vCard export verhindern

[Rupert]

Hallo

Ist es möglich den Export von Kontakten per vCard, csv etc. zu unterbinden?

Es geht hier darum die Unternehmenskontakte zu schützen.

Wir haben HCL Notes 12.0.1 Clients.

[schroederk]

Den Export zu unterbinden ist wahrscheinlich ebenso effektiv wie auf einer unverschlossenen Tür ein Schild mit der Aufschrift "Zutritt verboten" anzubringen und zu hoffen, dass sich alle dran halten.

[Rupert]

Mir ist durchaus bewusst das ich nicht verhindern kann das sich jemand die Kontaktdaten einfach abschreibt.
Aber wenn der 1 Klick Export deaktiviert wäre, müsste derjenige bei ~500 Kontakten schon mehrere Stunden Zeit investieren was dann viele eben nicht machen.

[schroederk]

An die Möglichkeit Kontake weiterzuleiten denkt keiner? Oder einfach die NSF-Datei zu kopieren/verschicken auch nicht?
Also abschreiben muss niemand, aber der Export von Kontakten ist nur ein Mittel von soo vielen, dass das wirklich nur bei absoluten DAUs etwas bringt.

[CarstenH]

Wenn man in den DB Eigenschaften den Export von Ansichtsdaten deaktiviert klappt ein Export nur noch durch Öffnen jedes einzelnen Dokuments und Exportieren.

Die nächste Stufe ist das Deaktivieren von Replizieren & kopieren, dann kann man das Verbot nicht mit einer separaten DB/Replik umgehen.

Um auch noch das Exportieren durch Öffnen der Dokumente zu unterbinden muss man dem Nutzer den Zugriff auf die betreffende(n) Maske(n) nehmen.
Möglichkeiten beim Domino Directory dazu sind:
- über die xACL (= komplett ohne Programmierung und Designänderungen, nur durch Rechteentzug)
- über Maskenformeln in Views (die ins Leere bzw. zu einer selbst hinterlegten Dummy Form führen)
- eine "Dummymaske" mit False im QueryOpen und QueryModeChange als Default Form festlegen

Um das Abschreiben und Abgreifen von Informationen über die Propertybox komplett unmöglich zu machen sollte man das Design verbergen.

Die Dummymaske ist ebenfalls für die Dokumentvorschau sinnvoll, man zeigt hier ein paar simple und in allen Dokumenten vorhandene Infos wie letztes Bearbeitungsdatum o.ä. an. Die Vorschau bietet keine Exportfunktion, Copy & Paste ist über die ACL weg und alle anderen Infos über das hidden Design.

Ich habe das gerade mit einer selbst entwickelten DB machen müssen, die leider kein DD ist und somit nicht die Möglichkeiten der xACL bietet.

HTH
Carsten

[Rupert]

Vielen Dank @Carsten

Das mit den DB Eigenschaften funktioniert -> Export über "Mehr -> Kontakte exportieren" nun nicht mehr möglich.

Allerdings funktioniert leider der Button "vCard weiterleiten" immer noch. Wenn alle Kontakte markiert sind wird eine vcf mit allen Kontaken erstellt und per Mail verschickt. Kann man das vielleicht auch noch irgendwie abschalten?

Das Abgreifen über die Propertybox sowie das Umgehen mittels Replizierung geht bereits zu weit. Das einfache deaktivieren der Buttons reicht vollkommen.

[CarstenH]

Die zuvor genannten Maßnahmen greifen natürlich nicht bei selbst geschriebenen (oder im Template vorhandenen) Scripten, die bestimmte Flags bewusst ignorieren.

Du hattest vergessen zu erwähnen, dass ihr Unternehmenskontakte über das Template "Persönliches Adressbuch" pflegt, woanders konnte ich die entsprechenden Aktionen jetzt nicht finden.

Die vCard-Aktionen dort sind "Shared Actions", damit reicht theoretisch eine Stelle zum Ändern. Allerdings rate ich persönlich vom Ändern einzelner Aktionen an dieser Stelle immer ab, da alle "Shared Actions" in einem gemeinsamen Designelement liegen und im Nachhinein sich kaum auf einfachem Weg nachvollziehen lässt, wer wann wo und warum dort an den Aktionen Änderungen vorgenommen hat. Dadurch lassen sich auch keine einzelnen Aktionen gegen spätere Änderungen/Updates schützen.

Als effektivste Variante sehe ich hier das Einfügen von zwei Codezeilen in die Scriptbibliothek, die von den Aktionen verwendet wird (Screenshot 1).
Wer es komfortabler mag kann das mit Abfragen einer Rolle oder der Zugriffsebene kombinieren um bestimmten Personen doch einen Export zu ermöglichen.
Die Bibliothek selbst sollte man anschließend gegen automatische Design-Updates schützen (Screenshot 2).

HTH
Carsten

[Rupert]

Vielen Dank @Carsten

Problem gelöst. Danke dir