Funktion zur zentralen Verwaltung der „Letzte Kontakte“ bei Notes-Clients

[PetersDIN]

In unserem Unternehmen tritt häufig das Problem auf,
dass die Einträge in der Rubrik „Letzte Kontakte“ im Mailprogramm unserer Benutzerinnen und Benutzer Schwierigkeiten bereiten.
Beim E-Mail-Versand haben die lokalen Einträge in den Rubriken „Meine Kontakte“ und „Letzte Kontakte“ Vorrang vor den Einträgen unserer zentralen, serverseitig gespeicherten Adressbücher.

Dies führt zu unerwünschten Effekten:
Mailadressen, die aus dem zentralen Adressbuch ausgewählt und in das „An-Feld“ beim Erstellen einer E-Mail eingetragen werden, können beim Versand durch Einträge aus „Meine Kontakte“ und „Letzte Kontakte“ ersetzt werden, wenn die Zeichenfolge identisch ist. Dieser Umstand ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass Notes/Domino aufgrund seiner Datenbankstruktur Objekte nicht über IDs referenziert, sondern lediglich über die Stringbezeichnungen.

Dieses Verhalten führt zu Problemen:
Wenn beispielsweise eine E-Mail-Adresse serverseitig in den hinterlegten Adressbüchern geändert wird, der Client jedoch einen abweichenden Eintrag in den „Letzten Kontakten“ vorhält, kann eine falsche Adresse für die E-Mail-Zustellung verwendet werden, die vom Benutzer nicht beabsichtigt war.

Nun zu meiner Frage:
Hat jemand einen Ratschlag, wie dieses Problem behoben werden kann? Das Deaktivieren der Funktion „Letzte Kontakte“ ist für uns leider keine Option. Könnten wir eventuell serverseitig ein Skript bereitstellen, das an die Clients verteilt wird und regelmäßig eine Bereinigung der „Letzten Kontakte“ anhand eines Suchfilters durchführt?

Ich wäre für Vorschläge sehr dankbar.


Infos zur Umgebung:
- Server: HCL Domino 11
- Clients: HCL Notes 11

[Tannibal]

Wir haben DPABRemoveRuleSetting / DPABRemoveRule aktiv. Das sollte dir auch helfen.

https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article&sysparm_article=KB0026709

[Bernfried]

Wenn Ihr mit den Funktionalitäten wie die HCL diese bietet, nicht zurecht kommt

a) Falls Ihr die Recent kontakte auch in den Mailfiles habt, und mit etwas Versatz leben könnt, lässt sich das Per zentralem Agent über alle Datenbanken hinweg natürlich angehen.

b) Falls Ihr die Recent kontakte nicht in den Mailfiles habt, und mit etwas Versatz leben könnt, lässt sich das Per Agent wenigsten s noch ab z.B. dem Postopen der Maildatenbank angehen
(Nachteil gegenüber a - der Code muss ins Template und verteilt werden, der Benutzer kontext vom Besitzer des Mailfiles hiflt auch ggf über ein möglicherweise verschlüsseltes lokales Adressbuch)

c) Falls Ihr keinen Versatz akzeptieren wollt (das immer und in jedem Fall korrigiert werden soll, wird das schwierig, weil im Grunde bei jedem einzelnen Fall von Mail senden zu prüfen wäre, man auch schauen muss ob es lokale Mailgruppen gibt und sowas, sich fragen welche Kalender Dinge Mails generieren etc.). - Spätestens bei einem 'manchmal Offline Arbeitsplatz (Notebook)' müsste man fragen ob alle relevanten Daten dabei sind.

In den einfacheren Fällen würde man bei b) abbrechen falls die Maildatenbank nicht auf dem Server geöffnet wird, und evlt die Zeit vom letzten start in die Notes.ini (oder sonstwo) wegpuffern, damit das nicht mehr als 1x am Tag oder sowas läuft. Auch wichtig, dass das nur für den Besitzer vom Mailfile läuft, ansonsten abbricht (und auch nicht vom Archiv, falls das das gleiche Template haben sollte).

Allerdings ist es reicht einfach zu beschließen, dass man mit Versatz zurechtkommt, wenn fehlerhafte Mails schon unterwegs sind (die Regel), und jeder Reply sofort wieder das Problem weiterträgt (Selbst wenn in recent contacts die Adresse noch gar nicht drin).

[PetersDIN]

Hallo Tannibal und Bernfried,

vielen Dank für die schnellen Rückmeldungen.
Ich werde eure Lösungsvorschläge in Kürze testen und gebe hier auch eine Rückmeldung.
Insbesondere die "DPABRemoveRuleSetting" und "DPABRemoveRule" sieht sehr vielversprechend aus.
So wie ich es verstanden habe, sollte man damit auch Adressen wieder entfernen können und sich die Funktion nicht nur auf das Hinzufügen von "Letzten Kontakten" beschränken!?!

Viele Dank!