmer trotzdem die abgesagten Termine als Termine in Ihrem Kalender.

Da gibt es auch einen KB, weiss aber gerade nicht welcher das ist.

MFG Michael

[(h)uMan]

Moin,

klingt ähnlich wie wir es hatten mit 12.0.1.

Also wir hatten es, dass Leute die abgesagt hatten und erneut eingeladen wurden bei dem ersten mal keine Info erhalten haben und bei dem erneuten einladen, das Meeting dann nicht annehmen konnten: "An error occurred while saving: Note item not found"

Da half das: https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article&sysparm_article=KB0104770

Seitdem läuft es besser, neben dem ganz normalen Wahnsinn, wenn nicht richtig mit Serienterminen umgegangen wird.

MFG Michael

Vielen Dank für die Info.
Ist der Bug in 12.0.2 FP2 auch noch drin oder hier ohne den INI- Parameter gefixt?

[(h)uMan]

Wie geht ihr vor, wenn Einladungen mit Serientermin an eine Gruppe (Verteiler) gesendet werden und nachträglich in dieser Grupper Benutzer aufgenommen/entfernt werden?

Per "Magie" werden die Serientermine ja nicht an die nachträglichen "neuen" Benutzer in der Gruppe gesendet

[michael-r]

Da musst du mal das vorgehen im KB prüfen.
Also wir hatten es, dass wenn man jemanden erneut eingeladen wurde, wurde die eingeladene Person nicht benachrichtigt, erst wenn man es wiederholt hat und danach kam dann die Fehlermeldung bei dem annehmen des Termins.

Und das zählt erst für die Einladungen, wenn der Parameter gesetzt ist, bei allen vorherigen bleibt es so.

Wobei der KB nicht auf gelöst steht.

Gruppen frage:
Die Benutzer laden neue Benutzer zu den Meetings ein.
Kalendereinträge lösen die Gruppen auf, wie diese zu dem Zeitpunkt sind, wo die Einladung erstellt wird.


Die "Magie" würde ich auch gern sehen.  . Selbst wenn das gehen würde, kommt dann irgendeiner der sagt, warum passiert das, ich wollte den garnicht einladen  .

MFG Michael

[(h)uMan]

Da musst du mal das vorgehen im KB prüfen.

Wobei der KB nicht auf gelöst steht.

Den INI Parameter aus der KB habe ich per Richtlinie an die Notes Clients "ausgerollt".

Auf den Domino Servern muss der Parameter nicht gesetzt werden. Zumindest lese ich das so aus der KB.

Kalendereinträge lösen die Gruppen auf, wie diese zu dem Zeitpunkt sind, wo die Einladung erstellt wird.

Hier ist die spannende Frage, wie man für anstehenden Serientermine auch neue Benutzer über die Gruppe einladen kann.
Es sind ja keine einzelnen Benutzer ausgewählt, sondern die Gruppe.

Habe es wie folgt getestet:

1. Einladung als Serientermin an eine Test-Gruppe.
Die Gruppe wird sofort aufgelöst und die Benutzer aus der Gruppe stehen als "Erforderlich" in der Einladung. 
Einladung gesendet

2. Teilnehmer haben Einladung angenommen

3. In der Test-Gruppe einen neuen Benutzer hinzugefügt

4. Den zuvor erstellten Termin geöffnet
Unter "Erforderlich" die Option "Eingeladene Personen hinzufügen" ausgewählt.
Wieder die Gruppe ausgewählt.
Es kommt die Meldung "Sie können keine Benutzer hinzufügen, die bereits Teilnehmer sind. Wenn eone Änderung von Benutzern ..."
Die Meldung mit "OK" bestätigt.
Unter "Erforderlich" werden Benutzer aus der Gruppe wieder aufgelöst, inklusive des neuen Benutzer.
Einladung erneut versendet

5. Der neue Benutzer erhält die Einladung für alle zukünftigen Serientermine

[michael-r]

Den INI Parameter aus der KB habe ich per Richtlinie an die Notes Clients "ausgerollt".

Auf den Domino Servern muss der Parameter nicht gesetzt werden. Zumindest lese ich das so aus der KB.

Das ist korrekt, ist nur ein Client Parameter.

Funktioniert das mit der Gruppe und der Kalendereinträgen? Soweit ich weiss kann man keinen Termin erneut die gleichen Benutzer hinzufügen, ähnlich wenn man deligiert an jemanden der schon im Meeting ist. Der Client lässt das speichern nicht zu.

[(h)uMan]

Den INI Parameter aus der KB habe ich per Richtlinie an die Notes Clients "ausgerollt".

Auf den Domino Servern muss der Parameter nicht gesetzt werden. Zumindest lese ich das so aus der KB.

Funktioniert das mit der Gruppe und der Kalendereinträgen? Soweit ich weiss kann man keinen Termin erneut die gleichen Benutzer hinzufügen, ähnlich wenn man deligiert an jemanden der schon im Meeting ist. Der Client lässt das speichern nicht zu.

Es kommt die genannte Meldung.
Wenn die mit "Ok" bestätigt wird, werden die neuen Benutzer aus der Gruppe aufgelöst und stehen ebenfalls in der Liste "Erforderlich".
Nach "Einladungen senden ..." bekommem die neuen Benutzer die Einladung.

So lief zumindest der 1. Test ab.