Dokumente von Ansicht in Ordner verschieben - will nicht?

[hylli]

Bin ein Neuling in Sachen Datenbankentwicklung und habe folgendes "Problem":
Ich würde gerne Dokumente nach einer gewissen Zeit von einer Ansicht in einen Ordner verschieben.

Dazu wollte ich

@Command( [FolderDocuments] ; folderName ; moveOrCopy )

verwenden, beispielhaft:

@Command([FolderDocuments];"Archiv";"1")

Leider funktioniert das nicht wie gewünscht, denn wenn ich ein oder mehrere Dokumente so "archiviere", bleiben die Dokumente weiterhin in den bestehenden Ansichten.

Was muss/müsste ich tun, dass die Dokumente aus der Ansicht verschwinden und nur noch im Ordner zu sehen sind?

Marco
(aka Hylli)

[it898ur]

Hallo,

Du willst keinen Ordner "Archiv" anlegen, sondern eine Ansicht "Archiv". Zur Trennung der Dokumente zwischen aktiver Ansicht und Archivansicht verwendet man ein beliebig bezeichnetes Feld zum Beispiel "Archive" = "Yes" und dann sind die Auswahlformeln der bestehenden Ansichten um & Archive="" zu ergänzen. Für die Archivansichten wird die Ergänzung der Auswahlformel umgedreht zu & Archive != "".
Jetzt brauchst Du nur noch einen periodischen Agenten, der das Steuerfeld in die zu archivierenden Dokumente setzt.

Viele Grüße

André

[hylli]

Hi,

eigentlich wollte ich schon mit Ordnern arbeiten. Mein Ansinnen war es auch, die Archivierung jeweils manuell durchzuführen.

Wie ich ja Eingangs erwähnt habe, stehe ich ganz am Anfang, was das Thema Datenbankentwicklung angeht. Daher suche ich auch zunächst nach den für mich "einfachsten" Lösungen. Agenten sind daher für mich vielleicht noch zu viel des Guten.

Prinzipiell geht es mal um Folgendes:
1. In einer Datenbank erstelle ich Dokumente von Mitarbeitern mit deren Berechtigungen aus verschiedenen Anwendungen/Systemen (als PDF-Anlage), die durch den jeweiligen Vorgesetzten zu "rezertifizieren" sind.
2. Die "Rezertifizierung" durch den Vorgesetzten wird mangels besseren Wissens derzeit noch als Antwortdokument erstellt. Es erschien mir für mich die einfachste Lösung für so eine Art Genehmigungsworkflow auf Basis meines aktuellen Wissensstands zu sein.
3. Die Rezertifizierung muss zweimal jährlich durchgeführt werden. Aktuell müsste ich also zu jeder Rezertifizierung immer ein neues Dokument pro Mitarbeiter erstellen.

Die Idee war eben, dass nach Rezertifizierung aller Mitarbeiter zum jeweilige Stichtag, die Dokumente (inkl. Antwortdokument) in einen dafür vorgesehen Archiv-Ordner "manuell" verschoben werden.

Die Sache mit der Ansicht und dem Feld "Archive" aus dem Beispiel von @it898ur wollte ich mal versuchen umzusetzen. Leider bekomme ich das irgendwie nicht hin.

Ich würde gerne bei Durchführung der Rezertifizierung ein vorgesehenes Feld "Archive" mit z.B. "Yes" befüllen, und dann in der Ansicht "Archiv" die nur die Dokumente (inkl. Antwortdokument) anzeigen lassen, bei denen eben das Feld "Archive" != "" ist.

Leider bekomme ich schon die Befüllung des Feldes nicht hin?

Kann mir da jemand ein einfaches Beispiel machen, wie ich das umsetzen könnte.

Marco
(aka Hylli)

[ronka]

Vielleicht sollte hier mal grundsätzlich an dich erklärt werden was den Unterschied zwischen ein Ordner und ein Ansicht sind.

In ein Ansicht bestimmt einen selectionsformel den Inhalt. Sprich Form = "a" & Feld = "b"

In einen Ordner bestimmst DU den inhalt, sprich du kannst dokumente rein stellen, und raus holen, und das auch für anderen machen.

Sprich wenn du den Inhalt einer Ansicht Ändern möchtest, muss du dafür sorgen das die Kriterien der Ansicht selection erfullt werden, oder halt wegfallen, sprich den Dokument inhalte mussen geändert werden um den Selectionsformel zu entsprechen. Dazu muss danach der Indexer auf den Server den ansicht aktualisieren (kannst du auch machen mittels Script).

Für ein Ordner muss du "nur" die Dokumenten raus und rein stellen die notwendig sind.. nichts mehr, die Dokumente werden damit NICHT angepasst. Passiert damit Sofort und ohne interaktion des Indexer auf den Server. Der Auto refresh des Ordner sollte aber eingeschaltet sein.

[Tode]

Das befüllen eines Feldes ist sehr einfach. Entweder in Formel mittels

FIELD Archive := "Yes"

oder in LotusScript

Call doc.ReplaceItemValue( "Archive" , "Yes" )

Das hilft Dir allerdings kein Stück weiter. Die Tatsache, dass Du schon diese einfachsten Dinge noch nicht weisst / kennst und auch offensichtlich noch niemand Dir den Unterschied zwischen Ordner und Ansichten erklärt hat, zeigt mir: Du musst Dringend einen Kurs besuchen, ein gutes Buch lesen, oder Dir einen "Tutor" zulegen. Solch fundamentale Dinge kann ein Forum -speziell im professionellen Umfeld- nicht bieten: die, die das könnten, verdienen mit sowas ihr Geld und werden deshalb hier eher nicht umfangreich beratend tätig werden.

Notes / Domino ist unglaublich flexibel, aber halt auch ziemlich komplex.

Als Kurs kann ich Dir die -sehr guten und dazu noch günstigen- Online- Seminare von Manfred Dillman empfehlen: Der hat in diesem Subforum schon einige Kurse geposted, bietet aber auch Präsenz- Schulungen und mehr an. Allerdings ist er -soviel ich weiss- nicht mehr bei Udemy unterwegs, musst also direkt bei ihm nachfragen.

[hylli]

Hi,

genau diesen Kurs habe ich besucht:
https://atnotes.de/index.php/topic,62933.0.html

Deshalb ist mir der Unterschied zwischen Ordner und Ansichten durchaus bewusst. Prinzipiell ist es mir auch egal, ob ich nun ein "Archiv" über eine Ansicht oder einen Ordner aufbaue. Letztendlich soll es einfach nur funktionieren.

LotusScript übersteigt natürlich meinen Horizont, jedoch komme ich mit der Formelsprache schon ganz gut zurecht. Trotzdem will es mir nicht so wirklich gelingen.

Wie oben erwähnt führe ich die "Rezertifizierung" oder "Genehmigung" derzeit auf Basis eines Antwortdokuments auf das Mitarbeiterdokument durch.

Der/die Vorgesetzte muss eine Auswahl treffen im Optionsfeld "RezertifizierungsErgebnis", sonst kann er/sie die Rezertifizierung an der Stelle nicht durchführen/speichern.

In diesem "Antwortdokument" habe ich ein Textfeld "Archiv" eingefügt und als Wert folgendes eingetragen:

@If(RezertifizierungsErgebnis="";"";"Yes")

Damit wollte ich erreichen, dass nach Auswahl im Optionsfeld bzw. spätestens beim Speichern des Dokuments das Feld "Archiv" mit dem Wert "Yes" belegt wird.

Das scheint aber nicht zu funktionieren.

Einen weiteren Anlauf habe ich gemacht, indem ich das Feld "Archiv" über die Aktionsschaltfläche befüllen wollte, sprich wenn der Button zum Speichern der durchgeführten Rezertifizierung betätigt wird:

FIELD Archiv := "Yes";
@Command([FileSave]);
@Command([FileCloseWindow])

Leider funktioniert aber das auch nicht, weshalb die Formeln in der Ansichtsauswahl auch nicht zum Tragen können.

Für das Archiv:

SELECT Form = "Employee" | Form = "Recertifying" & Archiv != ""

Für andere Ansichten:

SELECT Form = "Employee" | Form = "Recertifying" & Archiv = ""

Marco
(aka Hylli)

[ronka]

Für das Archiv:

SELECT Form = "Employee" | Form = "Recertifying" & Archiv != ""

Für andere Ansichten:

SELECT Form = "Employee" | Form = "Recertifying" & Archiv = ""

So mal eins nach dem anderen.. Deine Formel sagt MIR das die Dokumente gezeigt werden sollten wenn a) Das Form = Employee ist, oder b) das Form Recertifying UND archiv leer ist.

Ist das was du erreichen möchtest ?

Wenn nein, was ist dann dein Wünsch der darzustellenden  Dokumente ?

[hylli]

Hi,

für die Ansichten "vor" Rezertifizierung reicht natürlich

SELECT Form = "Employee"

Mea culpa!

Sobald die Rezertifizierung durchgeführt wurde, soll in der Ansicht "Archiv" das übergeordnete Dokument ("Employee") inkl. Antwortdokument ("Recertifying") ersichtlich sein, und das übergeordnete Dokument aus den anderen Ansichten "vor" Rezertifizierung verschwinden.

Marco

[ronka]

in einen ANSICHT kannst du das nur erreichen, wenn der Selektionsformel das Dokument selektieren kann, sprich das Hauptdokument geändert wird.
WENN dein Hauptdokument sich also nicht Ändert, dann kann auch einen Selektionsformel nichts tun.

Was du tun möchtest gehört eindeutig auf ein anderen level als du jetzt kannst.

Mache es mit Ordner statt Ansichten, dann kannst du das Dokument mit deine Aktion in einen anderen Ordner schieben. Statt dich mit komplexen Ansichten mit Antwort hirarchie zu beschäftigen.

[hylli]

Hi,

das war ja auch mein ursprünglicher Plan, siehe hierzu auch mein Ursprungspost.

Nur was gilt es da zu tun, damit die "archivierten" Dokumente dann aus den Ansichten verschwinden?

Edit:
Ich glaube nun, ich weiß auf was Du hinaus willst! Statt mit Ansichten zu arbeiten, grundsätzlich mit Ordnern zu arbeiten.

Sehe ich das richtig?

Daran werde ich mich jetzt mal versuchen, und mich bei Bedarf wieder melden.

Gruß
Marco

[ronka]

genau, grundsätzliche alles mit (gemeinsamen) Ordner machen.

Aber zu den "Wie verschwindet der aus einen Ansicht" hatte ich ja schon geschrieben, das dafür den Dokument Inhalt (Sprich irgend ein feld) geändert werden müßte. Da du aber nur die Antwort dokumente Änderst, hättest du da einen schweren start.

In den Ansicht(en) kannst du ALLE dokumente Zeigen, ungeachtet deren Status, und in den Ordner nur die eine bestimmte status haben.

DENK allerdings dran das wenn du ein Antwort Dokument verschiebst in einen anderen Ordner, der einen Antwort hirarchie anzeigt, das dieses NICHT funktioniert. Dafür musste mann das Hauptdokument ZUSAMMEN mit den Antwort dokumente verschieben.

[hylli]

Ich hatte in dem Zusammenhang gestern noch mit

@SetDocField( $Ref ; "Archiv" ; "Yes" )

experimentiert, um im "übergeordneten" Dokument ein Feld "Archiv" mit entsprechendem Status zu versehen. Wollte mir aber irgendwie nicht gelingen?!?

Vermutlich hätte ich das Dokument dann per Formel oder Script neu laden und speichern müssen?!?

Aber egal, nun wollte ich das mit Ordnern lösen, allerdings fehlt mir da gerade der Ansatz?!?
1. Ein neues Dokument in einem Ordner zu erstellen, funktioniert wohl nicht (so einfach). Hierzu fand ich diesen Hinweis aus 2003:
https://atnotes.de/index.php?topic=9421.0

2. Ich hatte Dich da wohl auch falsch verstanden, denn ich dachte nun, dass ich komplett ohne Ansichten arbeiten muss?

In den Ansicht(en) kannst du ALLE dokumente Zeigen, ungeachtet deren Status, und in den Ordner nur die eine bestimmte status haben.

Ich hoffe ich verstehe das richtig: Ich versehe z.B. meine Antwortdokumente mit einem Status "Erledigt". Diesen Status zeige ich in einer Ansicht (z.B. Alle Dokumente) an.

Nun "verschiebe" ich - wobei das ja wohl nicht so einfach funktioniert - alle Dokumente mit Status "Erledigt" zusammen mit dem jeweils übergeordnete Dokument in den Wunschordner?

Hylli

[maxritti]

Aber egal, nun wollte ich das mit Ordnern lösen, allerdings fehlt mir da gerade der Ansatz?!?
1. Ein neues Dokument in einem Ordner zu erstellen, funktioniert wohl nicht (so einfach). Hierzu fand ich diesen Hinweis aus 2003:

Ich bin gerade über Dein Posting gestolpert. 
Eigentlich ist es doch recht einfach, ein Dokument in einem Ordner anzulegen.
Es gibt in einer Maske ein Event "PostSave" und da trägst du folgende Zeile ein und gut ist. 

Code

call Source.Document.PutInFolder("WieAuchImmerDeinOrdnerHeisst")

Bedeutet immer nach speichern eines Dokumentes wird dieses in den Ordner geschoben. Ohne Rücksicht auf Verluste.