Optimale Mailquota / warning treshold?

[immanuel]

Hallo Zusammen

Mich interessieren eure Erfahrungen und settings bezüglich Mailqotas und Warning Treshhold von Mitarbeitern. Bei uns ist es so, dass ein Mitarbeiter per Stellenantritt eine Quota von 200MB hat und der Treshold auf 150MB gesetzt ist. Wächst mit der Zeit die DB - das ist so sicher wie das Amen in der Kirche - erhöhen wir die Werte jeweils um 50MB. Wir versuchen so die User zu einem optimalen Mailmanagement zu führen...

Wie macht ihr das bei euch, was für Quoats und Treshholds habt ihr? Was denkt ihr, macht es Sinn den Treshhold immer 50MB unter der Quota zu setzten ? Ich finde dies gerade bei 150MB/200MB eine sehr grosse Different - relativ oft kriegen wir auch Fragen von Usern, die nicht wissen, was sie nun machen sollen.

Grüsse
Manuel

[(h)uMan]

Hallo,

wir setzen die Quota als Standard auf 350 und den Treshold auf 300. Bei Bedarf erhöhen wir die Quota und setzen den Treshold mit einer Differenz von 50 MB zur Quota. Die Mail-DB unseres Top-Users hat zur Zeit 2145 MB ;-)

Ein compact -B zur Reduzierung der Dateigröße läuft über die Mail-DBs jedes Wochenende.

Allerdings haben wir auch mehr als genug Speicherkapazität ...

Schöne Grüße, Neo

[immanuel]

Hallo Zusammen!

Wenn bei uns ein User sein Warning Treshold rreicht hat, erhält er jede Woche ein Mail mit folgendem Hinweis:

Deutsch:
Ihr Mailbox Speicherplatz ist bald voll - Sie haben noch weniger als 50MB frei. Bitte räumen Sie Ihre Mailbox auf und löschen alte / unwichtige Mails - All Documents und Sent besonders beachten. Lesen Sie bitte auch das Dokument “Mailbox optimieren” der IT-Resource Datenbank. Vielen Dank! Ihre IT-Abteilung

English:
Your Mailbox will be full soon. Please clean up your mailbox to get more space. Especially go through the All Documents and Sent folder in order to delete old / unneeded mails. Your IT department

Viellicht kann dies ja jemandem nützlich sein...

Ist die Quota voll, erhält der User alle 6 Stunden eine änliche - jedoch etwas schärfere - Message. Beim überlauf der Mailbox können die User immer noch Mails empfangen - bisher wollten wir nicht härter vorgehen 

LG Manuel

[ERGE]

Hallo Immanuel

bezüglich Quotas ist das so ne Sache. Da muss sich jeder selber darüber klar werden ob er dies will oder nicht. Ich bin ein Gegner von solchen Dingen da es nicht angehen kann dass ich dem User vorschreibe was er in seinem Mailfile hat und viel davon er noch zu benötigen hat.
Grundsätzlich ist es so das bei heutigem Stand es nicht mehr von nöten ist, solche Quotas da genügen Space zur Verfügung steht. Andererseits gibts verschiedene Ansätze das Volumen kleiner zu gestallten. Bei uns in der Schweiz gibts das OR (Obligationen Recht) was auch vorschreibt, was mit relevanten Geschäftlichen Daten zu geschehen hat und wie  und wielange diese aufzubewahren sind.
Wir setzen daher eine Archivierungs Software ein (IXOS), welche die Mailfiles abgreift und jedes Mail was älter als 3 Monate und ein Attachment hat welches grösser als 100 kb ist automatisch auf DVD archiviert und im Mailfile nur ein Rumpfdokument generiert. Damit sind unsere Mailfiles von grossen Kapazitäten auf erträgliche 100 bis 200 MB grösse geschrumpft und der User bestimmt selber resp. hat immer noch Zugriff auf seine gesamten Maildokumente.
Natürlich halten wir unsere User an sich Gedanken über den Inhalt des Mailfiles zu machen und hinterfragen auch kritisch, sind die Daten aus 1999 und 2000 wirklich noch benötigt im Mail oder können diese nicht gelöscht werden.

Greets Erich   

[immanuel]

Hallo Erich

Du hast recht, der Space wird immer günstiger, jedoch löst dies wieder einen ganzen Rattenschwanz aus, wie z.B:

* Je grosser die Daten, desto mehr Backup Space braucht man. Konsequenzen sind andere Speichermedien und Backupmaschinen, die nicht billig sind

* Mehr Daten--> Längere Backupzeiten, was ein grossen Problem sein kann.

* Mehr Daten--> Längere Replizierungszeiten. Vor allem ein Problem bei Usern unterwegs.

* Immer wieder neue Festplatten im Server: Die sind meist auch nicht sehr günstig. Neue Festplatten, neues Raid: Viel IT-Aufwand usw.

Ich finde der Ansatz vom optimalen Mail und Dokument Management besser, als einfach hohe Quotas zu vergeben . Wenn Benutzer viel Speicherplatz haben, nutzen die diesen meist auch aus. Die Folgen sind aufgeblasene Dateien – die auf den Netzwerkshare gehören - viele Bilder und grosse PPT Dateien usw. Kleine Quotas und Dateien führen den User hingehen zum richtigen Umgang mit Files und einem optimalen Mailmanagement. Wer wenig Platz hat überlegt sich zweimal, ob er etwas noch braucht und wird es in der Regel besser und organisierter ablegen. Kleine Mailboxen begünstigen zudem ein Wiederfinden von Dokumenten und entlasten in jeder Hinsicht den Domino Server.

Lieber Gruss
Manuel

[dh-paule]

Eigentlich reichen doch 100 - 150 MB völlig aus. Alles was darüber hinausgeht kann der User doch in sein lokales Mailarchiv verbannen. Das geht per Knopfdruck und super einfach so das es sogar die DAU's verstehen. Vom Löschen der Mails halte ich überhaupt nix.

Achja, damit das mailarchiv nicht zu gross wird hat man immer das aktuelle und das vorhergehende Jahr darin, alles davor wird als separate Kopie (Mail 2000 / Mail 2001 / Mail 2002) abgelegt.

[immanuel]

Hallo! Wir hatten schon Fälle, wo User alle ihre lokalen Daten verloren hatten - ein Crash einer Festplatte. Ich hätte kein gutes Gefühl bei lokalen Archiven  Werden lokale Archive eigentlich von den Behörden als Aufbewahrungssystem für steuerrechtliche Dokumente angenommen?

LG Manuel

[Semeaphoros]

Das geht die Steuerbehörden grundsätzlich nichts an, WO Du Deine Dokumente aufbewahrst. Frage ist eher, wie weit elektronisch gespeicherte Dokumente als steuerrechtlich relevant akzeptiert werden. Dann ist die Frage, wie sicher die Aufbewahrungsart ist, sprich wenn es von den lokalen Archiven Backupdateien gibt, ist man eigentlich sicher genug. Die Frage stellt sich also eigentlich ein wenig anders. Beantworten lässt sich das - wie bei fast allen rechtlichen und besonders steuerrechtlichen Fragen - fast nur durch Lesen des Horoskopes des betroffenen Harddisks ....

Und im übrigen gibt es in diesem Bereich derart erhebliche Unterschiede zwischen D A CH, dass Aussagen sowieso nicht grenzübergreifend gelten. Mit Betriebswirtschaft im Nebenfach an der Fernuni in Hagen (D) und eigenem Firmensitz in der Schweiz konnte ich das lebhaft selber feststellen

[DaWutz]

Also wir setzen auf 700 / 650Mb, und das wird auch nicht "aufgeweicht" - die Größe beruht einfach daraus, das man das Mailfile dann immer Problemslos auf eine CD brennen kann, um es z.B an einen Nachfolger zu übergeben. Archive können sich die User selber brennen, z.B. die SchleppTöpfer. Ansonsten liegen Archive auf einem Homeshare, und werde somit von uns "gebandsichert".

Wobei ich sagen muss, das ich diese Mailfile-Größe auch für SEHR großzügig bemessen halte...

[immanuel]

Hallo Zusammen
Für meine schweizer Kollegen hier noch der Link zum Obligationsgesetz über die zehn Jährige Aufbewahrungspflicht:
http://www.gesetze.ch/sr/220/220_086.htm

Noch ein paar andere interessante Links zum Thema Aufbewahrungspflicht:
Aufbewahrungspflicht Mails 10 Jahre (Artikel 962 OR) - http://www.nzzamsonntag.ch/netzstoff/2003/2003.05.23-em-article8VE0E.html
Verpflichtet sind im HR eingetragene Firmen: http://support.workonline.ch/cs/kb/kbView.ssp?kb_id=211
http://notes.redit.ch/publikation.nsf/0/fbd93edd63801029c1256db80044b7c8?OpenDocument

LG Manuel

[Semeaphoros]

Danke, das sind - für die Leute in der Schweiz - interessante und relEfante Links.