Lebenszyklusmodell von Dokumenten - Historiennachweiß

[Solaris]

Hallo,

ich mal wieder
Ich habe den Auftrag bekommen ein Lebenszyklusmodell von Dokumenten zu erstellen.



Das was oben zu sehen ist, habe ich verwirklicht. Insgesammt ist das nicht schwer, aber mit meinen bescheidenen Kenntnissen bisher, war das schon nicht so ganz ohne Tücken

Nun geht es aber weiter:



Wie man an dieser Grafik erkennen kann, soll, wenn ein Dokument aktualisiert werden soll bzw eine neue Version des Dokuments erstellt werden soll, das alte Dokument kopiert werden (1) und dieses als Entwurf betrachtet werden.
Hier ist schon meine erste Frage. Wie kopiere ich ein Dokument per Formel oder Script? und setze gleichfalls neue Benutzerrechte?
Folgend wird dann der Workflow aus der Grafik oben ausgeführt.
Wird das Dokument jetzt aber freigegeben, dann muss Version 1 des Dokumentes in eine sogenannte History kopiert werden. Ich dachte daran das Dokument einfach wieder zu kopieren und mit neuen rechten zu versehen, sowie es für die meisten Nutzer unsichtbar zu machen. Ein anderer Weg wäre es, noch einen Link in das neue Dokument einzubauen, sodaß man auch auf das Alte zugreifen könnte. Meint ihr das ist zu machen?
Als (3) nächstes muss das neue Dokument (Version 2) anstelle des Dokuments mit der Version 1 gesetzt werden. Das denke ich bewerkstelligen zu können. Hoff ich doch mal

Hauptsächlich würde ich gerne von euch wissen, wie ich ein Dokument kopieren kann und gleichzeitig Werte in ihm ändern kann ( u.a. Nutzerrechte und meine Variable für die Freigabe )
Weiterhin wäre auch eine idee für die lösung des hsitorienproblems nciht schlecht. Hab ja oben schon meine Vorstellungen erläutert, aber ob das so optimal ist, weiß ich natürlich nicht  

Vielen Dank

Solaris

[Rob Green]

ohne jetzt genau alles durchgelesen zu haben,

- schau Dir mal unbedingt in der Help den Bereich "Versionierung" an...passt ziemlich gut
- man kann einen Agent so einstellen daß er das aktuell bearbeitete Doc nicht ändert, sondern beim "Ändern" dupliziert...das Original bleibt untangiert, währenddessen die Änderungen in der Kopie erscheinen...schau mal im Agent Designer..ganz unten rechts...achtet man nie drauf

das Letztere wäre nur dann was, wenn Du die Versionierung nicht verwenden möchtest

[Solaris]

Hi rob,

also ersteres scheint nicht das zu sein was ich brauche, da ich eine Kopie des alten Dokument bräuchte, die man so lange bearbeiten kann, bis jemand es frei gibt. Erst dann soll eine Versionierung stattfinden. Das geht leider nicht mit der herkömlichen Versionierung wie Notes sie bietet. hab das gerade mal ausprobiert
Entweder man speichert das original Dokument mit den Änderungen oder als neue Version ab. Das muss aber sofort passieren. Man kann nicht einfach drinn herumschreiben. oder sehe ich das falsch

Das mit dem Agenten muss ich mal probieren   ich hoffe das dies eher für meine Zwecke geeignet ist

Ps: Ich bekomme es nicht hin, das mir das Dokument kopiert wird Kann zwar Dokument in DB kopieren wählen, aber was ist denn wenn sich der Pfad der Db ändert?

PPS: Man kann ja auch keine felder ändern mit der Versionskontrolle, was sehr wichtig ist  

[Rob Green]

hm...ich bin mir nicht sicher, aber die Versionskontrolle über das $VersionOPt Feld könnte doch passen...mal abchecken..

Du sagtest
"man soll in einer Kopie des Originals Änderungen machen und erst dann, wenn die Kopie freigegeben ist, eine Version aus der Kopie machen"...ok, zwar ist mE eine Kopie bereits in meinem Wording eine "Version", aber ok..

was bietet die Notes Versionskontrolle, was passen würde?

Das wäre die Option:
"5"   Neue Versionen werden zu Geschwisterdokumenten, wenn die Benutzer beim Speichern eines Dokuments "Datei - Als neue Version" speichern wählen.

oder auch

"6"   Neue Versionen werden beim Speichern automatisch zu Geschwisterdokumenten.

Dann soll das Doc freigegeben werden...ok...und dann eine Versiinierung stattfinden...abhängig von der Freigabe kannst Du dann im $VersionOpt Feld diese Werte einsetzen:

"1"   Neue Versionen werden zu Antworten, wenn die Benutzer beim Speichern eines Dokuments "Datei - Als neue Version speichern" wählen.
"2"   Neue Versionen werden beim Speichern automatisch zu Antworten.
"3"   Vorherige Versionen werden zu Antworten, wenn die Benutzer beim Speichern eines Dokuments "Datei - Als neue Version speichern" wählen.
"4"   Vorherige Versionen werden beim Speichern zu Antworten


Wenn nix versioniert werden soll beim Speichern, kann man solange das $VErsionOpt auf 0 setzen.


Du kannst  es statt der Berechnung des $VErsionOpt Wertes zur automatischen Versionssteuerung auch dem User überlasen, gemäß Help:

So erstellen Sie ein Auswahllistenfeld "$VersionOpt"
Verwenden Sie ein Auswahllistenfeld, wenn Sie möchten, daß Benutzer bei jedem Dokument, das sie erstellen, die Methode zur Versionskontrolle bestimmen können.
  1.   Erstellen Sie ein Feld namens $VersionOpt, und definieren Sie es als bearbeitbares Dialoglistenfeld.
Wählen Sie nicht die Optionen "Mehrfachwerte zulassen" und "Neue Werte zulassen".
  2.   Wählen Sie im Register "Steuerelement"  die Option "Auswahl eingeben (eine pro Zeile)".
  3.   Geben Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen ein:
Versionen nicht rückverfolgen | 0
Antwort erstellen bei Wahl von "Datei - Als neue Version speichern" | 1
Antwort automatisch erstellen | 2
In Hauptdokument umwandeln bei Wahl von "Datei - Als neue Version speichern" | 3
Automatisch in Hauptdokument umwandeln | 4
Zusätzliches Hauptdokument erstellen bei Wahl von "Datei - Als neue Version speichern" | 5
Zusätzliches Hauptdokument automatisch erstellen | 6

[Solaris]

Ist es eigentlich möglich die Option "Als neue Version speichern" unter Datei auch auf einen Button zu legen?

Deinen Vorschlag versuche ich gerade zu bewerkstelligen

[Rob Green]

lt. HELP

FileSaveNewVersion  

Speichert ein Dokument als neue Version.
Syntax
@Command( [FileSaveNewVersion] )
Verwendung
Ein Dokument muß im Bearbeitungsmodus geöffnet sein

[Solaris]

Wieso nur findest du alles sofort in der Hilfe   Ich schau da rein, wie ne Sau ins Uhrwerk  

[Rob Green]

*ahhhaahaha..göil...wie ne Sau ins Uhrwerk...genialer Spruch *

also, ist eigentlich ganz easy
a.) volltextindex drüber und SUCHE mit etwas Fantasie
b.) verwende gerne die Ansicht "Index"
c.) die HELP ist genial, das alleine bockt mich, drin nicht nur rüberzuhuschen, sondern richtig zu suchen

[Till_21]

c.) die HELP ist genial

dem kann ich mich nur anschliessen...
sie ist zwar auch nicht das non plus ultra, aber vergleich sie mal mit ähmmm... z.B. der msdn

und ich finde noch nicht einmal, dass phantasie gefragt ist...

schoenen gruss

[Solaris]

So, nochmal zurück zum thema:

Wie ändere ich nun noch die Felder "Autor" und "Leser". Diese Kopie darf ja auch nur ein bestimmter berechtigter Personenkreis sehen und bearbeiten  
In dem kopiedokument müssen also die Rollen geändrt werden, das nur die Rollen [Autor] und [Freigabe] etwas sehen.
Es sollen zum Schluss auch nur die Dokumente angezeigt werden, die die neuesten sind. Alles andere soll versteckt sein und nur für berechtigte User zugänglich sein bzw sollen sie zumindest nicht in der Ansicht erscheinen.

[Rob Green]

die Felder Autor und Leser kann man prinzipiell so nutzen:

Solange man im Doc 1 ist (sagen wir "Original") kann man mit $VersionOpt = 0 beliebige Werte speichern und diese werden im Originaldoc abgespeichert. Business as usual.

Sobald das $VersionOpt nicht 0 ist, wird beim Speichern (zB als "speichern neue version") das Original von Notes nicht mehr angefasst, egal was man im Original vorher noch an Feldwerten eingetragen hat. Die neuen Feldwerte spiegeln sich in der neuen Kopie wider.

Wenn man das einigermaßen verstanden hat, kann man dieses System aus Original, Kopie und Speicherort der neuen Wertänderungen für sich nutzen, seine Ziele zu erreichen.

So kann man beim Speichern in einem Befehlscode in den ersten Zeilen das Original anpassen (zB ein Flag, daß es in den Views nicht mehr auftauchen soll oder Autor/Leser anpassen) und in späteren Zeilen durch Umschalten auf $VersionOpt <> 0 (1...6) neue Werte dann nur noch in der Kopie eintragen (zB neue Autor/Leser) bzw. speichern.

[Solaris]

Hi, ein nuer tag und ich habe eine neue Frage

ich habe es nun so gemacht, wie du es vorgeschlagen hast. Habe ein "$VersionOpt"- Feld erstellt und einen Aktionsbutton, der folgende Formel enthält:

@Command([EditDocument];"1");@SetField("$VersionOpt";"6");@Command([FileSave]) ;@Command([FileCloseWindow])

Jedesmal, wenn man drauf klickt, kommt zusätzlich die Frage, ob man die Änderungen speichern möchte und dann werden 2 neue dokumente erstellt Natürlich auch wenn ich nein anklicke
Wenn ich die selbe prozedur bei einem so erstellten Dokument durchführe, dann klappt alles reibungslos.
Weiß jemand woran das liegt?

genauso kommt dies, wenn ich ein Dokument speichere, wenn ich den Feldwert von "$VersionOpt" ändere. Alles andere wird ohne nachfrage geändert, nur wenn dieser Wert geändert wird, dann kommt die Frage: "möchten sie die Änderungen speichern?"  

Code im Speichern Button:

@If($VersionOpt!=0;@Do(@Command( [EditDocument];"1");@SetField("$VersionOpt";"0"); @Command([FileSave]);@Command([FileCloseWindow]));@Do(@Command([FileSave]);@Command([FileCloseWindow])))