Projekt DB und Detailproblem

[Rob Green]

bastel mir gerade eine Projekt DB. Dabei stoße ich erneut auf ein Problem, was ich noch nie habe elegant lösen können. eventuell habt Ihr einen guten Ansatz.

Die Projekt DB ist wie jede andere aufgebaut: Projektstammdoc, Subtasks, Activities, etc...

Nur eine Problemzone: Mails.

Im Projektgeschehen palne ich, daß alle ausgehenden und eingehenden Mails, die meine Projektmitglieder im Team betreffen, in die Projekt DB übertragen und zugeordnet werden. Nun könnte man sagen, daß ist doch manuell kein Thema, stimmt auch. doch der Projektalltag ist durch eines gekennzeichnet: keine Zeit!

Gibt es eine Möglichkeit, daß man irgendwie die in den persönlichen Mailbaskets eingehenden/ausgehenden Mails der einzelnen Teammitglieder zumindest auf einem eleganten autom. bzw. halbautomatischen Weg in die Projekt DB überträgt und dabei zu einem passenden Projekt zuordnet?

Diese Mails verwenden ich einfach als Projektlogbuch, damit bei auftauchenden Fragen eine schnelle Übersicht abrufbar ist, wer mit wem was wann besprochen hat.

Eine Idee habe ich bereits:
Projektmember klickt in seinem Mailbasket auf ein Smarticon, die markierte Mail (Ingoing /Outgoing) wird verarbeitet, indem eine kleine Dialogbox hochpopped, die dem Member defaultmäßig alle seinen laufenden Projekte anzeigt (Auswahlbox) und er muß nur noch lediglich ein Projekt auswählen. Dann wird die Mail an die ProjektDB weitergeleitet und mit dem Auswahlstempel versehen zugeordnet. Das ist halbautomatisch.

[ata]

Hallo Rob,

ich habe mir für meine private Mail-DB was ähnlich zusammengepfiemelt...

... in den User-Preferences habe ich 3 Felder aufgenommen
... Feld 1: Wenn welcher Inhalt...
... Feld 2: In welchem Feld vorkommt...
... Feld 3: ist der Zielordner der entsprechende

Alle 3 Felder bilden eine dynamische Liste - der 1. Eintrag gehört jeweils zusammen. In meiner Mail-DB gibt es dann eine Aktion, die ich "Aufräumen" genannt habe - damit werden bestimmte Mails nach deren Ankunft in due verschiedensten Ordner verschoben. Die Ordner müssen dazu nicht extra vorher angelegt werden - sie werden angelegt wenn sie noch nicht vorhanden waren...

... hilft dir das eventuell?...

ata

[Rob Green]

ja, schon mal en Denkansatz.

Wenn ich die spezifischen Projekt-Ordner in der MailDB als Aufhänger für meine Projekt DB im Sinne einer Zuordnung erstelle (könnte ich mir zB über ein Konfig-Doc in der Projekt DB vorstellen. Dort ordnet sich ein Mitarbeiter seine Projekte zu bzw. wird ihm zugeordnet, dann generiert ein Script in seiner Mail DB die passenden Ordner).

Daraufhin kann ein Mail-In Agent die Mails den Ordnern zuordnen (nur muß ich aufpassen, daß eine In-Mail nicht in den Ordner geschoben wird, ohne gelesen worden zu sein...also erst beim Öffnen eine In-Mail).

Danach ein zeitlicher Agent, der die Ordner abklappert und die Mails in die Projekt DB rausholt.

Das Schöne wäre, daß ein Mitarbeiter auch manuell Mails in die Ordner selber schieben kann. Das wird er sogar fast schon automatisch an einer In-Mail dann merken, wenn sie nach wie vor nach dem Lesen in der Inbox hängt.  Bei Out-Mails muss der MA die Mails mit Senden & Ablegen in den Mail Ordner ablegen. Tut er es nicht, kann es sein, daß eine Mail in der Sent Ansicht hängenbleibt ohne einem Projekt zugeordnet worden zu sein. Tja, Pech. Aber damit kann ich leben.

Doch, das wäre schon was. Problem der autom. Erkennung ist, daß man auch dem MA einen Schalter in die Hand geben muß, daß nicht jede Mail auf Verdacht hin einem Projekt zugeordnet wird. ZB ein interner Kommentar zum Kollegen "mensch, der Chef spinnt heute total rum im Projekt ABC". Upss....

Weißt Du zufällig, ob dieses Swift Tool, das Mails autom. und angeblich recht zuverläsig einordnet, irgendwo verfügbar ist? Ich finde den Link nicht mehr dazu.

[Performance]

Es geht ja hier hauptsächlich um das Kommunikationstracking eines Projektes. Wir haben das so gelöst das der Projektleiter dieses Tracking übernimmt - sei es durch wöchentliche Meetings, oder Rundmails usw. Im Endeffekt ist er es, der beim Kunden als Hauptansprechpartner fungiert.

Das ist eine einfache und effektive Sache da die Verantwortung bei EINEM liegt. Wie Rob Green schon sagte - keiner hat so richtig Zeit(außer dem Projektleiter) !

- aber wie ich gerade lese willst du in die einzelnen Mail-dbs mit script ran .. tse, tse, tse.. ob das gut geht.

Ich denke nicht das sich der Aufwand lohnt hier einen  super Automatismus einzubauen.

cu

[ata]

... sorry, das Tool kenne ich nicht..

ata

[Rob Green]

@ata, schade..np  

@performance: ich weiß nicht, ob der PL unbedingt mehr Zeit hat, da der einen großen Teil seiner Arbeit beim Kunden abhängt, in Meetings ist, etc....aufgrund der Vielfalt der Informationsflüsse in einem Projekt fällt es schwer "wo war noch das verdammte Mail mit dem Worddoc..." zu finden, wenn der Kollege A nicht weiß, welcher der anderen Members das bekommen hat. Auch ist meinen Erfahrungen nach nicht nur der PL am Kunden dran, sondern auch der Business Consultant, der Chefentwickler, der Rollout Leiter, etc etc etc.....Mir fallen zig Beispiele ein, wo eine zentrale Ablage eine ideale Ergänzung darstellt.

Na ja, kasus schwerus knacktus  

[wflamme]

Spontan fallen mir folgende Möglichkeiten ein:

1) IBM's MailBuddy oder SwiftFile oder wie das Tool hieß, das war auch mein erster Ansatz

2) Wie Du angedacht hattest mit Foldern lösen. Wobei ich das auch in anderen DBen zur Zuordnung nutze, indem ich die Projektordnerhierarchie aus einer verbogenen Ansicht in meinem MailFile nachschlagen lasse ($FormulaClass). Dafür habe ich alle relevanten Formulare mit einem unabhängigen Kategorievektor "Projekte" versehen und entspr. Ansichten ergänzt. Natürlich auch meine  names.nsf.

Dann habe ich noch die Ansichten angepasst, aus denen der AddressHelper-Dialog seine Werte bezieht und schon kann man seine Mailadressen sogar nach Projekt kategorisiert in der Auswahlbox anbieten.

Hach, Notes... (schmacht....)

[Rob Green]

prima, man muß wie immer nur ma drüber gesprochen haben, schon wirds klarer. Gefällt mir die Idee.

danke allerseits


(wobei mir das mit dem Vektor nicht ganz klar ist , aber egal, wird schon)

[ata]

@Rob

... müßte das in diesem Fall nicht "danke allelseits" heißen?...

ata

[Rob Green]

ojemine, du hast natüllich vöölig lecht, ata.
solly, mussen noch vieles lelhlnen in deutsch.

dazu ein mögl. passendel Link, walum lotus notes bei uns in japan nul ein kümmelliches dasein flistet:
http://www.computingjapan.com/magazine/issues/1995/sep95/09grupware.html

[wflamme]

(wobei mir das mit dem Vektor nicht ganz klar ist , aber egal, wird schon)

Bin doch Dipl. Ing. (FH). Da kann ich doch nicht einfach sagen "Sowas wie die Kategorien, die Du jetzt schon hast, nur einfach nochmal!. Ich meine, wie hört sich das denn an?
 

[Rob Green]

och, hab da schon wildere Pflichtenhefte gesehen...zB kann ich mich erinnern an

"das Portal kann multimediale Inhalte, Videos, Soundfiles, Realtime, Quicktime, MPEG und MP3 Dateien speichern und abspielen"..

also so in der Art...ich hatte mich beim Lesen dabei ertappt, wie ich überlegt hatte, obs denn auch nen roten Schimmel gibt  

[Performance]

.. "wo war noch das verdammte Mail mit dem Worddoc..." zu finden, wenn der Kollege A nicht weiß, welcher der anderen Members das bekommen hat. Auch ist meinen Erfahrungen nach nicht nur der PL am Kunden dran, sondern auch der Business Consultant, der Chefentwickler, der Rollout Leiter, etc etc etc.....

@Rob Green
Ich bestreite ja gar nicht das in einem großen Projekt viele Beteiligte den Kunden glücklich machen wollen. Ich habe auch eine "zentrale" Ablage ProjektXYZ.nsf schon wegen der Gewährleistung, der QM und Info für andere Projekte die auf der gleichen Basis aufbauen.

Aber genau wegen deiner obigen Aussage ist es schwierig deinen Weg zu gehen, ich habe die Erfahrung gemacht das Projektmitarbeiter nicht immer alles "just-in-time" weitergeben und wenn dann wichtige Interdependenzen vorhanden sind kann es sein das aneinander vorbei beraten und entwickelt wird. MAn sollte noch bedenken das Consultants gleichzeitig in mehreren Projekten tätig sein können.

Deshalb bin  ich immer für Meetings, TelCo oder auch BierStammtischProjektBesprechung, und in meiner Konstellation gibt es NUR einen PL  der die Koordination übernimmt.

In deinem Ansatz möchtest du den Mitarbeiter viel mehr ins Tracking einbinden - gute Idee, aber kennst du den Spruch "Viele Köche verderben den Brei" ?, d.h. es werden auch viele "nutzlose " Informationen gesammelt. - Resultat -> z.B.: bei einem change request mit einem anderen Team ist  es mühsam zuerst den Durchblick zu bekommen ehe man anfängt.


jedem das seine

cu

[eknori]

wollte gerade auch noch meinen Senf dazugeben, muß aber feststellen, daß ich nach durchlesen des kompltten Threads und des mehrstündigen Stromausfall sowie des Restore meines eigenen Servers ich nix mehr auf die Kette bekomme.

Mann, ich hasse Montage

Sorry für dieses "Leerposting"

eknori

[Rob Green]

@eknori  

@performance, es ist in der Tat nicht einfach, eine datentechnische Umsetzung dessen hinzubekommen, wenn es dafür in der realen Welt längst schon adäquate Mittel und Wege gibt. Auch muß man gerade deswegen genau überlegen, welches Mittel dem Zweck dienlicher ist. Da spielt u.a. die Rolle der Führungskraft/kräfte mit rein. Und viele anderen Faktoren.  Nichtsdestotrotz muß man im PM Bereich immer weiter nach neuen Wegen und Wegelchen suche, die Effizienz zu verbessern. Projekte bestehen zu einem Großteil aus Komunikation. Und genau da setze ich an und suche einen Strang zu finden, mit dem man Kommunikation einfacher handhaben kann (nicht nur die laufende, sondern auch gelaufene Kommunikation). Im Gesamtkontext ist der Versuch, Kommunikation zu tracken nur ein kleiner Beitrag (wie ich hoffe, positiver), im Einzelnen betrachtet natürlich als alleinige Erfolgsbasis Blödsinn.