Über Kategorien geht das bestimmt auch irgendwie, aber Du musst dann natürlich auch zum Öffnen des ersten Dokuments eine Kategorie öffnen. Und wehe, es ändert sich im oberen Bereich etwas, dann müssen diese Änderungen in die darunter liegenden Dokumente transportiert werden, sonst passt nichts mehr zusammen.
Antwortdokumente haben gerade in Deinem Fall ihren Sinn. Du solltest Aktenzeichen und Ersteller in die Antwortzeile mit aufnehmen (und auch beim Hauptdokument in die eine Spalte nehmen, um eine einheitliche Struktur zu haben), dann stehen die zwar nicht so schön untereinander, wie in einer Spalte, aber die Information ist da.