Aufgabenverwaltung für mehrere Personen?

[Steffen B.]

Hallo Leute,

ich bin heute gefragt worden, ob man mit Lotus Notes folgenden Workflow irgendwie abbilden kann:

hier mal so in meinen Worten der Ablauf:

- Per Post kommt zu uns ins Haus ein Kontrollbericht des Gewerbeaufsichtsamts von einer Filiale.
- Unsere Dame die die Eingangspost bearbeitet scannt das Dokument als PDF ein und stellt es per Aufgabe (oder ähnlichem) dem jeweiligen zuständigen Fachberater zur Erledigung zur Verfügung.
- Eine Kopie sollen die drei Geschäftsführer bekommen.
- Die o. a. Personen sollen einen Bearbeitungsstatus gemeldet bekommen (wenn nicht erledigt bis Termin usw. oder eine Abschluß-/Erledigungsmeldung)

Kann man sowas mit Notes machen? Ich dachte da an eine öffentliche Aufgabendatenbank. Aber wie kann man für mehrere Leute eine eMail generieren? Großartig programmieren möchte ich dafür eigentlich nicht, sondern lieber vorhandene Boardmittel nutzen.

Gibt es da Erfahrungswerte von euch oder irgendwelche Tipps?

Viele Grüße
  Steffen

[koehlerbv]

Das ist eine typische Standardaufgabe für Notes - aber ohne Programmierung ist da nichts zu machen.

Bernhard

[atbits]

Hallo Steffen,

klar das geht - das ist genau eine dieser Sachen in denen Notes stark ist.

Aber um Programmierung wirst Du denke ich nicht drumherum kommen.
Da wird man schon einen kleinen Workflow machen müssen ;-)

Grüße David

[Steffen B.]

Hallo David und Bernhard,

vielen Dank für eure Antworten. Irgendwie habe ich das ja schon so ein wenig befürchtet...

Könntet ihr mich dabei unterstützen? Ein klein wenig Programmieren kann ich ja doch, ich hab nur noch keine genaue Vorstellung, was ich machen muss.

Vielen Dank und viele Grüße
  Steffen

[koehlerbv]

Helfen können wir schon, nur dazu bedarf es konkreter Fragen. Und es kommt darauf an, wie weit Du das treiben willst. Soll dazu auch eine Rechteverwaltung gehören? Welche Prüfungen sind vorzunehmen, um den Status wechseln zu können?

More input, more output.

Bernhard

[Steffen B.]

Hallo Bernhard,

ja, du hast natürlich Recht. Bisher habe ich auch noch keine konkrete Vorstellung, daher fällt es mir schwer konkrete Fragen zu formulieren, ich versuche es aber einfach mal.

Jemand soll Aufgaben anlegen können und diese einem User zuordnen. Rechteverwaltung brauchen wir nicht. Dieser User kann die Aufgabe editieren und die normalen Status "In Bearbeitung", "Abgeschlossen", usw. bearbeiten.
Außerdem wird ein Enddatum festgelegt. Drei Leute bekommen automatisch eine eMail, wenn die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist, es jedoch später als die vorgegebene Zeit ist.
Schön wäre, wenn man quasi direkt in der Übersicht sieht, welche und wessen Aufgaben als nächstes "ablaufen".

War das konkret genug?

Liebe Grüße
  Steffen

[koehlerbv]

Naja, dafür braucht es ja nicht viel:

• Eine Maske für das Attachment, den ausgewählten Bearbeiter, den Zieltermin etc.
• Eine Maske für die Konfiguration (überwachende Personen, Standard-Zielperiode etc.
• Die hierzu passen Ansichten (nach Bearbeiter, nach Termin, nach Status etc.)
• Code, der den Bearbeiter anmailt, wenn ihm ein neues Dokument zugewiesen wurde
• Einen Agent, der periodisch Status vs. Termin checkt.

Oder Ihr sucht Euch jemanden, der das in höchstens zwei, drei Stunden zusammenprogrammiert.

HTH,
Bernhard

[Steffen B.]

Naja, dafür braucht es ja nicht viel:

• Eine Maske für das Attachment, den ausgewählten Bearbeiter, den Zieltermin etc.
• Eine Maske für die Konfiguration (überwachende Personen, Standard-Zielperiode etc.
• Die hierzu passen Ansichten (nach Bearbeiter, nach Termin, nach Status etc.)
• Code, der den Bearbeiter anmailt, wenn ihm ein neues Dokument zugewiesen wurde
• Einen Agent, der periodisch Status vs. Termin checkt.

Oder Ihr sucht Euch jemanden, der das in höchstens zwei, drei Stunden zusammenprogrammiert.

HTH,
Bernhard

Hallo Bernhard,

die Aufgabenverwaltung kann doch schon einiges davon. Ich denke es wären somit lediglich die beiden Agenten nötig, die den Bearbeiter via eMail informiert, dass sie neue Aufgaben haben und den Code, der eine eMail an die oberen Herrschaften verschickt, dass eine Aufgabe noch nicht erledigt wurde.

Oder?

Viele Grüße
  Steffen