Mailarchive bereinigen?

[Heiko]

Hallo zusammen,

wir setzen eine über Ritchlinie gesteuerte Archivierung auf unseren Mail-DBs ein
(jedes Wochenende verschiebt der compact Dokumente älter 1 Jahr in eine Archiv-DB).

Da kommt im laufe der Jahre ganz schön was zusammen... (derzeit ca. 1,5TB)

Nun war meine Idee, z.B. über einen zeitgesteuerten Agenten die Archiv-DB zu "verkleinern" in dem Dokumente älter z.B. 5 Jahre gelöscht werden.
Jetzt bin ich leider nicht der große Entwickler, als dass ich den Agenten hinbekommen hätte.
Vielleicht gibt es ja auch eine andere (Notes-Nativ) Möglichkeit, die ich nicht kenne.

Was macht ihr mit euren "Langzeit"-Archiven?

Danke für die Rückmeldungen

Heiko

[ronka]

Tja, was kostet mittlerweile einen 18 TB Festplatte ?

Ich selber habe mir gerade ein neuen NAS geholt, und mit Docker auf den NAS einen Domino Server drauf gemacht, und dort meine Archive hingestellt.

Nas hat ausreichend platz, und damit keine problemen

Aufräumen ist Gut, aber aufwendig. Eine Tag oder Woche arbeitszeit kostet sicherlich genau so viel wie ein solches System kosten würde, und damit sind die Langzeit probleme zuerst mal weg.

Persönlich.. würde ich das wieder so machen, und das Aufräumen zur Günste eine größere Festplatte weichen lassen.

[Pfefferminz-T]

1,5 TB ist bei vielen Kunden ein normaler Durchschnitt für die produktiven Maildatenbanken :-)

Sehe ich wie Ronka, grössere Platte hin und die Archive da drauf. Ggf. sind ja auch Daten enthalten, die gesetzlich eine längere Aufbewahrungsfrist haben und es sollte doch dem User überlassen werden, welche Daten noch relevant sind. Da würde ich mir nicht anmaßen das als Admin zu entscheiden.

[CarstenH]

Um mal von der ökonomischen auf die technische Frage zurück zu kommen:

Nun war meine Idee, z.B. über einen zeitgesteuerten Agenten die Archiv-DB zu "verkleinern" in dem Dokumente älter z.B. 5 Jahre gelöscht werden.
...
Vielleicht gibt es ja auch eine andere (Notes-Nativ) Möglichkeit, die ich nicht kenne.

Es gibt mehrere native Möglichkeiten, mindestens eine Möglichkeit kennst und benutzt du bereits: compact -a

Auch Archive sind normale Datenbanken und können ebenfalls archiviert (oder Inhalte ohne Archivierung gelöscht) werden, man muss lediglich einmalig dort ein Archivprofil anlegen.
Im Archivprofil des Archivs kann man dann z.B. festlegen, dass Dokumente, die den Kriterien (z.B. 5 Jahre) entsprechen, einfach gelöscht werden sollen.
Allerdings lässt sich das nicht simpel mit Richtlinien bewerkstelligen, hier muss entweder der Besitzer selbst oder ein Admin oder ein Script 'ran.
Vorteil dieser Methode: feingliedrige Festlegung von Zeitpunkt, Inhalten und Ausnahmen (!), und die Löschung kann man parallel protokollieren lassen.

Bei einigen Log's mache ich das zum Beispiel so:
log.nsf >> archive\a_log.nsf (alles was älter 1 Monat ist) >> archive\a_a_log.nsf (was älter als 6 Monate ist) >> älter als 12-36 Monate bereinigen (endgültig löschen).

Eine andere, ebenfalls native Möglichkeit bietet das Prunen; einzustellen über die Replizierungsoptionen. Dort kann man im Platzsparer festlegen, dass Dokumente, die älter als x Tage sind, gelöscht werden sollen. Aber Vorsicht: im Gegensatz zum Archivprofil, das erst durch compact -a evaluiert wird, wirkt diese Einstellung SOFORT und ohne weitere Warnung sobald man OK drückt! Danach wird alle x/3 Tage geprüft, ob weitere Dokumente zum Prunen anstehen, dies erfolgt alleine durch das Zugreifen auf die betreffenden Datenbanken, separate Tasks muss man nicht starten (im Serverlog wird das als Bereinigen angezeigt).

Das Prunen ist eher die Holzhammer-Methode, das Löschen über Archivprofil + Compact die chirurgische Präzisionsmethode.

Weiterhin wichtig: Prunen erzeugt keine Deletion-Stubs (!), sobald die betreffenden Datenbanken auf mehreren Servern liegen muss man das in jeder Replik getrennt, aber mit gleichen Werten aktivieren. Compact -a arbeitet mit Deletion-Stubs und braucht daher nur auf einem Server zu laufen.

HTH
Carsten

[Heiko]

Ja, damit hatte ich schon gerechnet, dass Vorschläge zur "ökonomischen Lösung" kommen. Danke auch dafür.

@Carsten
Die Möglichkeit "über die Archiv-DB nochmals den Archiv-Prozess" laufen zu lassen gefällt mir auf den ersten Blick ganz gut.
Das schaue ich mir mal näher an. (darauf muss man auch erst mal kommen...)

Danke an alle für den Input.

[Norton]

Hallo zusammen,

ich würde mich hier gerne noch einmal kurz anhängen, da ich eine Frage habe, auf die ich in der Hilfe und Forensuche keine Antwort finde und unmittelbar zu diesem Thema passt.

Ich würde gerne die von Carsten angesprochene "Holzhammer-Methode" über der Platzsparer für die mittlerweile genehmigte Bereinigung unserer Mail-Archiv-Datenbanken durchführen. Leider finde ich keine Option, dies für viele Datenbanken gleichzeitig einzustellen. Ich hatte gehofft, dass ich dies über den Administrator für alle betroffenen Datenbanken in einem Verzeichnis gleichzeitig einstellen kann. Geht das und wenn ja, wie?

Vielen Dank schon einmal und viele Grüße
Thomas

[CarstenH]

Leider finde ich keine Option, dies für viele Datenbanken gleichzeitig einzustellen. Ich hatte gehofft, dass ich dies über den Administrator für alle betroffenen Datenbanken in einem Verzeichnis gleichzeitig einstellen kann.

Hallo Thomas,

die Replizierungsoptionen lassen sich leider nicht mit Bordmitteln auf mehrere Datenbanken gleichzeitig verteilen, wie man es von anderen Optionen her kennt. Macht aber insofern auch keinen Sinn, da die meisten vorhandenen Mechanismen immer nur auf Datenbanken eines Servers wirken - wir brauchen hier aber einen Prozess, der über alle Server läuft da das Prunen über das Cutoff-Datum in allen lebenden Repliken einzeln eingestellt werden muss da hierbei keine Löschungen (Deletion-Stubs) erzeugt werden die auf andere Server replizieren; hat man z.B. 3 Server muss das auch auf allen drei Servern gesetzt werden - ansonsten wandern alte Dokumente irgendwann möglicherweise wieder retour. Der AdminP wäre hierfür ideal - leider gibt es dafür keine (mir bekannten) vorgefertigten Anforderungen.

Wenn Geld in die Hand genommen werden darf: die Ytria Tools könnten hier helfen, die sollten das können.

Ich persönlich würde das vielleicht mit einem kleinen Agenten direkt im Domain Catalog lösen (catalog.nsf mit aktiviertem Domänenkatalog im Serverdokument aller Server der Domäne). Diese Stelle eignet sich da der Domänen-Katalog die einzige Systemdatenbank ist, die von Hause aus über eine Liste aller Datenbanken und Repliken aller Server der Domäne verfügt. Und: im Domänenkatalog steht auch die tagaktuelle Info für jede Datenbank, ob und wie der Parameter (RepRemoveInterval) derzeit gesetzt ist. 

Ein bis zwei angepasste Views (eine nach Pfaden und eine nach Replik-ID) die das aktuelle Intervall anzeigen und eine Markierung ermöglichen sowie der Agent der vielleicht zuerst das Intervall per Dialog oder Messagebox abfragt und dann setzt. Müsste man austesten - insbesondere falls das Timeout zuschlagen sollte, das man beim manuellen Setzen im Client schon kennt und damit der Agent abbricht bevor überhaupt mehrere DB's bearbeitet wurden.

HTH
Carsten

[Norton]

Hallo Carsten,

danke für deine Rückmeldung! Ich hatte so etwas bereits befürchtet. Dann wird es auf einen Agenten hinauslaufen.

Viele Grüße
Thomas