Archivierte Emails werden nicht aus Ordnern gelöscht

[Sommersprosse]

Hallo zusammen,

ich habe ein großes Problem mit unserer Policy-basierenden Archivierung.
Zur Vorgeschichte...
Wir haben im Februar dieses Jahr einen neuen Notes Server mit der Version 8.5.3 FP6 in Betrieb genommen. Auf diesen wurde die Maildatenbanken im Vorfeld repliziert, der alte Server wurde heruntergefahren und der neue Server hat den gleichen Namen, gleiche Notes.ini und server.id bekommen wie der alte. Auf dem alten Server lief die Version 8.5.2 FP3.
Die ganzen Datenbanken sind noch im Design 8.5.2 wie auch die Client Installationen. Der Umzug lief etwas ungeplant, da der alte Server die Grätsche gemacht hat, aber da die Datenbanken bis auf ein paar Ausnahmen schon repliziert waren, haben wir den neuen in Betrieb genommen.
Die Schablone der names.nsf ist ebenfalls noch die 8.5.2.

Funktionell haben wir keine Einschränkungen, der Server funktioniert fehlerfrei, aber....mittlerweile haben wir festgestellt, das seit dieser Umstellung die Archivierung nicht mehr richtig funktioniert.

Folgendes passiert: Die Archivierung wird durchgeführt, die Mails werden aus allen Ordnern im Archiv angelegt, aber nur aus der Inbox und aus den Gesendeten gelöscht.
Alle Mails die in von Usern erstellten Ordnern sind, werden nicht gelöscht, sondern bleiben dort.
Ich habe diverse Einträge gelesen, daß dies unter 8.5.1 auch schon zu Problemen geführt hat, wenn die Unterordner nicht über convert -u angepasst worden sind. So wie es den Anschein hat, sind die User "Besitzer" dieser Ordner und der Server hat keine Berechtigung diese Mails zu löschen, obwohl der Server lt. ACL managerrechte hat und auch löschen darf.
Ich habe das Problem auch bei meiner datenbank und habe mal ein Convert -u gemacht und anschließend einen compact -a... kein Effekt.
Es werden nur die Mails aus Gesendet und Inbox gelöscht.

In den Archivierungseinstellungen der Policy kann ich ja aber nicht alle Dokumente oder Ordner aus wählen, sondern nur Kalender, gesendet, Inbox, Threads usw..

So ist die Archivierung irgendwie nicht mehr zu verwenden...
Irgendjemand ne Idee wie ich unseren Server wieder dazu bekomme, alle archivierten Mails zu löschen?

Wie kann ich nachträglich die Mails die nicht gelsöcht worden sind möglichst automatisiert löschen, gibt es hier ein Archivflag auf das zurück gegriffen werden kann.

strange....

----- Nachtrag-----
Hab gerade noch einmal die ODS Version angeschaut da ich das noch mitgeben wollte.... ich könnte schwören, ich hatte die schon alle mal auf 51....die sind alle auf 43....
Löst die Umstellung auf 51 und convert -u mein Problem?

[Tode]

HABT Ihr Ordner ausgewählt, aus denen Archiviert werden soll? Wenn ja, dann ist das Verhalten ja erklärbar... Also ich kann bei mir auswählen "in allen Ansichten und Ordnern" und muss keinen Ordner dediziert auswählen...

[Sommersprosse]

Hallo Thorsten,

wir haben die Einstellungen über die Policy Settings (siehe Bild) gemacht, die Richtlinie nutzen wir ja auch schon bestimmt drei Jahre ohne irgendwelche Probleme..., erst nach der Umstellung haben wir diese Probleme.

Ich habe gesehen mir ist ein Fehler passiert, ich habe die Notes.ini nicht angepasst mit Create_datebase_8.5... alle Datenbanken wurden durch die Replikation wieder auf R6(43) gesetzt.
Ich habe die ini zwar angepasst und versucht das Format mit compact -c bei einer DB zu wechseln, aber ohne Neustart zieht die Änderungen wahrscheinlich nicht und das Format ändert sich nicht. so mitten am Tag ist ein Neustart nicht möglich. Oder gibt's da noch nen Trick die Notes.ini neu zu laden?

[Tode]

Hallo Uhlli,

dann hat es schlicht bisher NICHT funktioniert. Eigentlich darf für eine Archivierung von ALLEM das Häkchen bei "In views or folders" nicht gesetzt sein.

Wegen der ODS: Redest Du vom Client oder Server? Natürlich kann man die ODS auch bei laufendem Server updaten... nur dürfen die Datenbanken nicht in Benutzung sein, sonst bricht der compact ab, ohne was zu tun... und das ist bei maildatenbanken natürlich ziemlich schwierig. Aber mit dem ODS hat Euer Archiv- Problem ziemlich sicher nichts zu tun.

[Sommersprosse]

Hallo Thorsten,

das ist jetzt ein ganz neuer Aspekt, den mir so noch nie jemand mitgeteilt hat.... da wir auch noch nie Probleme hatte, bin ich immer davon ausgegangen, daß unsere Einstellungen soweit passen.

Okay, ich werde das mal anpassen und schauen ob sich an meinem Zustand etwas ändert.
Ich meine die ODS der einzelnen Mail Datenbanken auf dem Server. Ich habe für die Aktuallisierung mal einen Task in den Programmen eingetragen für heute nacht. Hoffe daß das klappt, wollte meine Datenbank mit compact ODS ändern, Log sagt auch 08.05.2014 14:21:04   Database compactor process shutdown
08.05.2014 14:21:04   1 databases had an older NSF ODS version.   1 of those databases were successfully upgraded to a later NSF ODS.
aber ich habe immer noch ne alte ODS aber einen Eintrag in der Notes.ini auf dem Notes Server mit nsf_updateods=43.
was hat das jetzt zu bedeuten?

[Sommersprosse]

..... ich bin begeistert.....

ich habe die Einstellungen angepasst und diesen Haken in den Settings herausgenommen.

Anschließend ein compact -a auf meine Datenbank und ein, zwei Testusern gemacht und er hat sauber archiviert und bereinigt.

Nichstdestotrotz werde ich meinen Compact -c task noch irgendwann durchführen müssen, aber das kann ich mal Stressfrei an einem WE machen.
Ich frage mich allerdings, warum das all die Jahre funktioniert hat? Seltsam, aber dafür gibt es kompetente Personen hier im Forum die mir dann immer wieder was beibringen können.

Vielen Dank Thorsten!

[Tode]

NSF_UPDATEODS kann eigentlich nur den Wert 1 oder 0 haben (bzw. 0 oder nicht 0), und ist eigentlich ein CLIENT- Parameter, der manuell oder per Policy gesetzt wird. Lösche den einfach raus, der hat auf dem Server nix zu suchen... Da wusste wohl jemand nicht, was er tut... siehe hier

[Sommersprosse]

Guten Morgen,

heute Nacht lief die Serverbasierte Archivierung.... ein Glanz!  
Quer über alle Datenbanken wurde mal wieder richtig bereinigt. Jetzt passt es richtig. Ich habe noch einmal in der Hilfe geschaut aber so richtig beschrieben ist das mit der Auswahl der Dokumente nicht, oder ich hab's bis jetzt immer überlesen.

Gibt es da ein Redbook von IBM bezüglich Policy Settings, irgendwas hab ich da noch im Kopf?

Wenn jemand ne Doku weiß, bin für jeden Tipp dankbar.
Schönen Tag zusammen.

Nachtrag---
hab grad noch was gefunden.

http://www.darrenduke.net/Darren/DDBZ.nsf/dx/SHOW102.pdf/$file/SHOW102.pdf

gar nicht so schlecht.

[beastmoar]

Hallo zusammen,

bei uns gab es auch eine Einstellung für 100 Tage auf Emails und 365 Tage auf Kalenderdokumente.... genau das gleiche, dass leider in den eigenen Ordnern nicht gelöscht wird, weil ich diese ja nicht extra anwählen kann bei der Serverbasierenden Archivierung :-(

Wieviel Tage habt ihr denn eingestellt bei Euch?

Grüße
Alex

[Sommersprosse]

Hallo Alex,

wir haben bei uns für alles 3 Monate eingestellt.
Durch die Umstellung dan Haken heraus zu nehmen, sind bei uns heute Nacht tausende Dokumente archiviert worden.

Hast Du hier eine Einstellung gemacht?
 

[beastmoar]

Ja bei uns ist es so wie bei dir war.. :-) mit 100 Tage für Emails eben und 365 Tage Kalenderdokumente aber mir wäre es auch lieber auf 100 Tage für alles dann wären die Datenbanken um einiges kleiner...

Eigentlich ist es ja dann ein Bug oder? weil archiviert wird aus den Ordnern die man selbst erstellt hat, nur gelöscht wird nicht :-(

Grüße
Alex

[Sommersprosse]

durch die Einstellung den Haken heraus zu nehmen, sind die Dokumente endlich auch gelöscht worden....

Es funktioniert so wie es soll.

[beastmoar]

Ja wenn ich nur einen Wert für die Archivierung vorgebe also z.B. 100 Tage für alles aber wenn ich 2 Werte vorgeben will wie ich in meinem Beispiel hab dann leider nicht :-( ist schon ärgerlich, weil er ja korrekt archviert aber einfach nicht löscht ...

[Sommersprosse]

und wenn Du zwei getrennte policies erstellst?

Wenn ich Dich richtig verstanden habe hast Du das in einer, richtig?

[beastmoar]

Hier gehts ja darum das ich 2 Kriterien hab und diese dann ja hinterlegt werden, ich denke das ist egal aus wie vielen Policies die kommen...

Wenn ich als User eigene Kriterien anlege und die Ordner manuel auswähle gehts... schade das es über Serversteuerung nicht funktioniert :-(