Hilfe bei Archivierung? Viele Archive, Speicherkonflikte... Wie vereinen?

[-Chris-]

Hallo zusammen!

Vorweg: Es scheint sich hier um ein sehr gutes Forum zu handeln. Ich habe schon viele Einträge nutzen können und bisher bin ich dank eurer Hilfe immer weiter gekommen. Jetzt habe ich eine spezielle Frage, die mir anhand der vorhandenen Einträge nicht 100% gelöst erscheint. Zumindest bin ich mir nicht sicher und möchte euch vorab um Rat fragen.

Info: Ich nutze Notes 6.5.6 und bin User. Welche Serverversion wir nutzen ist mir nicht bekannt. Mein Limit der Online Datenbank beträgt 200MB (welches ich ständig voll ausreize)

Problem:
Ich erhalte am laufenden Band Mail zu diversen verschiedenen Themenbereichen und lege diese in Ordnern und Unterordner ab.
(Ich habe gelesen, dass diese Vorgehensweise Outlook-Like ist und es bessere Möglichkeiten gibt. Also diesen Punkt schon mal vormerken für die Antwort)
In Summe habe ich 6 Hauptordner mit jeweils ca. 12 Unterordnern. Die Hierarchietiefe liegt bei maximal 5.
Jetzt habe ich entsprechend der Vorgaben unseres Admins bis vor 2 Jahren mit einer Replik gearbeitet, welche irgendwann Speicher und Replizierfehler verursacht hat. Daraufhin haben mich die Jungs von unserem Notes Support auf ein Archiv umgestellt. Laut unserem Support seien diese Fehler die ersten Anzeichen für eine Crash der Datenbank und sein durch die Anzahl meiner Ordner und Unterordner verursacht...  Damit haben ich:Live Datenbank + Replik Abbild + Stillgelegte Replik + Neues Archiv
Nach ca. einem halben oder einem Jahr Anwendung habe ich wiederum Speicher und Replizierkonflikte in dem Archiv gefunden. Wiederum war die Antwort unseres Supports:  „Das sind die ersten Anzeichen, dass sich Ihre Datenbank verabschiedet. Bitte erstellen Sie ein Backup und ein neues Archiv. Arbeiten Sie fortan in Ihrem neuen Archiv...“
Um nicht alle halbe Jahre ein neues Archiv anzulegen und anschließend meine Mails in 200 verschiedenen Archiven und Repliken suchen zu müssen habe ich dann 6 Archive angelegt. Ein für jedes meiner Hauptthemengebiete (Entspricht den 6 Ordner der ersten Hierarchiestufe). Seitdem archiviere ich die Inhalte der einzelnen Hauptordner in die jeweiligen Archive. Funktioniert, aber ich habe jetzt eine Live Datenbank, eine live Replik, eine stillgelegte Replik, ein altes Archiv und 6 laufende Archive... >> zu viel.
Ich möchte gerne alles in ein Archiv zusammenfahren. Nachdem was ich gelesen habe gibt es ja kein Ordnerlimit. Als Möglichkeit kann man ein neues Archiv erstellen und aus den vorhandenen Archiven in das neue archivieren >> damit müssten alle Mails dann in dem neuen Archiv zusammengefahren sein.

Frage:
Geht das? Kann ich das so machen oder wird das Probleme verursachen?
Bei jedem Archivieren legt Notes in allen meinen 6 Archiven die gesamte Ordnerstruktur der Live Datenbank an, wodurch alle Archive von der Struktur her gleich aussehen. Kann das Probleme machen?
Wow wäre super wenn Ihr mir dabei helfen könnt. Ich möchte diese Frage gerne vorab klären, bevor ich alles zerschieße^^. Falls es eine bessere Möglichkeit gibt, bin ich für diese auch zu haben.
Vielen Dank vorab. Chris

[-Chris-]

Hey Leute,

leider habe ich bisher noch keine Antwort auf meine Frage bekommen. Woran liegt es? Ist mein Problem zu trivial?

Danke schonmal für etwaige Antworten.
Chris

[Banni]

Hallo Chris,

leider habe ich bisher noch keine Antwort auf meine Frage bekommen. Woran liegt es? Ist mein Problem zu trivial?

Mit Sicherheit ist Dein Problem nicht so ohne weiteres zu klären. Du machst einige Andeutungen, die zumindest in meinen Augen einer Klärung bedürfen.

Grundsätzlich würde ich vermuten, dass das Hauptproblem Deine Ordnerstruktur ist, seien es auf der einen Seite die Ordnernamen, Stichwort Namenskonventionen bzgl. Sonderzeichen, oder auch die Länge des Ordnernamens. Zur Anzahl der möglichen Ordner in der Mail-DB gibt es eigentlich nur eine Aussage: So WENIG wie möglich.

Ich habe auch den Verdacht, dass Du Deine Replik der Mail-DB als Archiv misshandelst, sprich die Replik wird genutzt und Löschungen in der Server-DB nicht an die Replik gesendet. Sowas sollte man tunlichst vermeiden.

Werden die Mails bei euch überhaupt serverseitig archiviert? oder seid ihr jeder für sich dafür verantwortlich?

Wenn regelmäßig Speicher oder Replizierkonflikte auftreten, sollte ein fixup/updall auf der Server-DB die erste Aktion sein. Solche Sprüche wie: „Das sind die ersten Anzeichen, dass sich Ihre Datenbank verabschiedet." mögen zwar nicht wirklich falsch sein, sind aber wenig hilfreich und lassen (entschuldige die harte Ausdrucksweise) durchaus Rückschlüsse auf die Qualität eures Supports zu.

Um zu Deinen Fragen zurückzukommen:
Grundsätzlich ist es möglich, ein neues Archiv zu erstellen und aus allen vorhandenen Archiven über entsprechende Archivierungseinstellungen die Mails in das neue Archiv zu verschieben. Die Ordnerstruktur wird dabei übernommen. Probleme dabei sind mir nicht bekannt, Du solltest aber von allen vorhandenen Datenbanken vorher ein Backup erstellen.

Gruß Jan

[Thomas Schulte]

Frag deine Admins was sie von einer echten Archivierungslösung halten würden. Da gibt es Firmen die stellen sowas her.