Ordner löschen, Dokumente nicht gelöscht

[botschi]

Ist ein alter Hut, aber wie geht ihr damit um.

User löscht Ordner, Ordner noch voll mit Mails, Mails sind unter "Alle Dokumente" zu finden.
User nörgelt (völlig berechtigt), da Doks noch da und zugewiesener Speicherplatz immer voll ist und wir stehen dumm da weil das an dieser Stelle echt nicht gut gelöst ist von Lotus.

Wie geht ihr damit um?
Gibt es eine allgmeine Bekanntmachung, dass Notes an dieser Stelle einfach für A.... ist und das die User so und so arbeiten mögen?
Habt ihr das Template angefasst und die Meldung erweitert?
Begegnet euch das gar nicht?
Kann man da mit Policies was machen?

Matthias

[Micha B]

Die 'Allgemeine Bekanntmachung' dazu:
http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21180224
Oder Hilfe Thema: 'Einen Ordner erstellen oder löschen'
http://publib.boulder.ibm.com/infocenter/domhelp/v8r0/topic/com.ibm.notes85.help.doc/fram_create_folder_t.html?resultof=%22%6f%72%64%6e%65%72%22%20%22%6f%72%64%22%20%22%6c%c3%b6%73%63%68%65%6e%22%20%22%6c%6f%73%63%68%22%20

[botschi]

Ja, kenne ich gut 

Das stimmt den User aber nicht milde, eher im Gegenteil. Man suggeriert dem user, er hätte etwas falsch gemacht- macht er auch, aber ganz ehrlich, "works as designed" mag ja sein, aber nicht gut designed darf hier keine Ausrede sein!

Also lasst ihr den User auch erstmal in die Falle laufen, um hinterher zu sagen "ja, was machst Du auch so ein Blödsinn?"?
Es geht ja auch darum, dass unser Helpdesk und wir als 2nd oder 3rd Level damit nicht mehr konfrontiert werden wollen.

Bin mir nur nicht sicher, ob sich an dieser Stelle eine Anpassung am Template lohnt und ob das Ergebnis dann überhaupt befriedigend ausfält...

Matthias

[Peter Klett]

Ich sehe nicht, dass das Genörgel berechtigt ist. Berechtigt wäre es, wenn die Dokumente mit dem Ordner gelöscht würden. Da man Dokumente auch in mehrere Ordner schieben kann, wären sie dann auch in den anderen weg. Ein Ordner ist eine Sortiermöglichkeit und ein Dokument ist ein Dokument. Will ich Dokumente löschen, sollte ich das auch tun, und nicht irgendetwas anderes.

Ist Notes "für A....", weil es vielleicht mehr kann, als andere Systeme?

[botschi]

Du weisst das und ich weiss das. Mein Kollege weiss das auch.

Trude B aus H, die Dokumente in einen Ordner schiebt und den Ordner samt Inhalt löschen will, weiss
das nicht.
Sie kennt auch nicht die Architektur von Lotus. Sie kennt aber das "übliche" Verhaten, wenn Ordner im Filesystem oder in Outlook gelöscht werden. Lotus arbeitet anders an dieser Stelle- mein Kollege und ich (und Du bestimmt auch) können damit wunderbar arbeiten.

Ich weiss jetzt nicht, was Du genau möchtest? Ich möchte auch nicht über den Sinn oder Unsinn dieser Funktion sprechen, sondern über eine Lösung für die "dummen" User, die die Architektur nicht kennen und uns und den Helpdesk immer wieder damit nerven.
Zu recht wie ich finde, da Lotus an dieser Stelle vielleicht anders arbeitet, aber nicht besser aus meiner Sicht. Wenn dem User das in der Meldung "Achtung, Sie löschen den Ordner aber nicht die Mails in den Ordnern" gezeigt wird, wäre ja auch alles super. Tut es aber nicht.
Damit ich und alle anderen aber ihre Ruhe haben was das Thema angeht, wollen wir eine zentrale Lösung schaffen, damit Trude B und Erna H (und alle neuen User) das in Zukunft auch wissen.

Wir haben > 3000 User, da kommt diese Frage sehr oft. Hätten wir nur 15 User wäre das sicher auch kein Problem.

Matthias

[Peter Klett]

Ich weiss jetzt nicht, was Du genau möchtest? ...

Ich wollte nur die Aussage, Notes sei "für A...." nicht unkommentiert stehen lassen ...

[MacSpudik]

Hi Matthias,

ich denke, das Standardtemplate um ein entsprechendes Meldefenster beim Löschen eines Ordners zu ergänzen sollte Programmiertechnisch nicht schwer sein.
Aber soviel ich weiß, ist IBM von solchen Änderungen nicht begeistert bzw. verwehrt Support, wenn die merken, dass das Standardtemplate verändert wurde.

Aus meiner Sicht gilt es daher abzuwägen, ob:
1. Die Anwender geschult werden sollen (ja, ich weiß, altes leidiges Thema)
oder
2. Der Support aufklärende Infomails an die betroffenen Anwender schickt, welche von der IT- und Konzernleitung abgesegnet worden sind und sämtliche Diskussionen beendet.
(Ich kenne einen Konzern, da durften die Hotliner schwer erzürnte Anwender an den IT Leiter verweisen. Dieser erklärte dann das globale IT Konzept dem erzürnten Anwender ... und letzterer war dann ausnahmslos anschließend so groß wie eine Ameise).
oder
3. Das Template wird halt angepasst und die IT Leitung nimmt die Verantwortung auf sich, dass u.U. kein IBM Support herangezogen werden kann.
oder
4. Warten, denn die Hoffnung stirbt zuletzt: Vielleicht ändert IBM ja seine Meinung und bringt ein Popup in Version 8.5.5 oder so ...

Eine Lösung kann ich Dir aber nicht vorschlagen 

[botschi]

Ja, anpassen würde ich das Template.
Leider ist genau diese Aktion mit JavaScript- da hört es mit "einfach" auch schon wieder auf...

Wollte das nachbauen mit Script, aber was weiss ich denn, was die Java-Aktion noch alles macht- ausser nur den Ordner zu löschen...   

Matthias

[Micha B]

Aber soviel ich weiß, ist IBM von solchen Änderungen nicht begeistert bzw. verwehrt Support, wenn die merken, dass das Standardtemplate verändert wurde.

Ich kenne die Aussage von IBM nur dahingehend, dass ein Fehler im Standardtemplate nachvollziehbar sein muß um Support zu erhalten. Für Dinge die Du selber programmierst bist Du immer auch selbst verantwortlich, das ist bei IBM nicht anders als bei MS.

[WildVirus]

<<< Anmerkung zum Thema "Anpassen Standardtemplate" >>>
Das machen nahezu alle großen Unternehmen, um unternehmensspezifika einzubauen.

<<< Anmerkung zum Thema "Benutzer und ihre Erwartungen" >>>
Wurden die Benutzer geschult ? Wenn nein -> klarer Fehler
Habt Ihr ein Wiki, eine FAQ-Seite, ein schwarzes Brett, or what ever else ?
Dann schreibt es dort so rein, dass der "DAU" es versteht und bei meckernden Kollegen wird darauf verwiesen

Außerdem kann über Script einfach alle Mails ermittelt werden, die in keinem Order sind und diese dann in einen "zu sortieren" Ordner packen. Dann findet Trude B. aus H. alles und kann bei Bedarf löschen.

CU,
Axel

[BigWim]

Ja, anpassen würde ich das Template.
Leider ist genau diese Aktion mit JavaScript- da hört es mit "einfach" auch schon wieder auf...

Vielleicht reicht es ja auch, "nur" die Java-Schaltfläche umzubenennen. Also sinngemäß: "Ordner löschen, Mails bleiben erhalten".

Für das Löschen von Ordner und Mails fügst Du eine neue Schaltfläche ein.

Markus

[MartinG]

Mit angepasstem Mailtemplate hatten wir noch nie ein "wirkliches" Problem mit dem IBM Support und wir haben ziemlich viel angepasst. Falls man einen "Supporfall" hat und der IBM wirklich das Design anmeckern sollte, dann zieht man halt das Orginaltemplate drüber und das Problem bleibt in 99% aller Fälle dasselbe und dann kümmert sich der IBM Support auf jeden Fall drum...

Die Funktionalität halte ich aber auch für "grenzwertig". Hier stimme ich mit Botschi komplett überein. Wir dürfen vom Enduser auch nicht nicht erwarten, dass er die Architektur von Notes kennen muss. So tief zu schulen kann m.E. auch nicht Sinn und Zweck sein.

Hier sollte das System wenigstens ein PopUp bringen mit einer entsprechenden Meldung...