Trotz Einträge in Leserfeldern Datensätze in Ansichten ausblenden

[tinchen222]

Hallo Notes Community,

seit zwei Tagen setze ich mich bereits mit einem Problem auseinander, zu dem ich bislang keine Lösung finden könnte. Ich hoffe, die Lösung ist wirklich keine einfache, so dass ich mich mit diesem Post nicht blamiere .

Wir haben eine Datenbank, bei der Mitarbeiter Urlaubsanträge einreichen können. Diese werden vom Abteilungsleiter freigegeben und im Personalwesen in das Warenwirtschaftssystem übernommen. Aus Datenschutzgründen soll jeder Mitarbeiter natürlich nur seine eigenen Anträge sehen, jeder Abteilungsleiter sowohl seine eigenen, als auch die von Mitarbeitern seiner Abteilung. Ich habe das ganze über Leserfelder realisiert. Beim Erfassen wird der Verfasser und der Abteilungsleiter eingetragen. Technisch betrachtet sind das zwei unterschiedliche Felder. Das funktioniert soweit auch alles.

Ich bin nun auf die Idee gekommen eine Ansicht "Meine Anträge" zu bauen, in der jeder Benutzer, egal ob Abteilungsleiter oder Mitarbeiter, NUR SEINE eigens eingereichten Anträge sieht. Das funktioniert bei Mitarbeitern, die sowieso nur ihre eigenen Anträge sehen dürfen, auch wunderbar. Die Abteilungsleiter haben jedoch das Problem, dass sie immer ihre eigenen Anträge UND die der Mitarbeiter aus der Abteilung sehen können. Man könnte nun sagen: OK, Pech gehabt, klar. Ich möchte trotzdem wissen, ob es eine Möglichkeit gibt zu verhindern, dass die Abteilungsleiter in dieser Ansicht auch die Anträge ihrer Mitarbeiter sehen können. Ich möchte also trotz dessen, dass eine Abteilungsleiter in einem Leserfeld gelistet ist, den entsprechenden Datensatz ausblenden, wenn er von einem seiner Mitarbeiter erfasst wurde und nicht von ihm selbst.

Meine Ansätze bislang:
1. @UserName => Vergleich des angemeldeten Benutzers mit dem Abteilungsleiterfeld => leider ist der Befehl in serverbasierten Ansichten nicht verwendbar
2. Rollen => Hier weiß ich nicht so recht weiter. Es gibt in der Datenbank eine Rolle, die "AL" heißt für die Abteilungsleiter.  Vielleicht gibt es hier einen Ansatz?
3. Private Ansichten => Soweit mir bekannt müsste dann jeder Anwender eine private Ansicht selbst erstellen (hier könnte man mit @UserName arbeiten)............das wird nix, denke ich, weil die meisten sich damit gar nicht erst auseinander setzen wollen...........da müsste ich als Admin dann wieder ran und bei geschätzten 100 Usern eine private Ansicht bauen.

Hat jemand dazu Vorschläge/Ideen?

Gruß

Tina

[Keydins]

Nutz den Ansichtentyp "Gemeinsam, privat bei Erstbenutzung", dann kannst du das Design der Ansicht festlegen und sobald der Benutzer die Ansicht öffnet, wird sie für ihn privat, somit keine manuelle "Arbeit" für den Endbenutzer.

Gruß Dirk

[Peter Klett]

Eine andere Alternative wäre eine eingebettete Ansicht mit Single Category

[pram]

Ich würde auch eine kategorisierte Ansicht empfehlen und diese in eine Maske/Page einbetten und nach @UserName filtern.

...dann kannst du das Design der Ansicht festlegen und sobald der Benutzer die Ansicht öffnet.

...dann UND NUR DANN kannst du das Design festlegen. Wurde die Ansicht einmal geöffnet, kannst du das Design nicht mehr so leicht verändern.

Gruß
Roland

[Andrew Harder]

Nach einem Löschen der - dann privaten - Ansicht, wird diese beim nächsten öffnen neu erstellt mit dem Deisgn das hierfür vorhanden ist.
Kann man also zentral dort das Design ändern und dann alle privaten Ansichten... ist bei größeren Userzahlen nicht schön.
Lesefelder machen bei vielen Usern auch keinen Spass. Jedes Dokument muss geprüft werden... Abteilungsleiter sehen Dokumente Ihrer Abteilung... schön ist was anderes.

Die Lösung von Peter bietet zwar keinen Sicherheitsaspekt, dies bieten die beiden anderen Lösungen aber auch nicht.
Dafür bietet diese Lösung genau das was Du möchtest, ohne die Nachteile der anderen Lösungen.

Mein Favorit daher: Embedded View mit Single Category!

[tinchen222]

Hallo zusammen,

erstmal Danke für die Vorschläge und Meinungen zu den verschiedenen Optionen, ich bin bereits fleißig dabei zu testen.

Ich habe derzeit eine Seite erstellt, in die ich eine Ansicht eingebettet habe. In der Ansichtsformel habe ich hinterlegt, dass der Autor des Dokuments mit dem @Username verglichen werden soll. Das sollte ja eigentlich reichen.

Nicht klar ist mir, was mit "Single Category" aus dem Vorschlag von Peter gemeint ist. Ich weiß, was eine Kategorie ist, aber was ist speziell mit "Single" gemeint?

Gruß

Tina

[koehlerbv]

http://www-12.lotus.com/ldd/doc/domino_notes/Rnext/help6_designer.nsf/f4b82fbb75e942a6852566ac0037f284/cf07de2aede754a485256c54004b795e?OpenDocument

[tinchen222]

Danke, Bernhard, die Infos in dem Link haben mir schon geholfen hinsichtlich der Erstellung einer Single Category (das kannte ich vorher wirklich noch nicht), allerdings war mir trotzdem nicht klar, warum ich denn eigentlich diese Kategorie brauche.

Per Zufall habe ich folgenden Artikel gefunden, den ich super fand, weil er ein konkretes Beispiel für den Einsatz der Single Category zeigt, der zudem meinem Problem sehr ähnlich ist:

http://dominopower.com/article/dynamic-view-filtering-in-notes/

Sehr schön fande ich auch, dass in diesem Artikel der Vorteil der Single Category gegenüber der reinen Nutzung von Leserfeldern beschrieben wird: Nutzt man ausschließlich die Leserfelder muss Notes unter Umständen sehr, sehr viele Dokumente "durcheiern", was performancetechnisch natürlich nicht so toll ist. Bei der Nutzung der Single Category kann Notes durch die Kategorie schneller durch die Datensätze gehen und nur die Datensätze anzeigen, die sich unterhalb der Kategorie befinden.

Ich habe das ganze nun eingerichtet und getestet: Funktioniert einwandfrei  .

Also Lösung in Kurzfassung: Ansicht erstellen, erste Spalte als Kategorie einrichten, der Spalte das gewünscht Feld zuordnen (in meinem Fall den Namen des Autors), das ganze als eingebettete Ansicht in eine Seite einbinden und im Designer unter den Objekten bei "Einzelne Kategorie anzeigen", eine Formel hinterlegen (in meinem Fall: @Author;@Name([CN];@UserName). Das war´s.

Schönen Dank an alle.

Gruß

Tina

[Peter Klett]

Nur zur Abgrenzung: Wenn Du Dokumente vor unberechtigtem Lesezugriff schützen MUSST, kommst Du an Leserfeldern nicht vorbei. Die eingebettete Ansicht hilft nur bei der Bereitstellung/Selektion von Dokumenten.

Jeder User kann mit STR+SHIFT und Ansicht Gehe zu die verborgene eingebettete Ansicht öffnen und darin ALLE Dokumente sehen, wenn die kein Leserfeld beinhalten.

Leserfelder sind Zugriffsschutz, die eingebettete Ansicht ist Bedienerführung, aber kein Schutz.

[tinchen222]

Das ist eine gute Ergänzung zu der Thematik, aber ich habe die Leserfelder auch nicht entfernt, weil ich sie ja in anderen Ansichten sowiso brauche.

Trotzdem danke für diesen Hinweis, somit wird die Abgrenzung anderen Lesern sicherlich auch nochmal besser klar.

Ich würde das Thema nun abschließen.

Gruß

Tina

[koehlerbv]

Danke, Bernhard, die Infos in dem Link haben mir schon geholfen hinsichtlich der Erstellung einer Single Category (das kannte ich vorher wirklich noch nicht), allerdings war mir trotzdem nicht klar, warum ich denn eigentlich diese Kategorie brauche.

Per Zufall habe ich folgenden Artikel gefunden, den ich super fand, weil er ein konkretes Beispiel für den Einsatz der Single Category zeigt, der zudem meinem Problem sehr ähnlich ist:

So war's auch gedacht  Schön, dass Du das dann gleich gefunden hast.

Bernhard