PDF-Rechnungen per Mail

[Michael Patzak]

Hallo,

wir möchten gerne unsere Rechnungen an unser Kunden per Mail verschicken. Die Rechnungen wird von unserem WWS auf der AS/400 erzeugt und wir möchten die Rechnungen im gesendet Korb eine Notes Benutzer aufbewahren.



Nach tagelangem googeln und diversen Tests (die mehr oder weniger erfolgreich waren) und die BCC ein Notlösung ist, kommt jetzt die konkrete Frage:

Ist es möglich, von der AS400 ein Mail zu schicken, und es dann im Notes User unter "Gesendet" bspw. abzulegen? Damit der User im Notes sieht, ob es von der AS400 aus weggeschickt wurde und erfolgreich war?

Wenn ja, wo stellt man das ein bzw. gibt es irgendwo ein Beispiel?

Ich wäre sehr dankbar für alle Tipps.

mfg

[atbits]

Schicke die Email doch einfach im BCC auch an den Notes-user.
Dann beim Notes-User eine Regel einrichten, die die Email in einem anderen Folder ablegt (Sent ist kein Folder, der geht also nicht)

[atbits]

Ganz nebenbei würde ich es aber nicht an einen personalisierten Notes-User schicken, sondern an eine extra dafür erstellte MailIn-DB

Grüße David

[Michael Patzak]

Moin,

das mit BCC kann aber nur eine Notlösung sein, Stichwort Aufbewahrungsplflicht GoBD. Es muss doch auch eine andere Lösung geben.

mfg

Michael

[atbits]

Wieso? Wo ist es nicht GoBD konform?
Eher noch besser. Ihr archivert die Rechnungen in einer Read-Only-DB.
Das ist deutlich mehr rechtskonform als im Mailfile des users.

Aber für eine Rechtsberatung wendest Du Dich vielleicht an einen Anwalt ... das kann ich nicht.

[Peter Klett]

Aufbewahrungspflicht und Maildatenbank eines Benutzers widerspricht sich aber, oder haben Eure User nur Leserechte auf ihre eigenen Maildatenbanken?

[Michael Patzak]

Nein, natürlich nicht. Deshalb gibt es einen eigenen Note Benutzer. Außerdem muss die Mail aufgehoben werden, da diese noch einen Text enthält.

Auzug aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 (Aktenzeichen V A 4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090):

 Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und
müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im
PDF Format oder eingescannte Papierbelege).

[atbits]

Eben - Mail-In-DB ...
... fettisch

[Peter Klett]

Welcher Prozess versendet denn die Mails? Ist das irgendetwas außerhalb von Notes auf der AS400, oder läuft Notes auf der AS400 und versendet die Mails?

Im zweiten Fall: Wie erfolgt der Versand der Mails? Ein Agent per Script? Der könnte ganz einfach die Mails in einer BELIEBIGEN Datenbank erstellen, dort speichern und dann versenden. Dazu brauchst Du kein BCC.

Falls etwas notesfremdes die Mails erstellt, was ist das?

[atbits]

Ich hatte verstanden, dass es ein AS400 Job ist ... aber kann mich auch täuschen.
Sonst wär es ja easy ...

[Michael Patzak]

Moin,

also es ist ein AS/400 Prozess der die Mail generiert (also Notes-Fremd) und es ist außerhalb von Notes. AS/400 versendet die Mails, aber über einen Notes Server, der läuft auf einer Windows Kiste.

Für mein Verständnis sollte es so sein, das der - Notes bekannte Absender (Z.B. Mail@domäne.de) - Benutzer auf der AS/400 eine Mail erstellt und sendet, diese muss in dem Ordner "gesendet" auch erscheinen.

Kein Problem macht das senden der, egal ob intern oder extern. Nur wir wissen nicht, wo die Mail - als gesendet - gespeichert wird, sie taucht nirgendwo auf uind das ist unser Problem.

Das nächste Problem ist, dass unser Chef vor einem Jahr den Support gekündigt hat ud wir nirgendwo nachfragen können, ohne gleich eine Kostenübernahmefax von IBM zu bekommen.

mfg


Michael

[atbits]

Die Email wird versendet und nirgendwo gespeichert (ausser ihr setzt journaling ein) ...
... warum sollte sie auch?

Ihr müßt sie wie bereits geschrieben per CC oder BCC an jemanden schicken.
Das ist keine Krücke ...

grüße david

[Peter Klett]

Also dann so, wie David schon geschrieben hat:

Sagt Eurem Prozess, dass er die Mail in BCC an eine feste Adresse senden soll. Für diese Adresse richtet Ihr in Notes eine Mail-In Datenbank ein (Mail-In-Datenbank-Dokument im Adressbuch, verweist auf eine Notes-Datenbank). Diese Mail-In-Datenbank muss keine Maildatenbank sein, es genügt da etwas ganz einfaches eigenes. Datenbank mit einer Ansicht und einer Maske, in der Ansicht definiert Ihr, wie die Dokumente angezeigt werden sollen. Einen separaten User dazu anzulegen braucht Ihr auch nicht.

Wer weiß, was er tut, hat das in einer halben Stunde erledigt, ist also kein Hexenwerk.

[Ralf_M_Petter]

Ich nehme mal nicht an, dass ihr nicht wirklich noch auf einer AS/400 unterwegs seit, denn auf der wäre es wirklich schwer. Aber wenn ihr nur einen halbwegs aktuellen Nachfahren der AS/400 habt, dann stellt sich eigentlich nur die Frage, ob ihr einen Programmierer dafür habt. Für einen IBM i Entwickler mit halbwegs aktuellen Fähigkeiten sollte es kein Problem sein, ein kleines Javaprogramm zu schreiben, dass über die Domino API die mail in die gesendet Ansicht des gewünschten Postfaches zu stellen. Bitte gib mal an, welche Fähigkeiten du auf dem IBM i hast, damit man abschätzen kann, was die beste Möglichkeit für dich ist. Eine Alternative wäre es auch noch einen Java Agenten in Domino zu erstellen, der über die IBM i API (Java Toolbox) die Dokumente vom IBM i abholt und in die Domino Datenbank setzt. Natürlich könnte man es auch in einem externen Programm realisieren. Falls du konkrete Hilfe bei einem Problem in diesem Bereich hast kann ich gerne helfen, da ich gute Kenntnisse in beiden Welten habe.
 

[Michael Patzak]

Ich bitte mir das nachzusehen ....Bei mir wird die schwarze Kiste immer AS/400 heißen. 

Im Ernst, wir haben zwei E4B im Einsatz und in eine 520. EineE4B und die 520 mit 7.1 (520 als Backup) und eine E4B mit 7.2. Auf der E4B mit 7.1 laufen unsere Hauptanwendungen.

Daneben sind noch mehrere 150er (V4R5) im Einsatz, die aber nur als Spooler (SAVE(*YES) für Materiallisten in Außenlägern fungieren. JAVA oder PHP wird es dann wohl werden, muß aber erst unseren internen Prozessen durchalufen (Kann dauern ).

Es soll ab Donnerstag laufen, also wird die BCC Lösung erst mal sein.

Vielen Dank für Antworten. Schönen Tag noch.

Gruß

Michael