** EDIT **
Komplette Lösung siehe hier unter Best Practices: Best Practices Folder References (http://www.atnotes.de/index.php?board=26;action=display;threadid=13503)
Hi,
ich hab mich zu dem Thema "Wie finde ich heraus, in welchem Ordner Dokument XY liegt" mal etwas schlau gemacht und ein paar Scripts geschrieben.
Damit dies überhaupt klappt, müssen die folgenden Ordner der R5 Mailschablone in die jew. DB kopiert werden:
- $FolderRef
- $FolderRefInfo
Außerdem muss vorher ein db.FolderReferencesEnabled = True ausgeführt werden.
Per Default werden keinerleid Infos in den Dokumenten gespeichert!
Beispiel-Code:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Set db = session.CurrentDatabase
If db.FolderReferencesEnabled Then
If Messagebox ("Folder References are enabled." & Chr(10) & Chr(10) _
& "Do you want to disable the Folder References?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then
db.FolderReferencesEnabled = False
Messagebox "Disabled Folder References now.....", 64, db.title
Else
Exit Sub
End If
Else
If Messagebox ("Folder References are disabled." & Chr(10) & Chr(10) _
& "Do you want to enable the Folder References?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then
db.FolderReferencesEnabled = True
Messagebox "Enabeled Folder References now.....", 64, db.title
End If
End If
End Sub
Nachträglich Folder References erzeugen
Nun hat man ggf. das Problem, dass db.FolderReferencesEnabled nicht enabled wurde und eine DB (z.B. Mailfile) u.U. viele tausend Dokumente hat ohne jeder Referenz.
Da kann man dann folgenden Code nehmen, damit wird einfach jedes Dokument wieder in denselben Folder geschoben, und damit wird dann nachträglich eine Referenz erzeugt.
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim vec As NotesViewEntryCollection
Set db = session.CurrentDatabase
If Not Messagebox ("Do you really want to create references of all docs in all folders?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then
Exit Sub
End If
Forall v In db.Views
If v.isFolder Then
Set vec = v.AllEntries
Call vec.PutAllInFolder( v.Name )
End If
End Forall
Messagebox "Folder References are created...", 64, db.title
End Sub
Ist erstmal ein erster Wurf, to be continued.....
TMC
gute Idee, Ulrich.
Hier noch ein Beispiel-Buhtong für eine Ansicht, um in einer Messagebox zu sehen, in welchem Folder das ausgewählte Dok steckt:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim collection As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Dim szReference As String
Set db = session.CurrentDatabase
Set collection = db.UnprocessedDocuments
Set doc = collection.GetFirstDocument
Forall r In doc.FolderReferences
If r = "" Then Goto Empty
szReference = r & Chr(10) & szReference
End Forall
While Not (doc Is Nothing)
Msgbox "Folder References: " & Chr(10) & Chr(10) &szReference, 64, db.title
Set doc = collection.GetNextDocument(doc) 'Nächstes Dokument
Wend
Exit Sub
Empty:
Msgbox "No References in this document....", 64, db.title
End Sub
Hier das Script dazu, welches alle Doks der DB behandelt die FolderReferences haben:
Dim session As New notessession
Dim db As NotesDatabase
Dim dc As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Set db = session.CurrentDatabase
Set dc = db.allDocuments
Set doc = dc.GetFirstDocument
Do While Not doc Is Nothing
If Not doc.FolderReferences(0) = "" Then
doc.FolderName = doc.FolderReferences
Call doc.save (False,False)
End If
Set doc = dc.GetNextDocument(doc)
Loop
TMC
Hier noch ungetestet aus'm Stegreif ein mögliches Postsave-Script:
Dim session As New notessession
Dim db As NotesDatabase
Dim uiws As New NotesUIWorkspace
Dim uidoc As NotesUIDocument
Dim newuidoc As NotesUIDocument
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim doc As NotesDocument
Set db = session.CurrentDatabase
Set uidoc = uiws.CurrentDocument
Set doc = uidoc.Document
If Not doc.FolderReferences(0) = "" Then
doc.FolderName = doc.FolderReferences
Call doc.save (False,False)
End if
jetzt mußt du nur noch berücksichtigen, daß manein doc auch von einem zum anderen Folder koperen oder verschieben kann..
Hmm, evtl: Einen "Refresh-Buhtung" in die View welche die Doks mit zugehörigen Foldern anzeigt. Evtl. ein Queryopen-Event in die View, aber davon würde ich jetzt abraten, siehe Mail-File von Eknori mit s.au-vielen Dokumenten.
TMC
Refresh-Buhtong-Code:
Sub Click(Source As Button)
Dim uiws As New NotesUIWorkspace
Dim session As New notessession
Set db = session.CurrentDatabase
Set dc = db.allDocuments
Set doc = dc.GetFirstDocument
Do While Not doc Is Nothing
If Not doc.FolderReferences(0) = "" Then
doc.FolderName = doc.FolderReferences
Call doc.save (False,False)
End If
Set doc = dc.GetNextDocument(doc)
Loop
Call uiws.ViewRefresh
End Sub
Inhalt
1. Einleitung
2. Warum das ganze - Beispiele zum Einsatz
3. Erstkonfiguration
3.1 Order $FolderRef und $FolderRefInfo
3.2 FolderReferences aktivieren
4. Nachträgliches Setzen der Folder References
5. Praktisches Arbeiten mit den Folder References
5.1 Ordner des aktuellen Dokumentes anzeigen
5.2 Ansicht "Dokument" | "Folder"
5.2.1 Beispiel für einen Agenten oder Aktionsschaltfläche
5.2.2 Postsave Script für neue Dokumente
5.2.3 View erstellen
5.2.4 Refresh-Button für die View
5.3 Wiederherstellung der Dokumente
5.4 Weitere hilfreiche Scripts
5.4.1 Alle Ordner einer Datenbank löschen
6. Umsetzung der Beispiel-Scripts(http://www.iconarchive.com/flash/hot.gif)
7. Festgestellte Probleme
1. Einleitung
Werden Dokumente in Folder (Ordner) verschoben, so ist es erst einmal nicht möglich, im Dokument zu sehen in welchem Folder es liegt.
Seit R5 gibt es allerdings die FolderReferences property, mit dieser ist es z.B. möglich herauszufinden, in welchem Folder welches Dokument liegt.
Dabei werden automatisch in Felder des Dokumentes die jew. Ordner-Referenzen geschrieben, sobald ein Dokument in einem Ordner abgelegt wird.
2. Warum das ganze - Beispiele zum Einsatz
Schablonenupdate oder sonstige Modifikationen am Mailfile
In der Vergangenheit ist wohl leider schon vielen Administratoren bei einem Releasewechsel (und dadurch u.a. verbunden ein Schablonenwechsel des Mailfiles) passiert, dass vorher sauber in Ordner abgelegte Dokumente nun plötzlich "verschwunden" sind und nur noch in der $All - Ansicht sichtbar.
Mehrere (Mail-)Datenbanken zu einer zusammenfahren
Bisher war es sehr aufwändig, z.B. die Dokumente von Mailfile A strukturiert in Mailfile B zu übernehmen. Auch hier kann FolderReferences wertvolle Dienste erweisen.
Sicherheit durch Wiederherstellbarkeit
Es können beispielsweise nicht reproduzierbare Fehler auftreten, bei denen z.B. Dokumente plötzlich nicht mehr in den Ordnern erscheinen. Auch hier besteht dann die Möglichkeit, per Mausklick alles wieder herzustellen.
3. Erstkonfiguration
3.1 Order $FolderRef und $FolderRefInfo
Grundsätzlich ist 'Folder References' in jeder Datenbank ab R5 möglich. Allerdings sind hierzu zwei Ordner der R5 - Mailschablone nötig:
$FolderRef
$FolderRefInfo
Diese Ordner müssen in die Datenbank, in der 'Folder References' verwendet werden soll, kopiert werden.
3.2 FolderReferences aktivieren
Die FolderReferences sind grundsätzlich deaktiviert. Eine Aktivierung in einer Datenbank muss per Lotus Script erfolgen; eine Datenbank-Option, in der man per Mausklick die FolderReferences aktivieren kann, gibt es nicht!
Hier ein Beispiel-Script, welches man z.B. in eine Aktionsschaltfläche aufnehmen kann:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Set db = session.CurrentDatabase
If db.FolderReferencesEnabled Then
If Messagebox ("Folder References are enabled." & Chr(10) & Chr(10) _
& "Do you want to disable the Folder References?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then
db.FolderReferencesEnabled = False
Messagebox "Disabled Folder References now.....", 64, db.title
Else
Exit Sub
End If
Else
If Messagebox ("Folder References are disabled." & Chr(10) & Chr(10) _
& "Do you want to enable the Folder References?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then
db.FolderReferencesEnabled = True
Messagebox "Enabeled Folder References now.....", 64, db.title
End If
End If
End Sub
Eine weitere Möglichkeit wäre es, db.FolderReferencesEnabled = True" generell im Postopen der Datenbank zu platzieren bzw. folgende If-Abrage erstellen:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Set db = session.CurrentDatabase
If db.FolderReferencesEnabled Then
Exit Sub
db.FolderReferencesEnabled = True
End If
End Sub
4. Nachträgliches Setzen der Folder References
Im Internet wird oftmals fälschlicherweise die Meinung vertreten, es wäre nicht möglich, die Folder References nachträglich zu setzen.
Hier ein Beispiel-Script, welches man z.B. in eine Aktionsschaltfläche aufnehmen kann:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim vec As NotesViewEntryCollection
Set db = session.CurrentDatabase
If Not Messagebox ("Do you really want to create references of all docs in all folders?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then
Exit Sub
End If
If Not db.FolderReferencesEnabled Then
db.FolderReferencesEnabled = True
End If
Forall v In db.Views
If v.isFolder Then
Set vec = v.AllEntries
Call vec.PutAllInFolder( v.Name )
End If
End Forall
Messagebox "Folder References are created...", 64, db.title
End Sub
Dadurch werden nachträglich alle Folder References erzeugt.
Geschwindigkeit:
Mit einem Mailfile mit 240 Ordnern und 182.000 Dokumenten: 22 Minuten.
Der Test wurde durch Eknori auf einem Server durchgeführt:
- Client 6.5 de auf einem Laptop mit P4 3.2GHz / 768 MB Ram
- Server 6.5 en auf P4 3.2 GHz / 2 GB Ram
- Netzwerk Glasfaser 1GBit
Komplettlösung Teil 2 / 2
5. Praktisches Arbeiten mit den Folder References
5.1 Ordner des aktuellen Dokumentes anzeigen
Hier ein Beispiel-Script für eine Aktionsschaltfläche in einer Ansicht oder Ordner. Damit wird in einer Messagebox angezeigt, in welchen Ordnern sich das ausgewählte Dokument befindet:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim collection As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Dim szReference As String
Set db = session.CurrentDatabase
Set collection = db.UnprocessedDocuments
Set doc = collection.GetFirstDocument
Forall r In doc.FolderReferences
If r = "" Then Goto Empty
szReference = r & Chr(10) & szReference
End Forall
While Not (doc Is Nothing)
Msgbox "Folder References: " & Chr(10) & Chr(10) &szReference, 64, db.title
Set doc = collection.GetNextDocument(doc) 'Nächstes Dokument
Wend
Exit Sub
Empty:
Msgbox "No References in this document....", 64, db.title
End Sub
5.2 Ansicht "Dokument" | "Folder"
In einer Ansicht die FolderReferences darzustellen ist leider nicht ohne Vorarbeit möglich, da @DBLookups etc. in Ansichten nicht erlaubt sind.
Daher müssen im Vorfeld in den jew. Dokumenten in ein separates Feld (im Beispiel unten wurde das Feld "FolderName" gewählt) die Foldernamen geschrieben werden.
5.2.1 Beispiel für einen Agenten oder Aktionsschaltfläche
Dim session As New notessession
Dim db As NotesDatabase
Dim dc As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Set db = session.CurrentDatabase
Set dc = db.allDocuments
Set doc = dc.GetFirstDocument
Do While Not doc Is Nothing
If Not doc.FolderReferences(0) = "" Then
doc.FolderName = doc.FolderReferences
Call doc.save (False,False)
End If
Set doc = dc.GetNextDocument(doc)
Loop
5.2.2 Postsave Script für neue Dokumente
Dim session As New notessession
Dim db As NotesDatabase
Dim uiws As New NotesUIWorkspace
Dim uidoc As NotesUIDocument
Dim newuidoc As NotesUIDocument
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim doc As NotesDocument
Set db = session.CurrentDatabase
Set uidoc = uiws.CurrentDocument
Set doc = uidoc.Document
If Not doc.FolderReferences(0) = "" Then
doc.FolderName = doc.FolderReferences
Call doc.save (False,False)
End if
5.2.3 View erstellen
Eine neue View erstellen mit 2 Spalten:
- 1. Spalte: z.B. Subject, aufsteigend sortiert
- 2. Spalte: FOLDERNAME (multi-value-separator: New line), View-Eigenschaften: Lines per row: "9".
5.2.4 Refresh-Button für die View
Sub Click(Source As Button)
Dim uiws As New NotesUIWorkspace
Dim session As New notessession
Set db = session.CurrentDatabase
Set dc = db.allDocuments
Set doc = dc.GetFirstDocument
Do While Not doc Is Nothing
If Not doc.FolderReferences(0) = "" Then
doc.FolderName = doc.FolderReferences
Call doc.save (False,False)
End If
Set doc = dc.GetNextDocument(doc)
Loop
Call uiws.ViewRefresh
End Sub
ACHTUNG: Dieser Refresh-Button ist keine Traum-Lösung, da alle Dokumente refreshed werden, was durchaus einige Minuten dauern kann!
5.3 Wiederherstellung der Dokumente
Folgendes Script-Beispiel stellt sämtliche Dokumente wieder in die entsprechenden Ordner. Ist der Ordner nicht vorhanden, so wird er erstellt. Bedingung vor der Ausführung des Scripts ist aber, dass im Array-Feld "FolderName" die ursprünglichen Folder stehen.
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim collection As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Dim item As NotesItem
Set db = session.CurrentDatabase
Set collection = db.AllDocuments
If Not Messagebox ("Do you really want to restore all documents?",1 + 32,db.title) = 1 Then Exit Sub
Set doc = collection.GetFirstDocument()
While Not (doc Is Nothing)
If Not doc.FolderName(0) = "" Then
Set item = doc.GetFirstItem( "FolderName" )
Forall v In item.Values
Call doc.PutInFolder (v, True)
End Forall
End If
Set doc = collection.GetNextDocument(doc)
Wend
Messagebox "Documents have been restored", 64, db.title
End Sub
5.4 Weitere hilfreiche Scripts
5.4.1 Alle Ordner einer Datenbank löschen
Folgendes Beispiel-Script, welches man z.B. in eine Aktionsschaltfläche aufnehmen kann, löscht alle Ordner in einer Datenbank:
Sub Click(Source As Button)
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim view As NotesView
Set db = session.CurrentDatabase
If Not Messagebox ("Do you really want to delete all folders in this database?" ,1 + 32,db.title) = 1 Then Exit Sub
Forall v In db.Views
If v.isFolder Then
Set view = v
Call view.Remove
End If
End Forall
Messagebox "Folders have been deleted now.", 64, db.title
End Sub
ACHTUNG: Hier werden wirklich ALLE Ordner gelöscht, also z.B. auch die $Inbox im Mailfile!
6. Umsetzung der Beispiel-Scripts
Jetzt kommen wir wohl zum interessantensten Teil dieser Abhandlung.
Ich nehme ein Beispiel, das wohl öfter vorkommen wird:
Aufgrund eines Releasewechsel werden die Mailschablonen upgedatet. Der Administator möchte jedoch alle Vorkehrungen treffen - sollte beim Schablonenupdate etwas schief laufen, wären ja u.U. sämtliche Ordner 'zertsört' bzw. die Dokumente nicht mehr in den Ordnern vorhanden.
Zur Vorbereitung kann also der Admin folgende Scripts ausführen:
1. Nachträgliches Setzen der Folder References (siehe Pkt. 4)
2. Folder-Namen in das Feld "FolderName" schreiben (siehe 5.2.1)
3. Folder References deaktivieren und die Items "$FolderRef", "$FolderRefFlags" und "$FolderRefID" löschen
Jetzt kann das Schablonenupdate ohne Gefahr erfolgen. Sämtliche Ordner-Namen stehen im Feld "FolderName" der einzelnen Dokumente.
Letzter Schritt:
4. Wiederherstellung der Dokumente (siehe 5.3)
7. Festgestellte Probleme
Wenn FolderReferences aktiviert ist, Dokumente in Ordnern abgelegt werden, und diese Ordner gelöscht werden, bleiben die FolderReferences (sind ID's) in den Dokumenten erhalten, will man allerdings die Folder abfragen über doc.FolderReferences, dann kommt die Fehlermeldung "Document has been deleted". Ich erkläre mir das so, dass der Ordner nicht mehr vorhanden ist.
Daher sind m.E. gerade im Mailfile, wo viel mit Ordnern gearbeitet wird, hier entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Ich persönlich empfehle es nicht, die Folder References per Default zu aktivieren. Vielmehr würde ich diese als Backup- und Wiederherstellungsfunktion nutzen (siehe Kap. 6).