Urlaubseinstellung + Weiterleitung

[aba]

Hallo,

gibt es eine Möglichkeit für unsere User, Notes so einzustellen, daß wenn sie Urlaub haben Ihre Mails automatisch an einen Kollegen weitergeleitet werden. Ich habe schon an Agenten gedacht, doch das habe ich nicht so recht hinbekommen!! Kann mir da jemand ne Idee bzw. ne Anleitung schritt für schritt geben ?

:-/  Gruss Arnd

[eknori]

Das einfachste ist wirklich, einen Agenten zu benutzen.

Im Posteingang über "erstellen - Agent" einen neuen Agenten erstellen und einen Namen für diesen Agenten vergeben
"Wann soll der Agent starten ? " : Nach Eingang neuer Mail

Nun noch bei den "einfachen Aktionen" die Mail senden Aktion auswählen.
Der Rest ist selbsterklärend.

WARNUNG:

Wenn sich die Leute nun während der Abwesenheit gegenseitig die Mails zusenden, hast du einen wunderhübschen PingPong Effekt, der den Server ganz schön auf Trag halten kann.

Daher sollte man besser über die Maildelegierung einen Zugriff auf eine andere Maildatei einrichten.

eknori

[JoJo]

Nachdem man in der Maske zum Erstellen des Agenten auf 'Aktion hinzufügen' & als Aktion 'Mail senden' ausgewählt hat, sollte man auch die Option

'Kopie des Dokuments beifügen'

wählen. Eigentlich selbsterklärend, wie Eknori schreibt, aber dennoch wird diese Option gerne vergessen.

Mit den entsprechenden Rechten kann der Admin über den Designer-Client natürlich auch Weiterleitungs-Agenten für den User erstellen. Diese Variante scheint mir stressfreier, wenn es sich nur um sehr wenige User handelt.

[eknori]

Stimmt, ging mir eben auch durch den Kopf; soll ich das reinschreiben oder nicht. ?

[JoJo]

Tja, so ein Posting ist immer so eine endgültige Sache. Kaum hat man's abgeschickt, fallen einem - zumindest mir - Dinge ein, die man auch noch gerne geschrieben hat. Nachdem ich aber nicht jedes mal gleich dreimal posten will.....


Also, nun nehm' ich die Gelegenheit aber schon wahr. Was ich diesmal noch schreiben wollte:

Wenn sich die Leute nun während der Abwesenheit gegenseitig die Mails zusenden, hast du einen wunderhübschen PingPong Effekt, der den Server ganz schön auf Trag halten kann.

Daher sollte man besser über die Maildelegierung einen Zugriff auf eine andere Maildatei einrichten.

Das ist wirklich ein wichtiges Argument. Seh' ich auch so.

[aba]

Hallo JoJo und Eknori,

danke für den schnellen Rat. Allerdings wie Ihr seht bin ich absoluter Frischling und noch nicht in den Genuß von irgendwelchen Schulungen gekommen, das gewisse Dinge immer noch sehr fremd für mich sind. Habe zwar schon viel über Notes gelernt aber da ist noch viel Bedarf. Also ich habe keine Ahnung von Delegierung wie geht das?? Wurde das schon mal gepostet ?? Ich schau mal nach. Aber falls jemand dazu eine Anleitung für Doofe hat, ich hab Bedarf. Danke Arnd  

[eknori]

Also die Delegierung ist eigentlich eeinfacher als man sich das landläufig so vorstellt.

Nehmen wir einmal an, du möchstest deinen Kollegen berechtigen, während deiner Abwesenheit deine Mails zu lesen.

Gehe einfach in deinen Posteingang und klicke in der Schaltflächenleiste auf die Aktion "Werkzeuge" und anschliessend auf den Menüpunkt "Vorgaben"

Dann öffnet sich ein Dialogfenster



Ich denke, die Optionen sind selbsterkärend

Achte bitte darauf, dass bei den Personen, die keine Managerrechte auf die Maildatei haben ( Datenbank - Zugriff )

der Haken bei "LotsuScript/ Java Agenten erstellen" gesetzt ist, da sonst die delegierung nicht in die ACL eingetragen wird.



Im letzten Step muss sich nun dein Kollege deine Datenbank auf den Notes Arbeitsbereich holen.

That's all

eknori

[andi_g]

Hi,

eine anderer Weg Mails an andere User weiterzuleiten ist der Eintrag Mailweiterleitungsadresse (Forwarding address) im Personendokument des NAB.

mfg
andi

[eknori]

Das hat aber den ganz grossen Nachteil, dass die Mails dann nicht mehr in der Inbox des ursprünglichen Empfängers landen und in KOPIE weitergeleitet werden, sondern quasi direkt an den neuen Empfänger geschickt werden.

eknori

[Marius56]

Hi Leute,
ein weiteres Problem ergibt sich durch die Beschränkung in den Mail- und Kalenderdelegierungen
Es können nur noch die Anwender Kalender abgleichen (BUSYTIMES.NSF) die die Berechtigung haben.
Die Anderen sehen keine 'Belegtzeiten' im Kalender z.B. Bei Einladungen

[Marius56]

Ich hatte in Internet ein kleines Programm entdeckt, was in die Mail-DB integriert werden muß. Damit hat der Anwender die Möglichkeit Mail-Weiterleitung, forward-Adresse, Dringlichkeit, mit oder ohne Anhänge, ein / ausschalten.

Bei Interesse einfach per mail melden

[MOD]

Hi Marius,

ist es nicht einfach, Du stellst den Link zur Verfügung als dass Dich alle anmailen.
Auch für Besucher die das Thema nach mehreren Monaten aufsuchen ist das eine erhebliche Vereinfachung.

Gruss

MOD

[fritandr]

Hallo Marius,

da kann ich MOD nur zustimmen. Wenn es sich um ein kleines Programm handelt, bietet sich doch hier der Downloadbereich an. Damit hätten dann alle Zugriff und Du sparst Dir einiges an Mails.

Viele Grüße
Andreas

[Marius56]

Der Link, jep, den mußte ich natürlich erstmal wieder suchen:
http://www-10.lotus.com/ldd/sandbox.nsf/
danach nach 'forward' suchen

Das Programm ist eine normale mail-DB mit den zusätzlichen Teilen:

ProcessMail form (profile form)
Java Mail Forwarding agent
ProcessMail script library

die angepasst werden und in die eigenen Templates eingebunden werden. Das habe sogar ich geschafft *grins*

Viel Erfolg

[aba]

Das mit dem einbinden fände ich super interessant!!

Danke