Abwesenheitsbenachrichtigungenauf Mail-in-Datenbanken

[MLe56]

Wir haben bei Kunden für bestimmte Bereiche häufig zentrale Mail-in-Datenbanken. Wenn ein User ein Mail aus dieser Datenbank an einen Empfänger schickt und dieser manuell antwortet, landet die Antwort wieder in der Mail-in-DB. Haben die Empfänger aber die Abwesenheitsfunktion aktiviert, landen die Mail meistens in der persönlichen Maildatenbank des Senders und nicht in der Mail-in-DB. Das passiert auch, wenn der Empfänger Notes/Domino im Einsatz hat.
Gibt es eine Lösung, dass auch Abwesenheitsmeldungen immer an die Mail-in-DB zugestellt werden.
Es wird Standardmailschablone 9.0.1 verwendet. Als Owner der Mail-in-DB ist ein User eingetragen, der den gleichen Namen wie die Mail-in-DB hat.

Matthias

[CarstenH]

Wenn man eine Mail-In (oder beliebige andere Nutzer-Mail-DB) mit dem Standardmailtemplate betreibt dann läuft das im sogenannten Vertreter-Modus sobald Eigentümer und tatsächlicher Nutzer sich unterscheiden. Hierbei wird dann strikt zwischen "Absender" (From) und "Versender" (Principal) unterschieden. Bei der MIME Konvertierung wird der Principal später in den Return-Path übernommen, der sonst den Absender beinhaltet.

Laut RFC 3834 sollen automatische Antworten (OOO, NDR ... ) immer an die im Return-Path angegebene Adresse gesendet werden.
Das ist unter anderem als Schutz vor Mail-Loops gedacht, wer also hier an den Schrauben dreht sollte wissen was er tut.
Damit gibt es mehrere Möglichkeiten um die automatischen Antworten an Absender statt den Versender zu schicken.

- Beibehaltung Standardmailtemplate aber Entfernung Principal/Return-Path am Server (z.B. iQ-Suite oder anderes Add-In);
- Wechsel vom Standardmailtemplate auf ein alternatives Mailtemplate, das den "Versender" gar nicht erst mitliefert oder diesen spooft (z.B. OpenNTF NotesTeamMailbox);

Das Ergebnis sieht, je nach verwendetem Mailtemplate, so aus wie im Screenshot:

HTH
Carsten

[MLe56]

Hallo Carsten, vielen Dank für die ausführliche Antwort. An die OpenNTF Mailbox habe ich auch schon gedacht, nur leider hat die noch das Design von Notes 7 und ist nicht webfähig. Vielleicht werde ich die Sendfunktion aus dieser Datenbank in das Standardmailtemplate einbauen.

Matthias

[CarstenH]

Das (nennen wir es mal "alternative") Design der OpenNTF Teammailbox hat Vor- und Nachteile, ja.
Da ich diese in diversen Umgebungen trotzdem einsetze mal einige der Vorteile:
- jeder sieht sofort, dass es nicht die "normale" Mailbox des Nutzers ist
- kleinere Anpassungen sind mit wenig Aufwand realisierbar
- einfache Multiuser-Signatur out of the Box (!)
- Textbausteine für häufige Phrasen und Antworten out of the Box (!)
- variables Autoreply (z.B. für Feiertage)
- variable Benachrichtigungsfunktion für's Team
- eingebautes Logging, falls mal Problerme auftreten

Dein Wunsch, die Senden-Funktion in ein modernes Layout einzubauen, kann ich nachvollziehen aber das wird nicht ohne Weiteres funktionieren.
Das Problem normaler Mailboxen mit dem Return-Path, wenn sich Absender und Versender unterscheiden, umgeht die OpenNTF TeamMailbox mit einem "Trick":
Die "Senden"-Funktion verwendet schlicht gar nicht @Mailsend oder das Script-Pendant und damit den Mailer-Daemon des Mail-Clients der den Return-Path setzt
sondern kopiert die fertige Mail einfach direkt in die mail.box des Servers, auf dem die gerade benutzte Teammailbox liegt.

Das löst zwar das eine (!) Return-Path Problem aber schafft etliche (!) neue Probleme:
- das Template funktioniert nicht mit lokalen Repliken, da der Mailer-Daemon diese überwacht und bei der Übertragung der mail.box-Inhalte den Return-Path wieder hinzufügt (Anti-Spoofing-Maßnahme)
- eine MIME-Konvertierung führt nun immer ein Server, nicht mehr variabel Server oder Client durch
- die lokale Kopie (Funktion "Speichern beim Senden") ist immer im RT-Format statt empfängerspezifisch RT/MIME

Und das sind nur die Dinge, die mir mal eben so einfallen.
So schick ein modernes Template auch aussieht, das Gesamtpaket der Teammailbox ist (ggf mit einigen Anpassungen) eigentlich unschlagbar.
Im Laufe der Jahre habe ich etliche Dinge bei "unseren" Versionen hinzugefügt aber das sprengt hier definitiv den Rahmen.

Am besten die Schritte mal parallel in Kurzform dokumentieren, wenn dir das Vorhaben gelingt gibt es sicher Interessenten.
Und im Problemfall kann man so ggf schneller sehen wo der Hund begraben liegt.

HTH
Carsten

[Giusi ZH]

Guten Tag
auf der HCL  Domino Idea Seite sind einige Beiträge mit Vorschlägen zu diesem Thema -

Bitte unbedingt diese Vorschläge unterstützen. Dann besteht auch die Chance dass HCL diese Feature in neuere Versionen einbaut

hier noch der Link zur HCL Domino Idea Seite https://domino-ideas.hcltechsw.com/

Hier ist mein Post: https://domino.ideas.aha.io/ideas/IDEA-I-48

Es gibt aber auch weitere Posts zum Thema Mail-In oder Team Mailbox.

Gruss

GP