Das Notes Forum
Sonstiges => Offtopic => Thema gestartet von: smokyly am 14.10.04 - 17:03:58
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Hat schon jemand Erfahrungen bezüglich GdPDU und Notes gemacht? Müssen relevante Mails AUSWERTBAR vorgehalten werden? Wie soll das gehen, bzw. was ist da zu beachten?
Danke für's Interesse!
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@smokyly
Die Richtlinien der GDPdU regeln die Aufbewahrung und den Zugriff steuerrelevanter Daten und Dokumente.
Die elektronische Archivierung wird für alle originär digitalen steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente Pflicht. Alle Daten müssen maschinell auswertbar und recherchierbar gehalten werden. Die Datenspeicher sollen nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein.
Die Regelung ist seit dem 01.01.2002 in Kraft.
Diese Regelung wird im Dezember 2004 neu überarbeitet.
Bis dahin nehmen wir Abstand von einer Archivierung steuerrelevanter eMails nach GDPdU.
Anbieter für Notes (kein Anspruch auf Vollzähligkeit):
- ELO Digital Office
- Comprendium (www.comprendium.biz)
- Group technologies in Verbindung mit SAPERION (www.saperion.com)
- Fujitsu Siemens -> PRIMERGY Gatewayserver und optional Hummingbird
Als Ansatz sollte das erst einmal reichen.
;D MOD
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Erstmal vielen Dank!
OK, die Richtlinien sind mir eigentlich auch bekannt.
Vielleicht habe ich mich aber auch falsch ausgedrückt. Archivieren (im klassischen Sinne) wollen wir die Mails im Moment auch nicht. Könnten wir aber (Easy Archiv im Einsatz).
Es steht nur im Raum, wie denn eine Überlassung auszusehen hätte. Also nicht der direkte Zugriff im System (sei es Notes oder das Archiv), sondern die Konvertierung in das Format, welches der Prüfer haben will.
Das hat insofern eine wichtige Bedeutung, weil entsprechend dahingehend dann archiviert werden sollte (also die eigentliche lesbare Form des Mails und dazu dann - tja - die Daten, die der Prüfer dann schön auswerten kann (was auch immer man bei Mails auswerten will)).
Also kurz: Nicht die Archivierung ist das Problem, sondern die Überlassung der Mails in einem "finanzamttauglichen" Format ???
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Sorry, beim nochmaligen Lesen ist mir aufgefallen, daß Du das ja im Prinzip mit berücksichtigt hast. :-[
Mir ist trotzdem noch nicht klar, wie das rein praktisch aussieht...
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Mir ist trotzdem noch nicht klar, wie das rein praktisch aussieht...
Das hängt sehr stark ab von dem jeweiligen Anbieter. Das Prinzip ist aber (fast) immer gleich. Die eMails werden in ein anderes Format (tif) gewandelt und dann auf einem Datenträger abgelegt.
Schau dir doch die links bitte an. Dort wird auf das Prinzip eingegangen.
;D MOD
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Klaro, hab ich mir angesehen und die Leute von Saperion waren vor Jahren sogar mal im Hause (das Produkt hätte ich gerne genommen, aber Cheffe wollte nicht).
Und wir haben ja Easy-Archiv im Einsatz. Und genau, alles wird im Prinzip als Tif abgelegt und das ist das Problem.
Der Prüfer kann nämlich verlangen, daß er die Daten in einer AUSWERTBAREN Form ausgeliefert bekommt. Bei Daten und Dokumenten aus einem ERP-System ist das nicht unbedingt ein Problem.
Aber bei Mails? Ein Tif ist nicht auswertbar, bzw. in beschreibbarer Form lieferbar (also wie bei Buchungsdaten z.B. Feldbeschreibung, Name, Inhalt, Verweis zu anderen Tabellen / Daten).
Darum geht es mir! Ist das überhaupt notwendig, Mails so zu liefern? Hat da jemand praktische Erfahrung mit dem Finanzamt?
Ich hoffe, es ist jetzt klarer, was mir fehlt. Die Links schweigen sich dazu aus, oder ich bin zu doof, die entsprechende Stelle zu finden...
Hintergrund: Mein Cheffe meinte, ob es mir möglich sei, die Mails in einem AUSWERTBAREN Format zu exportieren. Auf die Frage, wie dieses Format denn auszusehen hat, wusste er auch keine Antwort. Es "weiß" nur, daß wir es so liefern müssen, wenn der Prüfer es verlangt.
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Ich habe als Anlage den Frage- und Antwortkatalog des Bundesfinanzministeriums beigefügt. Auch dort wirst du keine eindeutige Antwort erhalten.
Deshalb warten wir auch die Überarbeitrung der GDPdU ab. Dort soll genau definiert sein,
wie etwas in welcher Form geliefert und ausgewertet werden soll.
;D MOD
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Vielen herzlichen Dank!
Eines steht aber schon drin, es reicht nicht aus, die Daten als tiff oder pdf vorzuhalten...
Tja, also ist die Sache eben doch sehr komplex.
Gut, abwarten und Tee trinken.
Danke nochmal.
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leicht Threadspamming:
Habt ihr auch schon eure eigenen Deutungen von GdPDU?
Bei uns heißts Geh, hol dem Prüfer Die Unterlagen
Gruß, Patrick