Das Notes Forum
Domino 9 und frühere Versionen => ND6: Entwicklung => Thema gestartet von: heiconator am 06.02.04 - 14:12:51
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Bei der Ablösung von Outlook ist das Problem entstanden. Mails werden komplett auf einer umfangreichen Ordnerstruktur abgespeichert (inkl. Anlage). Wenn es dann nach z.B. 6 Monaten eine Frage gibt, wird die Mail zum Vorgang zurückgelesen.
Wie bekomme ich die Mail ohne Verluste auf den Fileserver. Eine Speicherung innerhalb von Notes wird zusätzlich durchgeführt. Die Exportformate verändern die Mail zu sehr und verlieren den Anhang.
Vielen Dank.
Christoph
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Ganz klar ist Deine Beschreibung imho nicht.
- Bei der Ablösung von Outlook ist das Problem entstanden.
- Mails werden komplett auf einer umfangreichen Ordnerstruktur abgespeichert (inkl. Anlage). Wenn es dann nach z.B. 6 Monaten eine Frage gibt, wird die Mail zum Vorgang zurückgelesen.
OK, von Outlook aus? Von Notes aus? Ist das überhaupt hier relevant?
Wie bekomme ich die Mail ohne Verluste auf den Fileserver.
Von welchem System? Outlook? Notes?
Wenn Du Notes kennst, dann solltest Du wissen, dass Mails nicht wie Dokumente in Outlook sind, sondern Bestandteil der mail.nsf, diese kann man nicht als Datei in ein Verzeichnis speichern. Anhänge etc. aber schon.....
Eine Speicherung innerhalb von Notes wird zusätzlich durchgeführt. Die Exportformate verändern die Mail zu sehr und verlieren den Anhang.
Zusätzlich? Also parallel zu Outlook? Das verstehe ich jetzt von Deinem Kontext her überhaupt nicht.
Nähere Infos wären hilfreich um zu helfen
Matthias
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@TMC,
zur Info: Outlook hat eine wie ich schon sagen muss ein sehr schönes Feature Mails in einer normalen Datei abzuspeichern (msg-Format). Dadurch lassen sich Mails sehr einfach auslagern und hinterher wieder beliebig importieren/öffnen etc. In einer solchen msg Datei ist das komplette Mail inkl. Anhängen etc abgespeichert.
@Christoph,
Mit Bordmitteln hat man da bei Notes m.E. nicht viel Chancen. Man könnte sich natürlich irgendetwas basteln das die Masken mit im Dok abgespeichert werden...
Notes geht hier den Ansatz das sich jeder User eine Archivdatenbank anlegen kann (die dann z.B. auch im Filesystem liegt) wo die Mails verschoben werden können. Archivieren ist eigentlcih supereasy - für den Admin beim ersten Mal einrichten vielleicht nicht ganz selbsterklärend und etwas verwirrend vor allem wenn man das Archiv nicht unter C:\lotus\notes\data ablegen will...
Gruss
Martin
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@Martin:
Klar, das Feature kenne ich, und ist seitens Anwender wirklich toll. Wird auch Notes so wohl nie erreichen, weil ein anderes Prinzip dahintersteckt bei Notes. In Outlook schiebst Du eine Mail in ein (Netz)laufwerk per Drag & Drop und jeder kann diese Öffnen wie eine Office-Datei.
Trotzdem verstehe ich immer noch die Frage nicht ganz von heiconator.
Vielleicht geht es aber nur mir da so......?
Matthias
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...denk nicht so kompliziert - ich glaube genau das will er unter Notes nachstellen.
Gruss
Martin
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achso....
Da hab ich nun wirklich zu kompliziert gedacht, wenn ich jetzt nochmal den ersten Thread lese will er wohl genau das :-)
Matthias
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Ich verstehe das auch so wie Martin.
Gleichzeitig vermute ich, dass man da mit Ausguck versucht hat, einen einfachen Workfloh, der dann allerdings von Hand betreut werden musste, aufzubauen. Wenn man da die Hintergründe kennt, wäre da bestimmt Raum für eine schöne, und möglicherweise auch sehr nützliche Notes-Applikation wohl irgendwie in Richtung einer Projekt-Verwaltung (stichwort: zum Vorgang zurückspeichern) möglich. Das geht aber dann schon deutlich über das alte Vorgehen hinaus.
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Leute, lasst uns mal abwarten, was der Poster genau will. Mit Notes geht ja fast alles ... ;-)
Bernhard
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Ich versuche die Frage nochmal zu formulieren, so daß sie (hoffentlich) verständlicher wird.
Es ist also so, daß es bei uns User gibt, die die Funktion "Mail Speichern unter" im Outlook benutzen.
Dabei wird es ermöglicht, die erhaltene Mail, im Dateisystem an einem beliebigen Ort abzulegen. Die Struktur der zu speichernden Mail bleibt dabei erhalten, also auch jeglicher Informationsinhalt wie z.B. Dateianhänge.
Die Frage ist nun, ob so eine Vorgehensweise mit dem oben beschriebenen Ergebnis auch mit Notes möglich ist.
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Ergänzung bzw. neuer Lösungsansatz.
Kann man im Notes die Mail vielleicht als *.msg exportieren?
D.h. eine entsprechende Datei im Outlookformat erzeugen. (grausamer Gedanke) >:(
Wenn das geht, ergibt sich natürlich auch die Frage nach dem Import einer *.msg-Datei.
Besser finde ich den Lösungsansatz, aus der Nachricht ein ZIP-Archiv zu erstellen,
welches die eigentliche Nachricht als Text, HTML oder PDF enthält
und die Dateianhänge ebenfalls in diesem Archiv landen.
Damit wäre die Nachricht samt Anhänge im Filesystem abspeicherbar,
ohne den Bezug zwischen Nachricht und Anhang zu verlieren.
Es geht ja schließlich nicht darum, daß die Nachricht unbedingt wieder im Notes geöffnet werden muß.
Es soll einfach mit anderen Dokumenten (meist Themen- oder Projekt-bezogen) zusammen abgelegt werden.
Ja, der umgekehrte Ansatz, alles in Notes zu speichern wäre effektiver,
aber es gibt MA die sich damit (noch) nicht anfreunden können.
Daß das einigen Programieraufwand erfordert ist mir schon klar.
Die Frage ist, ob soetwas überhaupt realisierbar ist.
Gruß
Rico
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Ich glaub ich werde paranoid, das ist bestimmt schon der Dritte
Frischling, der danach fragt.
Die anderen waren nach max 5. Postingswieder offline.
Ciao
Don Pasquale
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Wenn ich solche wenig hilfreichen Antworten wie von Don Pascale lese verstehe ich warum die Frischlinge nicht mehr posten.
Wer gezielt nach Outlook und anderen Hinweisen zum Thema "msg" im Forum sucht landet keinen Treffer. Keine Information zu Thema. Warum dann nicht fragen?
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He, jetzt mach mal langsam. Hier wird einem ja geholfen.
Du fragst nur nach einer absolut nicht trivialen Angelegenheit.
Mit Bordmitteln geht das derzeit nicht.
Soweit ich aber weiss, gibt es aber 3rd party Software, die
eine Archivierung von Mails anbietet.
Ciao
Don Pasquale
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Notes ist für ein solches Verfahren nicht vorgesehen. Mit Bordmitteln, die dem User zur Verfügung stehen, besteht also keinerlei Möglichkeit.
Mit *genügend* Programmiererfahrung kann man so etwas auf verschiedene Weise nachbauen. Bevor man diesen Aufwand betreibt, sollte man aber genau darüber nachdenken, *warum* so etwas erforderlioch ist oder ob man die Aufgabe nicht auch ganz anders lösen kann.
Bernhard
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@Don Pasquale: Deine erste Antwort hörte sich nicht gerade nach Hilfsbereitschaft an.
Es handelt sich hier nicht um eine reine User-Anfrage!
Bordmittel, was heißt das?
- So wie die Datenbank ist? Klar dann hätte ich nicht gefragt.
- Mit den in Lotus unterstützten Programmiersprachen?
Wenn das nicht geht werfe ich sowieso das Handtuch.
Grundkenntnisse in der Lotus-Programmierung sind schon da.
Was darüber hinausgeht wird vergeben, sofern bezahlbar.
3rd party Software - Any Hints? Kennst Du da was konkretes?
Ist wahrscheinlich günstiger als selbstprogrammieren.
Die Kosten dieser Software werden dann schon zeigen ob der Weg weiterverfolgt wird. :o
@koehlerbv: Diese Aussage ist schon konkreter. Damit wird sich wohl die Realisierung erübrigen.
Betrifft das nur das Thema der msg-Dateien oder ist das Erzeugen von PDF-Dateien bzw. ZIP-Archiven genauso kompliziert?
Die einzelnen Parts einer Mail zu zerlegen, einen Text oder HTML zu generieren wird nicht so schwierig sein.
PDF erzeugen wahrscheinlich schon. Zugriff auf eine PDF-API o.ä. gibt es vermutlich nicht in Lotus.
Ich denke da nur an äquivalente Funktionen in Perl oder PHP.
Für ZIP reicht dann vielleicht der Aufruf des externen ZIP-Programmes mit Übergabe der 'Dateien'. Als letztes fällt mir noch OLE ein. Aber das geht alles schon über meine Programmierkenntnisse hinaus und sprengt wahrscheinlich auch den Rahmen.
Ich will nur nicht vollkommen in die falsche Richtung laufen.
Ciao
Rico
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Also ich bin sehr zuversichtlich, dass es möglich ist, Attachments auf einem Dokumentserver abzulegen. Das wäre ja schon mal ein Anfang. Der Nachrichteninhalt selbst ist da schon sehr viel schwerer, die einfachste Sache wäre es als reinen ASCII-Text abzuspeichern.
Aber da gehen die Formatierungen flöten.
PDF, da bekomme ich immer Werbung von der Fa. SoftVision ( www.svd-online.com) Damit lassen sich Dokumente in PDF _Drucken. Diese PDF Dokuemente könnte man ja archivieren, je nachdem welches Ziel Du hast.
Ciao
Don Pasquale
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hallo,
eigentlich sollte das kein problem sein, das könnte man sogar den server machen lassen, vorausgesetzt die zugriffsrechte stimmen. ein vorschalg wäre einen agenten am cleint laufen zu lassen und der durchsucht die neuenmails in der inbox.
eine sache ist mir allerdings noch nicht ganz klar, wozu benötigt man das, legt euch doch lieber lokale repliken auf dem fileserver (client) an, dann gibts auch keine sicherheitsprobleme.
wenn du weitergehende lösungen haben möchtest, würde ich dir den entwicklerbereich empfehlen.
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eine sache ist mir allerdings noch nicht ganz klar, wozu benötigt man das, legt euch doch lieber lokale repliken auf dem fileserver (client) an, dann gibts auch keine sicherheitsprobleme.
Revisionssichere Archivierung.
Ciao
Don Pasquale
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Das ist auf jeden Fall schon mal ein interessanter Ansatz mit pdf2notes, vor allem auch für andere Notes-Applikationen. :-)
Ich denke da nur an mehrseitige im Notes erzeugte Briefe.
Damit scheint mehr möglich zu sein als mit dem Acrobat-PDFWriter oder anderen externen PDF-Tools.
Vor allem brauchen wir dann keine extra Software auf dem einzelnen Rechner zu installieren. Der einzige Haken an der Sache ist (wieder mal), daß es sich um Windows-DLLs als Notes/Domino-Zusatzmodule handelt. :-(
Unsere Domino-Server laufen unter Linux. Aber vielleicht integriert sich das im Notes-Client, die laufen ja unter Windows.
@notesangel: Das ganze auf dem Server laufen zu lassen ist wg. der Zugriffsrechte kein Problem, der Server hat ja sowieso Zugriff wg. der Replikation.
Ist aber hier nicht notwendig/sinnvoll, da der User selbst bestimmen soll was wo abgelegt werden soll.
Der Sinn des Ganzen ist die Daten einfach Out-of-the-box (Lotus) zu haben und zusammen mit anderen lokal erzeugten Dokumenten abzulegen, daher scheidet auch eine lokale Replik oder ein lokales Archiv aus.
Falls das ganze tatsächlich weiterverfolgt wird, ist es im Entwicklerbereich wirklich besser aufgehoben.
Ciao Rico
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Hallo Heiconator
Erzähl doch mal wie Du vorangekommen bist
Ciao
Don Pasquale
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leider noch nicht weiter vorangekommen.
Da es keine fertige Komplettlösung gibt bzw. nicht 'mal so nebenbei' implementiert werden kann,
ist es erstmal etwas ruhig geworden.
Es ist also noch keine Entscheidung gefallen, wie (oder ob überhaupt) das Thema weiterverfolgt wird.
Aber falls sich hier noch etwas bewegt, poste ich es hier wieder.
Ciao
Rico
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Hy,
und was hälst du von sowas ;)
http://www.comprendium.com/jahia/Jahia/lang/de/pid/24 (http://www.comprendium.com/jahia/Jahia/lang/de/pid/24)
CU
Martin
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So, das Thema ist zwar schon lange in Vergessenheit geraten,
aber wie es der Zufall so will hab ich jetzt eine Lösung gefunden.
Unter http://www.openntf.org (http://www.openntf.org) gibt es ein Projekt OpenNTF Mail Experience
In dieser Mailschablone ist in den Tools auch eine Funktion Export Mime to RFC-822 enthalten,
die genau das Gesuchte erledigt.
Hier fehlt nur noch ein Dialog, wohin gespeichert werden soll und dann ist die Funktion perfekt. :)
Die Internationalisierung ist auch schon geplant (Project: OpenNTF Mail Experience International),
bisher aber noch keine Ergebnisse. :(
Ciao
Rico
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Einzelne Dokumente kannst du mit LotusScript in ein XML-Dokument exportieren und dieses Dokument im Filesystem speichern.
Ein gespeichertes XML-Dokument kannst du auch wieder in die DB importieren.
Beispielskripte, die das machen sind in der Designer Hilfe
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Einzelne Dokumente kannst du mit LotusScript in ein XML-Dokument exportieren und dieses Dokument im Filesystem speichern.
Ein gespeichertes XML-Dokument kannst du auch wieder in die DB importieren.
Das mag aus Programmierersicht die bessere Lösung sein, aber für den Anwender
ist das zu kompliziert. Für ihn sollte das so aussehen:
Mail kommt an (mit Anhang) und soll auf dem Fileserver neben diversen z.B. Worddokumenten zum selben Vorgang abgespeichert werden und vonn dort einfach durch ein öffnen des Dokuments (Doppelklick im Explorer ;D ) wieder geöffnet werden.
Auch die darin enthaltenen Anhänge sollten wie gewohnt angesprochen werden. Genau das wird damit erreicht.
Natürlich wäre es noch besser, wenn jetzt Notes statt Outlook beim Öffnen dieser Datei wieder anspringen würde. Aber das ist mit der XML-Datei auch nicht realisierbar.
Es dauert eben, bis die Anwender sich an Notes gewöhnt haben und die anderen Dokumente statt auf dem Fileserver in Notes ablegen, damit am Ende wieder alles beisammen ist. Für die meisten ist Notes eine Blackbox, in der die Daten verschwinden (und natürlich auch wieder rauskommen). Aber die Daten sind in Notes "eingesperrt".
Es fehlt ein wenig das Vertrauen in das System und es fehlt die Vorstellung wie und wo die Daten organisiert sind.
Ciao Rico.
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Hy heiconator,
Unter http://www.openntf.org gibt es ein Projekt OpenNTF Mail Experience
In dieser Mailschablone ist in den Tools auch eine Funktion Export Mime to RFC-822 enthalten,
die genau das Gesuchte erledigt.
Ich habe mir gerade die aktuelle Schablone runtergezogen,
aber da drin finde ich die von dir beschriebene Funktion nicht.
Ist es ein Agent ?
Danke,
Martin
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Hy,
hab's grad gefunden. ;)
Cu
Martin
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Hi zusammen,
wie wäre es denn mit dieser Lösung?
http://www-10.lotus.com/ldd/sandbox.nsf/ecc552f1ab6e46e4852568a90055c4cd/fe7542cd3b120e1b00256c38004a6a27?OpenDocument&Highlight=0,detach
Wir haben dies bei uns mal getestet und waren soweit zufrieden.
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Das mag aus Programmierersicht die bessere Lösung sein, aber für den Anwender
ist das zu kompliziert. Für ihn sollte das so aussehen:
Mail kommt an (mit Anhang) und soll auf dem Fileserver neben diversen z.B. Worddokumenten zum selben Vorgang abgespeichert werden und vonn dort einfach durch ein öffnen des Dokuments (Doppelklick im Explorer ;D ) wieder geöffnet werden.
Auch die darin enthaltenen Anhänge sollten wie gewohnt angesprochen werden. Genau das wird damit erreicht.
Hallo Rico,
irgendwie kommt mir das sehr bekannt vor ;D
Ich hab auch schon mal danach gefragt - aus den selben Gründen: Wir haben unsere Projekte auch immer in Ordnern abgelegt - mit allem, was dazu gehört - Word, Excel, CAD-Zeichnungen, Bildern... UND natürlich auch Mailverkehr - das ging so lange gut, bis wir auf Notes umgestiegen worden sind. Da wir mit anderen Firmen (Outlook mit Exchange, Outlook oder Netscape mit Sendmail) und Fachhochschulen zu tun haben, wurden die Projekte immer auf CD gebrannt und weitergegeben - oder auch so archiviert. Dann konnte jeder auch die Original-Mails öffnen und verwenden.
Jetzt machen wir das nur noch über RTF-Export und getrennten Anhang abspeichern, weil die meisten mit einer .nsf nichts anfangen können... PDF haben wir auch schon probiert - macht aber manchmal Probleme mit eingebetteten Diagrammen/Bildern aus Notes heraus...
Es ist für einen Notes-User nur sehr schwer nachvollziehbar, warum man so etwas wirklich braucht, wenn man es noch nie benutzt hat. Wenn man es aber jahrelang wirklich oft benutzt - und es geht auf einmal nicht mehr, dann ist es echt ein etwas größeres Problem...
Gruß Dietmar
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Hach - schön - ich bekomme von "intern" hier mal wieder folgenden "Vorschlag":
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Bei der Mitarbeiterbefragung wurde u.a. folgender Punkt besprochen:
Die Archivierung aus Lotus Notes (Mails und angehängte Dateien) ist nach wie vor umständlich
und kaum organisiert. (Außer bei Produktprojekt-Dateien).
Der Zeitaufwand um Daten und Mails (getrennt) zu speichern ist ärgerlich.
Es wurde angeregt, hierzu ein Firmeninternes Konzept zu erarbeiten,
welches die Datenablage besser organisiert und einfacher macht.
(Verantworlich Herr Maute/Herr xxx).
Gibt es hierzu Ansätze?
_____________________
Finde ich toll, dass das Thema immer wieder hoch kommt - mir kommt es bei dem Thema übrigens auch gleich hoch...
Ist nun schon fast Zwei Jahre her, dass sich die User von Outlook auf Notes umorientieren konnten - aber es gibt einfach einige Punkte, die sind nicht wegzubekommen...
Gruß Dietmar
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Meine Meinung: Archivierung im Filesystem über eml - Dateien halte ich für nicht sinnvoll. Hier entsteht ja ein riesiger Wildwuchs und das ganze ist auch nicht organisiert, per Volltextsuche etc auch kaum zu erfassen...
Die Frage die sich für mich bzw auch unsere Firma stellt, ist ob es nicht sinnvoller ist eine "richtige" Archivierung von Mails zu machen in einem "echten" Archivierungssystem, auf welches dann fest verlinkt wird.
Wenn Ihr Projektdaten etc top zusammenhalten wollt, dann wäre eigentlich ein echtes DMS-System die beste Lösung, wo alles zentral in einem Datenbankbasierenden System abgelegt wird....
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Hallo Martin,
wir haben seit einem Jahr ein "schlankes" DMS-System für unsere Warenwirtschaft und Eingangsrechnungen am laufen - es gäbe auch ein Modul für die Mail-Archivierung - ob das jedoch mit Ankhängen klar kommt...? - Aber darum geht es hier ja auch gar nicht - wir brauchen z.B. keine Volltextsuche - wir wollen die Mails mitsamt den Anhängen im Projektordner abspeichern.... Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann das ganze Projekt auf CD gebrannt werden und ggf. einem Projektpartner KOMPLETT zur Verfügung gestellt werden - das würde bei einem DMS eben nicht so gehen. Wir - und auch "heiconator" wars glaube ich, suchen nach einer Exportmöglichkeit "analog" Outlook - vielleicht sogar in diesem msg-Format - das wäre DIE Lösung...
Schau'mer mal, was draus wird - vielleicht gibt es das ja inzwischen? - Hier wäre ein 3'rd Party-Spezialist gefragt...
Ansonsten fiel mir nur noch eins ein: Man könnte doch mit einem Outlook-Client auf die Mail-DB lesend zugreifen und das Mail so archivieren?! - Ginge das vielleicht ohne größeren Aufwand???
Gruß Dietmar
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Die OpenNTF Mailschablone von www.openntf.org hat m.W. einen Export im EML-Format eingebaut. Wenn Du dir nur diese Aktion mit dahinterliegendem Code kopierst und in Eurer Mailschablone einbaust, sehe ich da eigentlich kein Risikio darin, da ja nirgendwo in Systemcode eingegriffen wird, sondern nur ein zusätzlicher Export zur Verfügung steht.
Die Mails liegen dann im EML-Format vor, was m.W. identisch ist mit dem MSG-Format von Microsoft und RFC822 konform ist....
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Hallo Martin!
DAS klingt SUPER - ich werde die Info gleich mal an usere Notes-Programmierer weitergeben - vielleicht löst das ja die Problematik...
SUPER-INFO (wenn's klappt)!!!
Ich bleib' dran und melde mich wieder - DANKE!!!
Gruß Dietmar