Filter in Lotus

[e.metsch]

Hallo zusammen,

folgende Situation:
Wir arbeiten in der Firma (Industrie-Dienstleister) mit Lotus Notes, R5, Release 5.0.11.

Unsere Kunden bestellen zum Teil auch über das Internet, so daß diese emails an eine zentrale email-adresse (info@........de) gehen und da wiederrum manuell an das jeweilige Team regional verteilt werden. Wir erhalten also eine sehr große Menge an Anfragen bzw. Buchungen per E-mail.
Wir sind im Team 4 Personen. Da die Mail an die Gruppe (Ich nenne sie mal "NO") geschickt werden, erhält jeder Einzelne dieselbe e-mail.  Der erste freie Kollege aus dem Team NO, übernimmt die Bearbeitung der E-Mail und leitet dieselbe email mit dem Zusatz im Betreff: "// erl." (erledigt) an die anderen Teamkollegen weiter. Somit weiß also jeder, dass diese Email nicht bearbeitet werden muß und übernimmt die Nächste.

Das Problem hier ist der manuelle Abgleich.

Meine Frage lautet:
Besteht die Möglichkeit einen Filter so zu programmieren, dass wenn ich die Meldung (Original-E-Mail mit dem zusätzlichen Vermerk im Betreff //erl.) an meine Kollegen sende, Lotus automatisch erkennt, dass es sich um eine "erledigt" Antwort handelt und diese E-mail und die Original-E-Mail aus den jeweiligen Inbox-Ordnern der Gruppenteilnehmer NO verschiebt, und zwar in einen beliebigen anderen Ordner ? Z.Bsp.: Ordner: "bearbeitete Anfragen". Sie sollen also nicht gelöscht werden, damit man immer noch eine Kontrolle hat bzw. man noch auf die Daten zugreifen kann.

Ich möchte also den bisherigen manuellen Abgleich (welcher durch meine Teamkollegen und mich  erfolgt) automatisieren und sowohl die Original - Anfragen als auch die Antwort-Mail aus der Inbox aller Beteiligten (hier sind es 4 Teammitglieder) in einen Ordner "bearbeitete Anfragen" automatisch verschieben lassen.

Leider ist unsere EDV - Abteilung auch etwas ratlos, da sie nicht so die Lotus-Profis sind. Vielleicht könnt ihr mir weiter helfen und letztendlich meine ziemlich stressige Arbeit erheblich erleichtern.

Vielen Dank an Alle im Voraus.

Egon Metsch

[pd]

Hallo Egon,

die Designer hier kriegen das sicher hin. Ich würde aber organisatorisch vorgehen.
Warum nicht eine MailIn-DB machen, in der die mails eintreffen und mit der alle arbeiten. So kann sich zB jeder eine mail krallen und in seinen Bearbeitungsordner ziehen. Danach in einen persönlichen oder umfassenden Ordner ERLEDIGT. Das spart das Versenden der erl. mails, bläht die DB nicht auf und sollte Doppelbearbeitungen weitestgehend minimieren.

Ganz elegant wäre natürlich eine Lösung, die hier verschiedene Forumsmitglieder implementieren können.
Aus der Info-Mailbox erhält jeder von euch Vieren mittels einer Art Load-Balancing mails in seine DB zugeschoben. Wer grad am wenigsten mails hat, bekommt solange Anfragen/Bestellungen weitergeleitet, bis ein anderer weniger hat. nach Bearbeitung landen die mails wieder in einem Ordner erledigt in der Info-Mailbox. Dort wird dann periodisch ein Abgleich gemacht, ob auch alle eingetroffenen mails bearbeitet wurden.
Ein kleiner Work-Flow.


Gruß, Patrick

[e.metsch]

Hallo Patrick,

vielen Dank für Deine Vorschläge. Da wir insgesamt 4 Gruppen sind, die regional so oder so ähnlich arbeiten und manchmal auch interagieren, müsste dies dann entsprechend angepasst werden. Ich halte aber Deine Vorschläge durchaus für sinnvoll und auf jeden Fall effektiver als die jetztige Arbeitsweise.

Vielleicht gibt es ja noch weiterführende Vorschläge und Ideen, welche auf dem  Deinem Basisprinzip aufbauen. Unsere EDV-Abteilung hat auf jeden Fall jetzt einen guten Ansatzpunkt.

Gruß und Vielen Dank

Egon Metsch

[pd]

Und von dem was bisher so über dein Unternehmen bekannt ist habt ihr mit Notes/Domino auf jedenfall auf das richtige Pferd gesetzt.

Out of the box wirds leider nichts geben. Aber wenn deine IT nicht weiterkommt gibts hier wie gesagt genug Pro's die sowas umsetzen.


Weiterhin viel Erfolg

Patrick