Im Unified Process Umfeld spricht man hier wohl von supportability (adaptability, maintainability, internationalization, configurability).
Da drückt oft der Schuh und zwar nicht nur im Notes Umfeld.
Die Checkliste mußt du dir wohl selber erstellen. Kann man als Wiki machen. Word Dokument geht aber auch. Mit der Zeit solltet ihr dann einen realistischen Überblick bekommen. Eventuell können einzelne Schritte durch Skripte automatisiert werden. Aber das hat seine eigenen Probleme.
Ich hab mal in einer großen Organisation gearbeitet, in der die das automatisiert haben. Es gab mehrere Skripte, viel als ausgelagerte lss Datei. Erschwerend kam dort hinzu, dass neue Releases an mehrere, im Grunde eigenständige Organisation verteilt wurden. Die "große Organisation" war aber z.T. eben für die IT von den eigenständigen Organisationen zuständig.
Das Skript selbst war aber so komplex und vielleicht auch nicht so gut dokumentiert, dass sich da keiner so recht rantraute. Die Verantwortlichkeiten dafür waren auch imho unterspezifiziert.
Das sind die Risiken von automatisierten Lösungen.
Falls ihr Produkte/Projekte eingekauft habt und die sind schwer zu administrieren/upgraden, solltet ihr die Punkte sammeln und gut vorbereitet ein bischen Druck auf euren Ansprechpartner von denen ausüben. Vielleicht konzentrieren sie sich dann auf diesen Punkt, für den berechtigter- und rationalerweise die Anforderungen der Anwenderorganisationen steigen.
Eigentlich muss man bei der Programmierung jeder einzelnen Komponente sich Gedanken über die Betriebskosten machen. Es ist nicht einfach, aber es geht. Und es ist wichtig.
Im Lotus Umfeld kommt dann oft "Ja, aber es gibt doch Schablonen". Und im Java Umfeld "Ja, aber es gibt doch ant und maven". Das ist aber so einfach nicht wahr. Der Teufel steckt im Detail.
Lange Rede, kurzer Sinn: Erstell dir mal eine realistische Liste. Trag das Wissen in eurer Organisation zusammen. Das ist zwar voll langweilig, lohnt sich aber imho.