... das könnte zu einer Doktorarbeit auswachsen...
... Arbeite mit sogenannten Konfigurations-Dokumenten. Hier hinterlegst du zum Beispiel welche Abteilung welche Berechtigungen hat. In anderen Dokumenten gestaltest du den Inhalt der jeweiligen Mail, die an den Mitarbeiter gehen soll. Hier können auch Buttons enthalten sein.
... je nach Fallunterscheidung werden aus den verschiedenen Konfig-Docs die unterschiedlichen Anforderungen in einem RichText-Feld vereint - im "Body"-Feld der Mail...
... das wärs mal auf die schnelle...
ata