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Domino 9 und frühere Versionen => ND6: Administration & Userprobleme => Thema gestartet von: e2e4 am 09.09.03 - 16:13:06
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Salut,
standardmäßig werden alle Mails bei "Senden" im Ordner 'Gesendet' abgelegt wenn man dies in den Einstellungen aktiviert hat.
Verwende ich den Button "Senden und Ablegen" kann ich einen Ordner auswählen indem die Mail abgelegt werden soll. Dennoch wird in "Gesendet" eine Kopie abgelegt, kann man dies deaktivieren?
Grüße, e2e4
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Der Sent-"Ordner" ist eine Ansicht - daher kann man dort keine Dokumente entfernen wie aus einem Ordner.
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Hmmm, ich kann aus diesem Ordner schon Mails "entfernen" - wenn ich in der Nachfrage statt "Löschen" (damit wird die Mail aus der kompletten DB gelöscht) "Entfernen" wähle.
Ich möchte aber bei der Benutzung von "Senden und Ablegen" nur die Kopie im von mir gewählten Ordner haben. Hintergrund ist folgender: Habe ich eine "Zweitkopie" im Ordner "Gesendet" und lösche diese, dann ist natürlich auch die Mail im von mir erstellten Ordner weg - das finde ich als unübersichtlich.
Grüße, e2e4
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Daran ist aber nun nichts dran zu ändern, und andere finden das verwendete Verfahren nicht unübersichtlich, sondern im Gegenteil gerade übersichtlich.
Dir bliebe nur, das Design der Mail-DB(s) zu ändern, damit z.B. in einem Ordner enthaltene Dokumente mit einem Flag versehen werden und so nicht mehr in der Gesendet-Ansicht enthalten sind.
Wenn Dir das den Aufwand wert ist ...
Bernhard
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Daran ist aber nun nichts dran zu ändern, und andere finden das verwendete Verfahren nicht unübersichtlich, sondern im Gegenteil gerade übersichtlich.
Wahrscheinlich habe ich die Vorteile dieses Verfahrens noch nicht erkannt ;)
Wie löst Du es nicht durcheinander zu kommen unter der Berücksichtigung, dass Deine Mail-DB nur eine bestimmte Größe zulässt?
Grüße, e2e4
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Das hat doch mit der Grösse der DB gar nichts zu tun: Das Dokument ist ja nur genau einmal in der DB enthalten ! Dabei kann es in m Ansichten und n Ordnern angezeigt werden. Die klitzekleine Ordner-Information bläht die DB nicht auf.
Bernhard
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Das Dokument ist ja nur genau einmal in der DB enthalten !
...
Die klitzekleine Ordner-Information bläht die DB nicht auf.
Ist ja vollkommen richtig.
Wir reden glaube ich ein bissl aneinander vorbei ;)
Ich möchte meinen "Gesendet"-Ordner ab und an aufräumen und Mails die ich nicht benötige für immer aus der DB löschen. Manche (gesendete) Mails habe ich aber in selbstangelegten Ordnern gespeichert [weil sie zu einem Thema passen und der Mailverkehr noch notwendig ist]. Diese möchte ich nur aus dem "Gesendet"-Ordner entfernen (und nicht in der DB löschen!).
Diese Arbeit ist m.M. sehr zeitaufwendig und umständlich - also hatte ich Hoffnung Lösung über den "Senden und Ablegen"-Button zu finden ...
Grüße, e2e4
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Und da haben wir's doch wieder ;-) Der Gesendet-"Ordner" ist kein Ordner, und eine Ansicht ! Was in einer Ansicht drin steht, bestimmt, die "view selection formula", neben möglichen programmatischen Methoden bestimmt der User durch Drag'n Drop, was in einen Ordner angezeigt wird.
Ergo: Alle Dokumente, die als Mails gesendet wurden, landen auf Grund einer entsprechenden Auswahlformel in der ANSICHT Gesendet, alles, was Du in einen Deiner selbsterstellten ORDNER ziehst, wird dort ZUSÄTZLICH angezeigt (neben "Alle Dokumente" und ggf. "Gesendet").
Was vielleicht zu Deiner Verwirrung beiträgt: Der Maileingang ist wiederum ein ORDNER (wenn auch aus gutem Grunde).
HTH,
Bernhard
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Salut,
okay aufgrund Deiner letzten ausführlichen Beschreibung (Danke!) kam mir folgende Idee, die auch zu funktionieren scheint:
Datei – Vorgaben – Benutzervorgaben
auswählen, auf den Reiter
Mail – Allgemein
wechseln
Im Abschnitt „Senden“ unter „Gesendete Mail speichern“ den Eintrag
„Keine Kopie behalten" auswählen.
Im Mail-Fenster „Werkzeuge – Vorgaben“ auswählen und dort im Bereich
„Vorgabe für Ansicht ‚Gesendet’ löschen/entfernen“
den Eintrag „Immer entfernen“ auswählen.
Den Button „Senden“ nur dann wählen, wenn keine Kopie der Mail existieren soll. (taucht auch nicht in "Gesendet" auf)
Den Button „Senden und Ablegen“ wählen wenn die Gesendete Mail gespeichert werden soll. Dazu ist dann der entsprechende Ordner auszuwählen! Die Ansicht "Gesendet" kann dann bequem aufgeräumt werden - ohne dass Mails in anderen Ordnern gelöscht werden.
Grüße, e2e4
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Ich befürchte, Du hast es immer noch nicht geschnallt: Wenn Du in der Ansicht (!!!) "Gesendet" ein Dokument löscht, ist es physisch aus der Datenbank verschwunden und daher auch in keinem Ordner mehr enthalten.
In Ordnern werden Dokumente entweder physisch gelöscht oder aus dem ordner entfernt - je nach Anwender's Gusto bzw. Befehl.
Dokumente in Ansichten kann man nur entfernen, in dem man sie physisch löscht, und dann gilt: Wech is wech !
Ich hoffe, ich habe Dich nicht mißverstanden.
Bernhard
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Salut Bernhard,
probier das was ich beschrieben habe doch bitte einmal und Du wirst sehen es funktioniert :)
Grüße, e2e4
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Hast Du eigentlich schon mal in den "Papierkorb" Deines Mail-Files geschaut ?
Ich bestehe wirklich nicht auf "Was nicht sein darf, das kann nicht sein", aber ich müßte schon arg auf dem Schlauch stehen, wenn das, was Du eingestellt hast, funktionieren sollte - bei mir tat es damit jedenfalls nicht.
Halt uns auf dem Laufenden.
Bernhard
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Also bei mir funktioniert die Vorgangsweise, die e2e4 heute mittags gepostet hat. Obwohl ich das erwartet habe, habe ich mir dennoch die Mühe gemacht es auch zu testen. Da gibt's nix d'ran zu rütteln. Hinzufügen möcht' ich, dass ich deine Beiträge SEHR schätze, Bernhard.
Konstruktiver Abänderungsvorschlag: Ich glaub' es wär' besser, wenn in den Benutzereinstellungen statt 'Keine Kopie behalten' 'Immer bestätigen' eingestellt wird. Letztlich bringt doch kein Mensch die Konzentration auf, immer das Richtige zu tun.
In unserem Kontext wär' der Verlust eines Mails die Folge, wenn man statt auf 'Senden & Ablegen' auf 'Senden' klickt. Mit der Option 'Immer bestätigen' hat man - bevor es dazu kommt - noch eine Chance.
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Salut,
@koehlerbv
Hast Du eigentlich schon mal in den "Papierkorb" Deines Mail-Files geschaut ?
Jap, habe ich ... auch in der Ansicht für "alle Dokumente" finde ich die Mail logischerweise nicht wieder, da ich ja keine Kopie behalten möchte.
Auf die Idee des Ganzen bin ich erst gekommen nachdem ich Deine recht guten Ausführungen erhalten habe :)
Was genau hat bei Dir nicht funktioniert?
@JoJo
Ich glaub' es wär' besser, wenn in den Benutzereinstellungen statt 'Keine Kopie behalten' 'Immer bestätigen' eingestellt wird.
Das ist ein zu beachtender Vorschlag :)
Grüße, e2e4
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Ich werde mir dies auf jeden Fall demnächst mal ansehen. Wie schon gesagt - ich kann mich irren und 'ne R6-Neuerung nicht mitbekommen haben (mein Mail-File ist R5, ich habe nur testweise R6-Mail-Files), und ich kann Dich auch schlicht missverstanden haben. Das Problem interessiert mich aber durchaus ;-)
Ergo: Vielen Dank für Deine fleissigen Postings.
Für mich selbst kommt das Verfahren aber nicht in Frage - ich hätte immer gerne eine Ansicht "Alle gesendeten Mails" und optional die Möglichkeit, gesendete Mails dann noch in Ordner zu legen. Das ist ja das schöne, daß jeder nach seinem Gusto verfahren kann, um sich so seine Arbeit bestmöglich zu organisieren. Der eine so, der andere so - und keiner kann behaupten, effektiver als der andere zu sein. Es muß halt eben nur passen.
Danke nochmals,
Bernhard
PS: Wenn ich in Kürze dazu komme, werde ich meine Erfahrungen mit Deinem Vorschlag (technischer, nicht organisatorischer Natur) hier noch posten.
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Was aber zu beachten ist (und die meisten wissen werden), dass in der Ansicht
"Alle Dokumente" natürlich
eben noch alle Mails vorhanden sind (auch die, die in der Ansicht "Gesendet" nicht erscheinen).
Von daher muß man sich die Arbeitsweise genau überlegen wie Bernhard schon beschrieben hat :)
Grüße, e2e4
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Bernhard:
Das N6-Mailtemplate mal anzuschauen ist eine gute Idee, da ist viel neues drin. Unter anderem auch das, was e2e4 beschrieben hat: wird in der Gesendet-Ansicht ein Dokument gelöscht, fragt das Template, ob man es wirklich löschen will oder nur aus Gesendet entfernen will. Also der Ansatz für eine Lösung ist vorhanden und - ohne es nachgeschaut zu haben - das Verfahren funktioniert ziemlich sicher mit einem Flag (die Maildokumente haben ein View-Flag-Feld, wahrscheinlich ist die Lösung dort zu suchen). Eingriffe in diesen Mechanismus sollten meiner Meinung nach aber mit riesiger Sorgfalt gemacht werden und nach guter Analyse. Das Design ist zwar offen, aber die Vorgänge sind teilweise derart komplex, das Aenderungen heikel sinc (ich weiss, wovon ich rede, ich hab vor allem das Kalenderverfahren intensiv analysiert).
e2e4:
Dein Verfahren funktioniert tatsächlich, allerdings habe ich ähnlich wie Bernhard etwas Bedenken, da so eben tatsächlich standardmässig gar nichts mehr behalten wird und gesendete Mails auf dem "normalen" Weg verschwinden, sind weder in Gesendet noch in Alle Dokumente. Ganz sicher nichts für den nicht IT-Bewussten Endbenutzer.
Ich weiss, dass viele Benutzer die Gesendet-Ansicht grad mal ganz ignorieren und entweder vollständig in "Alle Dokumente" oder in ihren eigenen Ordnern arbeiten. Eine gute Alternative ist auch, mit der Diskussions-Ansicht zu arbeiten, welche alle Mails in einer Antwort-Struktur anzeigt. Leider funtkioniert das nur mit Notes-Mails und nicht mit Internet-Mails :-( Unter Ansichten in der N6-Schablone zu finden. Und sonst würde ich mir vielleicht auch überlegen, die Archivierungs-Funktion zu aktivieren und dann vor allem im Archiv die Aufräumarbeiten zu machen. Da ist es weniger gefährlich, als im ordentlichen Mail-File.