Mail-Archiv in Notes/Domino 6.5.5

[damnstamn]

Hallo in die Runde,

ich habe bereits mit der Suche nach einem ähnlichen Problem bzw. einer Lösung gesucht, bin jedoch nicht wirklich schlauer geworden.

Vorab folgende Informationen:
Wir sind ein mittelständiches Unternehmen mit ca. 150 Mitarbeitern und etwa 180 Postkörben.
Es ist Domino und Notes in der 6er Version Notes in 6.5.5 im Einsatz (in naher Zukunft 7.0.3).
Seit ca. 9 Monaten nutzen wir die 6er Schablone und somit ist die automatische Löschung von Mails nach X Tagen weg.


Die Mailporstkörbe unserer Nutzer steigen mittlerweile Platzmässig stetig an und es ist für uns an der Zeit eine Größenbeschränkung einzuführen. (Anleitungen hierzu habe ich bereits)

Gleichzeitig möchten wir aber auch eine Archivierungsmöglichkeit bieten. Diese muss jedoch nicht revisionssicher sein
sondern soll den Mitarbeitern ermöglichen für Sie wichtige Mails aufzubewahren.

Jetzt meine Frage:

Wie schaffe ich es mit Bordmitteln, Notes so einzustellen, das bei allen usern das gleiche Archivierungsschema eingestellt wird?
Oder verfasse ich da am besten eine bebilderte Anleitung und lasse jeden User selbst an den Einstellungen basteln?

Grundsätzlich soll auch nur das Archiviert werden, was der user für Wichtig erachtet, der Rest kann eigentlich weg.

Gibt es irgendwo hierzu FAQs oder Anleitung oder Hilfestellungen wie man das Ganze gestalten kann???

Ich muss dies vorab in einem Konzept zusammenstellen und meinen Vorgesetzten als Entscheidungshilfe zur
Verfügung stellen.

Vielleicht hat jemand Tipps oder Links die Weiterhelfen.

Schonmal vielen Dank und einen schönen Abend

Damnstamn

[Axel]

Wie schaffe ich es mit Bordmitteln, Notes so einzustellen, das bei allen usern das gleiche Archivierungsschema eingestellt wird?
...
Grundsätzlich soll auch nur das Archiviert werden, was der user für Wichtig erachtet, der Rest kann eigentlich weg.

Das widerspricht sich aber ganz gewaltig.

Jeder User hat setzt andere Mastäbe an um zu entscheiden welches Mail wichtig ist und welches nicht. Also kannst du keine allgemeingültigen Regeln vorgeben.

Wir fahren die individuelle Schiene, da jeder User eine andere Arbeitsweise hat und seine Mails auch entsprechend archivieren will. Der eine will seine Mails jahresweise ablegen, der andere projektbezogen. Ich habe für unsere User eine Anleitung geschrieben wie sie Mails archivieren können. Das klappt bis auf ein paar Ausnahmen auch ganz gut.

Axel