Speicherort für Email-Anhänge festhalten

[Andreasz]

Hallo,
gibt es unter LN 8.5.3 eine Möglichkeit, den Speicherort für einen weggespeicherten und gelöschten Mailanhang in der Mail festzuhalten?
In der Mail wird beim Löschen der folgende Text 'Anhang "xxx.pdf" gelöscht von name' vermerkt.

Oder weche Möglichkeit gibt es, festzuhalten, wo ein Anhang ausserhalb LN abgelegt wurde.
Ziel ist es, LN von den grossen Anhängen zu befreien, aber einen Hinweis auf den Speicherort des Anhangs in der Mail zu behalten.

Schönen Gruss

[Pfefferminz-T]

Schaut euch mal DAOS an. Wurde genau dazu entwickelt.

[Andreasz]

Schon mal ein Ansatz - Dankeschön Pfefferminz-T.

Schaut euch mal DAOS an. Wurde genau dazu entwickelt.

Aber es bleiben die vielen grossen einmaligen Anhänge, die den Mailspeicher unserer LN Benutzer mehr und mehr anschwellen lassen.
Löschen wäre natürlich die effektivste Lösung, aber wenn der Anhang noch benötigt wird und LN nicht immer mehr Speicher verwalten soll - da wäre der Hinweis auf den Speicherort sehr wertvoll.

[rambrand]

Hi Andreas,

ich verstehe das richtig, Du willst dass Mailanhänge aus der Mail entfernt, aufs Filesystem gespeichert und in der Mail soll dann ein Hinweis eingefügt werden, wo der Anhang abgelegt wurde.
Von Haus aus geht das nicht. Ich kenne jetzt auch kein Tool, dass das kann. Vielleicht jemand anderes.

Aber das sieht mir nach einer eigenen Lösung aus.
Hast Du einen Entwickler an der Hand? Oder kannst Du selbst entwickeln? Ich würde mir dann nämlich folgendes vorstellen.
Ihr erstellt einen Agenten, der bei Maileingang die Attachments aus der Mail zieht und dann ins Filesystem speichert. Den Pfad inkl. Dateinamen dann als Hyperlink in der Mail hinterlegen.
Der Agent muss dann halt einen eindeutigen Pfad generieren, z.B. LW:\Username\UID der Mail\Dateiname
Die Freigabe muss von allen Benutzern her erreichbar sein und auch von jeder Lokation. Und ihr müsst euch Gedanken machen, wie ihr das mit dem Datenschutz hinbekommt.

Ist das so wie Du es Dir vorstellst?

Bye,
Markus

[Pfefferminz-T]

Und damit baut ihr euch
- ein schönes Datengrab auf dem Filesystem auf (Mails, die Anhänge enthalten haben, werden vielleich auch mal gelöscht)
- mit Redundanz (eine Mail mit Attachment an x Nutzer wird bei x Nutzern auch das Attachment ins Filesystem gespeichert)
- ohne funktionierendes Restore (wenn eine Mail wiederhergestellt wird sollte auch der entsprechende Anhang wieder hergestellt werden)

DAOS umgeht alle diese Nachteile und ob Du den Anhang einmal im Filesystem auf dem Fileserver oder als NLO-Datei speicherst, ist für die Gesamtbetrachtung des belegten Speichersystems "Jacke wie Hose".

Gruß,
Thorsten

[rambrand]

Hi Thorsten,

meine Ausführung sollte nicht aussagen, dass ich das für sinnhaftig halte 

Bye,
Markus

[Andreasz]

Dankeschön für die Antworten.

So passend ich die Idee von Markus finde, so recht hat Thorsten mit seinen Einwänden  

Wir müssen das mal intern bewerten.

[Pfefferminz-T]

@Markus: Oki

[ernst]

In http://atnotes.de/index.php/topic,58067.0.html habe ich einen aus dem IBM-Lotus-Notes/Domino-8.5-Forum stammenden Agenten in leicht modifizierter Form gepostet, der Anhänge nicht nur löst und entfernt, sondern jeden Anhang durch einen Link ersetzt, über den man ihn wieder direkt öffnen kann.

Ein solcher Agent bietet Anwendern die Möglichkeit, ihre Mailboxen erheblich zu verkleinern; damit ist er grundsätzlich positiv zu sehen. Anwender müssen jedoch wissen, daß sie nach dem Lösen der Anhänge selbst für deren Sicherung verantwortlich sind. Administratoren müssen sich bewußt sein, daß man mit einer solchen Lösung möglichweise das Speicherproblem nur vom Mail-System zum File-Server-System verlagert, und auch die von Pfefferminz-T aufgezählten Nachteile sind zu bedenken.

Die grundsätzliche Frage ist: Warum sollen die Maildateien verkleinert werden?
- wenn es darum geht, den Server zu entlasten, heißt die Lösung DAOS (und Mail-Server mit möglichst vielen Maildateien, damit DAOS eine hohe deduplizierende Wirkung hat)
- wenn es darum geht, daß die lokalen Repliken zu groß werden, ist eine mögliche Lösung der hier diskutierte (und ins Mail-Template integrierte) Agent. Eine andere Lösung könnte eine Archivierung älterer Mails per Policy auf einen Archiv-Server sein. Lokale Archivierung ist meiner Erfahrung nach für jeden Administrator eher ein Alptraum als eine gute Lösung, weil das Problem auf die Endanwender verlagert wird.
- wenn es um die von Endanwendern zu bezahlenden (internen) Kosten geht (d.h. große Mailboxen kosten viel mehr als kleine), sollte man auch nach Wegen suchen, diese Kosten grundsätzlich zu verringern. Sonst gerät man schnell in die Diskussion, daß Cloud-basierte Mail-Systeme ja viel billiger als Notes seien (obwohl diese dem hoch flexiblen und anpassbaren Notes-System, das weit über Mail hinausgeht, kaum vergleichbar sind).

IBM selbst hat mit Notes 8.5 eine wichtige Funktion zum Platzsparen in das Mail-Template eingebaut: Die Voreinstellung für "Antwort" ist jetzt "mit Protokoll (ohne Anhänge)" (und nicht mehr "mit Protokoll und Anhängen" wie noch in Notes 8.0).