Mails einem Benutzer zuordnen, sichtbar im Betreff

[markus1701]

hallo zusammen,

ich muss mich seit kurzem mit notes 8.5.3. in deutsch befassen. bei einer früheren version und in englisch konnte man in der gruppenmailbox einzelne mails für sich markieren. das ging über "assignment" oder "assign to myself" und danach war der jeweilige benutzer im betreff sichtbar. leider ist das schon länger her und ich kenne den weg dorthin nicht mehr. oder gibt es die funktion gar nicht mehr ?

für eine gruppenmailbox ist die funktion wunderbar. so sah der betreff vor dem assignment aus:

"Vertragsunterlagen"

nach dem assignment:

"Max Mustermann // Vertragsunterlagen"

es war also für alle sofort ersichtlich, wer welche mails bearbeitet.

kann mir jemand sagen ob es diese funktion noch gibt und wie ich da rankomme ?

vielen dank

markus

[Driri]

Hallo,

das klingt für mich nach einer Anpassung in der Schablone, wenn es hier um die Standard-Mailschablone geht. Da wirst Du vermutlich an deine Admins herantreten müssen.

[Pfefferminz-T]

Was verstehst Du unter einer "Gruppenmailbox"?? Den Begriff gibt es so in der Notes-Welt im Standard nicht... und auf welcher Schablone baut das ganze auf?

[markus1701]

Was verstehst Du unter einer "Gruppenmailbox"?? Den Begriff gibt es so in der Notes-Welt im Standard nicht... und auf welcher Schablone baut das ganze auf?

da frägst du mich was. ich weiß leider nicht was eine schablone ist. ich hoffe aber du weißt was ich meine.

bei mir war es bisher immer so: ich habe eine eigene mailbox, wo eben nur mails reinkommen, die für mich bestimmt sind. dann gibt es noch eine "gruppenmailbox", worauf das ganze team zugreifen kann. nun ist es natürlich unklar, wer welche mails bearbeitet. vorher kannte ich die funktion "assign to..." als button in der mail. daraufhin konnte man sehr schön sehen, wer welche mails macht. bei der aktuellen version scheint diese funktion nicht mehr vorhanden zu sein. oder welche alternative lösung gibt es dafür in lotus ?

leider bin ich in einem großen unternehmen tätig. daher kann man es sich gleich sparen die admins um irgendwelche änderungen zu bitten.

[rambrand]

Hallo Namensvetter,

ich würde vielleicht doch mal bei den Admins nachfragen. Wenn die Funktion früher in der "Gruppenmailbox" drin war, vielleicht ist da eine Rolle verrutscht oder ähnliches und die haben das nur nicht mitbekommen. Wir Admins sind da um solche Hinweise schon dankbar, wir sehen auch nicht gleich auf Anhieb, ob irgendwo ein Button nicht mehr auftaucht.

Falls es die Funktion nicht mehr geben sollte, bei uns organisieren sich die Leute, indem sie Ordner mit ihrem Namen anlegen und die eingegangenen Mails die sie bearbeiten wollen, dann in diesen Ordner schieben. Vom Aufwand auch nicht viel mehr, als eine Mail selektieren und einen Button klicken.

Vielleicht hilft euch ja diese organisatorische Lösung schon weiter.

Bye,
Markus

[Pfefferminz-T]

Die Funktionalität die Du beschreibst gibt es nicht als Standardfunktion in Domino/Notes. Demnach wird das eine Eigenentwicklung eures Unternehmens sein oder eine Lösung, die ihr von einem externen Dienstleister habt oder es handelt sich um die "Teammailbox", die hier auch im Forum betreut wird. Also x Möglichkeiten, wie das gelöst sein kann. Wenn Du nicht weißt, welche Lösung bei euch im Unternehmen eingesetzt wird, wie sollen wir das dann wissen?

Die "Gruppenmailbox" ist ja bei euch auch nicht vom Himmel gefallen sondern wurde auf einem Server bereitgestellt. Vorzugsweise von einem Administrator des Unternehmens und auf den solltest Du zugehen.

P.S.: Als Admin würde ich verhindern, dass Endanwender irgendwelche Applikationen auf meine Server stellen...

[markus1701]

das hätte ich wohl erwähnen sollen: die funktion gab es bei anderen unternehmen, wo ich lotus genutzt habe. hier arbeite ich erst seit kurzem.

es gibt in der mailbox natürlich auch sehr viele unterordner, wo die mails hingeschoben werden, je nach themengebiet. eine sortierung nach sachbearbeiter würde den workflow ziemlich durcheinander bringen.

ich frag mal unsere admins.

danke

[rambrand]

Dann bleibt Dir nur eine Bitte oder ein Entwicklungsauftrag an euren Notes-Entwickler übrig. In den anderen Unternehmen waren das halt keine Standard-Schablonen, auf denen die Mailboxen basiert haben. Die hatten diese individuelle Anpassung mal programmiert, oder eine entsprechende Lösung gekauft.

Frag an, ob man nicht einen kleinen Button programmieren könnte, der in den Betreff den Benutzernamen einträgt. An für sich eine Sache von Minuten. Je nachdem wie exzessiv bei euch der Softwareentwicklungsprozess ausgebaut ist :-)

Bye,
Markus