Fax-Sendeprotokolleablage Datenbank

[Matze69]

Hallo,
Wir nutzen in unseren deutschlandweiten Filialen Multifunktionsdrucker zum Faxen über FAxserver.
Derzeit habe ich es so organisiert, das alle Faxvorschauen und Faxsendeprotokolle in eine Notes-Mail-In-Datenbank reinlaufen und dort je nach Regel in einen Ordner verschoben werden.
Diese Lösung ist nur suboptimal, da die Mitarbeiter in einer Vielzahl von Vorschauen und Sendeprotokollen ihres z.B. Nur nach Sendezeit finden.
Darüber hinaus ist es mit dieser Lösung nicht möglich, vertraulich zu faxen.

Als FAxServer nutzen wir ND Charon von BCC.
Kennt jemand eine Lösung, wie ich
A) vertraulich Faxen kann und
B) eine strukturierte Ablage der Faxprotokolle und -Vorschauen
Aufbauen kann?

Vielen Dank

[CarstenH]

Aus verschiedenen Organisationen, bei denen ich die letzten Jahre so unterwegs war, kenne ich unterschiedlichste Vorgehensweisen dazu. Ich habe auch schon etliche Fax- und UMS-Lösungen implementiert bzw. an Kundenwünsche angepasst.

Ohne die Dokumente (bzw. deren Zweck) zu kennen, die per Fax raus gehen sollen/müssen, ist es schwer konkrete Empfehlungen abzugeben.

Am gebräuchlichsten ist das persönliche Authentifizieren am Gerät, meist mit der ohnehin vorhandenen Zugangskarte des MA, alternativ auch bei älteren Geräten mit einem persönlichen Code. Damit ist jeder Scan/Fax direkt zuordnungsfähig und wird dementsprechend in persönliche Netzwerkordner bzw. an die eigene Mailadresse gesendet.

Wenn es nicht je Person funktioniert dann gäbe es die Alternative je Gerät/Filiale unterschiedliche Setups einzurichten sodass wenigstens hier eine Trennung möglich ist.

Vertrauliches Faxen könnte - wenn alle oben genannten Wege nicht funktionieren - jeder MA von seinem Arbeitsplatz ohne Multifunktionsgerät. In den meisten Fällen sind die Sachen, die gefaxt werden, ohnehin digital und müssen gar nicht erst gescannt werden.

Carsten