user guidelines

[luna]

hallo,

die geschäftsleitung möchte eine user guideline herausgeben, an alle user. gibt es da so eine art fertige richtlinie, die mir als vorgabewert dienen kann? hat einer von euch sowas?

es sollte so ungefähr drinstehen:

- user sollten mails nicht immer an jeden reply oder forward schicken. nur an die wichtigen personen
- user sollte nicht immer das attachment im reply mitschicken

usw. bla bla

bitte lacht nicht, aber ich kann nix dafür.

gruss,
daniela

[Axel_Janssen]

Wieso?
Ich finde das sehr sinnvoll.
Leider weiss ich nicht, ob es sowas schon gibt.

Ich würde
- mich auf wenige Punkte beschränken
- eine einfache Sprache wählen
- mit dem internen Auftraggeber absprechen, daß die a) Einhaltung kontrolliert wird und b) "Attachment-rowdies" auf ihr Fehlverhalten  freundlich hingewiesen werden.

IT hat ein Kostenproblem und im Faktor User besteht eine Menge Einsparungspotential.

Gruß Axel

[luna]

hi axel,

danke für deine reaktion.

gründe dafür brauchen wir eigentlich weniger, weil der geschäftsführer will das an alle user schicken, das ist hier grund genug.

bis jetzt hab ich nur das (entwurf):

- To avoid to bother people with too many emails please do first check if really all the person's in the TO and CC fields need this email
- To avoid size problems on the mail server please do not reply to a mail with the attachment (reply without attachment) unless you have to fill out the attachment and send it back
- To avoid size problems on the mail server and on user's mail databases do not send big attachments to many users but place them in a database and send out document links

gruss,
daniela

[Axel_Janssen]

Hi Daniela,

mehr fällt mir auch nicht ein.

Vielleicht ist es eine gute Idee, diese Punkte praktisch ein bisschen ausführlicher zu erläutern.
Ich weiß zwar nicht wie das mit bayrischen Usern ist, aber rheinländische User wären damit überfordert  

so in der Art:
- You can check the Attachment size by ...
- Follow the following steps to remove attachments from mail reply or mail forwards. (möglicherweise mit screenshots).
a) Highlight the Attachment with your mouse.
b) Press escape - button.

Dann am Ende noch ein freundlicher Hinweis darauf, daß das Einhalten dieser Regeln überprüft wird.

[Ute]

Hi Daniela,

vielleicht weist Du sie noch darauf hin Empfangsbestätigungen nur bei wirklich zeitrelevanten wichtigen Mails zu fordern.

Gruß
Ute

[luna]

hallo @all,

vielen dank für all eure tips. ich hab jetzt mal ein word dokument erstellt, hänge es mal hier an.

1.) zum nochmal drüberschauen, hab eigentlich alle eure ideen implementiert (das mit dem überprüfen geht nicht sooo einfach).

2.) vielleicht braucht ja mal jemand anderer sowas.

bin immer noch offen für tips, muss es heute abend oder morgen abgeben.

danke und gruss,
daniela

[luna]

hallo,

ich hab die user guideline jetzt fertig.

falls jemand auch sowas brauchen kann, hänge ich sie hier einfach nochmal an.

gruss,
daniela