Synchronisation von Gruppen Dominoverzeichnis <-> Kontakte-DB

[Ottmar]

Hallo liebes Forum.

Ich stehe vor folgendem Problem:
Bei einem Kunden haben diverse Mitarbeiter die Option aktiviert, dass E-Mail-Adressen im Persönlichen Adressbuch unter 'letzte Kontakte' gespeichert werden. Sendet ein Anwender nun eine E-Mail an eine Gruppe, so wird diese ebenfalls unter 'letzte Kontakte' gespeichert.

Leider synchronisieren sich aber die Gruppen aus 'letzte Kontakte' nicht mit den Gruppen aus dem Dominoverzeichnis, so dass diverse Anwender immer wieder mit "veralteten" Gruppen arbeiten.

Fragen:
1. Gibt es eine Möglichkeit, z.B. über Richtlinien das Speichern von Gruppen unter 'letzte Kontakte' zu verhindern?
 
2. Gibt es eine einfache Möglichkeit, die fehlerhaften Gruppen in den persönlichen Adressbüchern zu identifizieren und zu löschen? Meine Idee wäre es, das mit einer programmierten Schaltfläche zu machen und die dann per Mail an die Anwender zu verteilen, aber vielleicht geht es ja auch einfacher?

[Micha B]

1. Gibt es eine Möglichkeit, z.B. über Richtlinien das Speichern von Gruppen unter 'letzte Kontakte' zu verhindern?

Meiner Meinung nach nein.
 
2. Gibt es eine einfache Möglichkeit, die fehlerhaften Gruppen in den persönlichen Adressbüchern zu identifizieren und zu löschen? Meine Idee wäre es, das mit einer programmierten Schaltfläche zu machen und die dann per Mail an die Anwender zu verteilen, aber vielleicht geht es ja auch einfacher?

Anhand was soll die Schaltfläche eine fehlerhafte Gruppe bzw. einen fehlerhaften Eintrag finden?

Vielleicht helfen ja folgende Dokumente bei der Suche nach einer Lösung:
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21397249
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21579800
https://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21415228

[PromITheus]

1. Gibt es eine Möglichkeit, z.B. über Richtlinien das Speichern von Gruppen unter 'letzte Kontakte' zu verhindern?

Nicht speziell für Gruppen. Allerdings kann das Hinzufügen zu Vorschlagliste generell über eine Richtlinie unterbunden werden.

Einmal benutzte Mailadressen nicht der Vorschlagliste hinzufügen:
Basics - Contacs - Do not automatically add names to recent
contacts view = Yes

[Jörg P.]

Moin,

Leider synchronisieren sich aber die Gruppen aus 'letzte Kontakte' nicht mit den Gruppen aus dem Dominoverzeichnis, so dass diverse Anwender immer wieder mit "veralteten" Gruppen arbeiten.

Was meinst du genau mit "veraltet"? Hat sich der Gruppenname geändert?
Falls sich das veraltet auf Mitglieder in den Gruppen bezieht, würde ich prüfen ob diese nicht doch irgendwo unter "Meine Kontakte" zu finden sind (Volltextsuche!). Unter "Letzte Kontakte" sind zwar auch Gruppen zu finden, aber soweit ich weiss sind hier keine Infos zu den Mitgliedern mit gespeichert.

Gruß
Jörg

[PromITheus]

Jörg guter Ansatz.

Die Benutzer können diese Gruppen in Ihrem persönlichem Adressbuch unter "Gruppen" finden (wer hätte das gedacht )

Dort kopieren Benutzer manchmal versehentlich Gruppen (mit den Mitgliedern) aus dem allgemeinen Adressbuch hinein.
Sobald sich die Gruppenzusammensetzung ändert, treten die Probleme auf, da ja die Gruppen aus dem persönlichen Adressbuch Vorrang haben.

Das tritt übrigens auch auf, wenn der Benutzer beim Mailen die Gruppe extra aus dem Unternehmensadressbuch auswählt.
Beim Senden der Mail schlägt Notes die Gruppe nämlich erneut nach. Findet es die Gruppe im persönlichen Adressbuch wird diese automatisch verwendet.

Der Bedienungsfehler mit Gruppen (und Personen) tritt auf, weil im Adressauswahldialog bei einer Mail, schnell mal der Button "Zu Kontakten hinzufügen" gedrückt wird (siehe Bild).

[ascabg]

Hallo,

Nur ganz grob gesagt.

Was deine Anwender in ihrem persönlichen Aderessbuch machen, steht in keinerlei Zusammenhang zum
Adressbuch der Domäne.
(auch wenn die Anwender Daten aus dem Adresbuch der Domäne kopieren)

Wenn du willst, dass hier ein "Abgleich" stattfindet, dann musst du dies selber programmieren.

Und das es zu Zustellfehlern kommen kann, wenn Adressen/Gruppen aus den "letzten Kontakten" verwendet
werden, ist keine Eigenart von Notes. Dies ist auch unter Outlook so.
(von wo aus dieses Feature in Notes "übernommen" wurde)


Andreas

[Ottmar]

Hallo liebes Forum,

vielen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen. Das Problem ist - so wie es aussieht - gelöst.
Gleich der erste Tipp von Micha B hat mir weitergeholfen. (der dritte Link mit den Hinweis auf Notes.ini Parameter DPABRemoveRule war Gold wert)

Die alten 'bösen' Gruppen wurden gelöscht mit einem einfachen, per E-Mail verteiltem Prgrammcode, ähnlich dem von Micha B gesendeten Tipp (Link 2)

Um zu verhindern, dass Gruppen aus dem Dominoverzeichnis unter 'letzte Kontakte' neu auftauchen, habe ich die Gruppen aus dem Dominoverzeichnis einer imaginären Fremddomäne zugeordnet (was zwar hemdsärmlig sein mag, aber zulässig ist, da die Gruppen nur intern verwendet werden). Mit dem entsprechenden Notes.ini Parameter
DPABRemoveRule=imaginäre Fremddomäne
scheinen die Gruppen jetzt tatsächlich nicht mehr unter letzte Kontakte gespeichert zu werden. Bislang läuft alles schmerzfrei. 

Anmerkung zu Zitat von Jörg P

Unter "Letzte Kontakte" sind zwar auch Gruppen zu finden, aber soweit ich weiss sind hier keine Infos zu den Mitgliedern mit gespeichert.

Dachte ich eigentlich auch, aber meine Beobachtung war eine andere. es gab unter 'Letzte Kontakte' mit Mitgliedern befüllte Gruppen, die Namensvettern im Dominoverzeichnis (mit anderen Mitgliedern) hatten.  Wie dem auch sei, Problem ist gelöst. Vielleicht werde ich mir diese Problematik später nochmal angucken.