Datenbankgröße erreicht - Datenbank aufteilen

[Schnulli]

Hallo Ihr Lieben,

ich hoffe es geht Euch gut in diesen seltsamen Zeiten.

Eine unserer Datenbanken ist "voll gelaufen". Es hilft auch kein Komprimieren mehr. Nun möchten wir die Datenbank "aufteilen", durch Kopie der Struktur und ACL und dann das "verschieben" von Dokumenten.
Gewünschtes Ergebnis:
Datenbank "alt" (Dokumente bis 2015) - nur noch Lesezugriff
Datenbank "neu" (Dokumente ab 2016) - normaler Zugriff

Nun meine Frage:
Geht das einfach mit Markieren und Kopieren der Datensätze? Ist es besser die "alten" Dokumente in die neue Datenbank zu verschieben, damit der Datenbanks-name für die neueren Dokumente gleichbleiben kann? Oder habt Ihr ganz andere Vorschläge?

Wäre für einen Tipp sehr dankbar.

Viele sonnige Grüße
Iris

[Ralf_B]

Hallo Iris, ja das sind seltsame Zeiten aber zum Glück keine langweiligen.   

Also, die Idee ist ja ganz OK aber, wenn Du manuell Dokumente kopierst gehen oft nur 1500 auf einmal.
Ich erstelle ein Archive oft so, indem ich die Dokumente per Lotus Script move, dann bleiben wenigstens die Zeitstempel.
Ev. auch selektive Replik erstellen und diese als Archiv nutzen.

Das kommt aber immer auf viele Faktoren an:
Komplexität ; Dokumentanzahl ; Benutzeranzahl ; Dokumenten Echtheit .... und vieles mehr.
Eine generelle Antwort ist hier so nicht möglich, meine Erfahrung.

Sonnige Grüße zurück.
Ralf

[Schnulli]

Hi Ralf,

stimmt, die Zeitstempel gehen verloren, daran habe ich nicht gedacht.

Da wir in den Dokumenten aber eigene "Formular"-Datum-Felder haben, wäre das zumindest nicht weiter schlimm.

Das Einzel-Kopieren ist zwar mühseliger, aber so bin ich mir sicher, dass ich auch die richtigen Dokumente "verschiebe".

Aber falls mir das doch zuviel wird und ich mich leider mit Lotus-Script nicht so gut auskenne, würdest Du mir Deinen Code verraten?

Viele Grüße
Iris

[Tode]

Kopieren ist problematisch, weil dadurch neue Universal- IDs generiert werden und ggf. Verknüpfungen flöten gehen (bei Kalendereinträgen, Antworthierarchien o.ä.). Deshalb würde ich auch mit einer Selektiven Replik arbeiten und dann ggf. im Nachhinein die ReplikID der Replik ändern...

Ohne entsprechende Tools ist das aber immer recht mühsam. Ich verwende zu diesem Zweck entweder ScanEZ von Ytria (sehr zu empfehlen), oder aber meine eigene Toolbar, die ich zu diesem Zweck für die eigene Benutzung entwickelt habe... Habe hier schon länger keine Version hochgeladen, deshalb nun mal unter Tools eine aktuelle Version. Für diesen Zweck kann man die Funktion "Datenbanken synchronisieren" (kann auch Ordner beachten) oder die einfachere "Dokumente kopieren" verwenden...

[Schnulli]

Moin zusammen,

vielen Dank für die hilfreichen Tipps.

Die Idee mit der selektiven Replik finde ich super. Und auch vielen Dank für die Tool-Sammlung.

  Kann ich die Replik auch einfach über die "Kachel" auslösen? Wenn ich auf "neue Replik" gehe und dann bei "Space Savers" nur bestimmte Daten (nach Formel oder nach Ordner) auswähle? Das wäre für mich scriptophobe Spezies das einfachste ..... ;-)

Zur Info: es sind "nur" Dokumente, Formulare, die über Mutter-Tochter-Beziehung verknüpft sind. Keine emails, Kalendereinträge oder so etwas. (Obwohl Mutter-Tochter-Beziehungen ja auch kritisch sein können ..... was soll's, ist eh bald Muttertag! 

Viele Grüße
Iris