Verständnisfrage zu Mail -> EML vs URL

[iukhdh]

Hallo liebes Forum,

ich hätte eine Verständnisfrage:

Wenn ich ein normales Mail per Drag & Drop auf den Desktop ablege, ist dies eine .EML Datei.

Nun habe ich aber in unserem Mailsystem Vorlagen für Krankmeldungen, d.h. es wird eine Mail mit Designelementen geöffnet, die auf einer Maske basieren. Wenn ich dieses Mail dann auf den Desktop lege, bekomme ich keine EML Datei, sondern eine URL Datei.

Ich habe schon eingestellt, dass die Maske in der Mail mit abgespeichert werden soll, aber keine Änderung.

Hintergrund der Frage:

In unserem DMS enaio können wir Mails per Drag & Drop ablegen. Das funktioniert bei Standard-Mails einwandfrei, aber bei den besagten Krankmeldungen leider nicht. Wenn nach der Ablage im DMS das Mail im Notes gelöscht wird, dann kommt beim Öffnen im DMS eine Fehlermeldung, da es sich ja nur um einen Link (URL) gehandelt hat und die Mail nun weg ist.

Kann mann aus Mails mit Designelementen keine EML Dateien erstellen, oder fehlt da irgendeine Einstellung, die ich nicht kenne?

Vielen Dank für eure Hilfe.

Thomas

[CarstenH]

Hallo Thomas,

TLDR: keine Chance auf Export bei selbstprogrammierten Masken. Workaround: als PDF drucken und die archivieren.

Langfassung:
Das Ablegen ("exportieren") als EML ist prinzipbedingt mit Einschränkungen verbunden. Das kommt nicht durch Notes sondern liegt am Format an sich.

Eine EML-Datei enthält nur bestimmte Daten der Mail, also Header wie subject, from etc und deren mögliche Inhalte, aber keine Informationen zur Darstellung oder Präsentation.
Die EML-Viewer wiederum (enaio, Notes, Outlook, ...) besitzen wiederum das (auf bestimmte Header begrenzte) Wissen zur Anzeige von EML-Daten aka E-Mails.

Damit kann ein Viewer nur die Daten anzeigen, die anhand der Programmierung des Viewers vorgegeben sind, also z.B. einen Betreff oder Absender.

In der Umkehrung kann ein Viewer nichts mit den Daten anfangen, wenn sie eben nicht in die vorgegebene Struktur passen. Mail-Clients (Notes) setzen das demzufolge so um, dass nur vordefinierte, darstellbare Formate überhaupt exportiert werden und andere lediglich als Link zu der Stelle, die eine korrekte Darstellung ermöglicht. Kriterien für den Client sind z.B. das Form-Feld (nur "Memo" oder "Reply" denn wenn es keine Mail ist kann man mit einer EML nichts anfangen, also kein Export), keine Entwürfe, Vorlagen, ungespeicherte Mails usw. 

Im Fall von enaio habe ich das bei einem Kunden so umgesetzt, dass beim Versuch zu archivieren anhand bestimmter Mail-Eigenschaften ein Hinweis bzw. eine Warnung kommt, dass die Mail nicht (oder nicht vollständig) archiviert werden kann. Als Alternative hilft hier nur, die Mail z.B. als PDF auszudrucken und ebenjene zu archivieren. Optional kann dann man das "Original" zusätzlich als DXL ablegen, das würde sich später allerdings auch nur mit einem Notesclient wieder öffnen lassen, vorausgesetzt, es gibt keine zusätzlich einschränkenden Maskeninhalte die später möglicherweise nicht mehr zur Verfügung stehen (Stichworte Verschlüsselung, dynamische Maskeninhalte die sich aus anderen Daten oder Dokumenten ergeben...). Das Problem mit proprietären Formaten (wie der DXL-Datei) ist weiterhin, dass hier eigentlich auch die dazu gehörende Anwendung mit archiviert werden muss weil nur die weiß, wie man ein Dokument mit der Maske "XYZ" überhaupt anzuzeigen hat.

HTH
Carsten

[Peter Klett]

... Ich habe schon eingestellt, dass die Maske in der Mail mit abgespeichert werden soll, ...

Hat nichts mit dem Thema zu tun, halte ich aber für sehr wichtig: Verwende nicht im Dokument gespeicherte Masken. Diese Masken haben in der (Empfänger-)Datenbank ihr eigenes Verhalten, das nicht weiter beeinflusst werden kann, sind dann gerne nutzlos bzw. störend. Noch viel wichtiger, solche Mails kann man wunderbar als Trojaner benutzen, bei denen nur noch die ECL den letzten Schutz vor der Ausführung darstellt. M.E. sollten generell Mails ohne Form-Feld systemseitig abgewiesen werden.

[iukhdh]

Hallo Carsten,

vielen Dank für die schnelle Antwort, sowas habe ich befürchtet.

Nun gut, die Lösung mit dem PDF-Druck ist eine gute Idee, so werden wir es lösen. Inzwischen habe ich die Maske so abgeändert, dass beim Betätigen des "Senden" Buttons eine neue Mail erstellt wird, in die die notwendigen Informationen einfach als Text eingefügt werden und auf den optischen Schnickschnack verzichtet wird. Diese Mails können wir dann ins enaio überführen.

Die alten gespeicherten Mails werden wir dann in einem Rutsch verPDFen und ablegen.

Bleibt gesund!

[iukhdh]

Hallo Peter,

vielen Dank für den Hinweis. Das war eh nur ein Test, standard ist das bei uns nicht.

Ich vermute, in deinem letzten Satz meintest Du, dass Mails MIT Formfeld abgewiesen werden sollten, oder?

[Peter Klett]

Nein, genau umgekehrt. Wenn in einem Dokument die Maske gespeichert ist, fehlt das Formfeld, denn sonst würde das Dokument ja mit der in Form definierten Maske (in Form steht der Name der Maske, die in der Datenbank vorhanden sein muss) geöffnet. Daher sollten alle Mails OHNE Formfeld abgewiesen werden

[iukhdh]

OK, verstanden. Denkfehler meinerseits.

Danke für die Erläuterung.