Oout of Office Nachricht

[Sutpen]

Hallo zusammen,

ich habe mal eine Fragt bzgl. einer best practise oder wie ihr sowas generell handhabt.

Bei uns ist jemand aus dem Unternehmen ausgetreten. Aus rechtlicher Sicht und Datenschutz Gründen muss ich diese Maildatenbank und Emailadresse nun umgehend löschen. Leider soll diese Maildatenbank und Mailadresse weiter bestehen.
Wenn ich nun die Abwesenheitsagenten aktiviere und da drein schreibe das die Person das Unternehmen verlassen hat, wäre dies akzeptabel. Leider stört hier ein kleiner Schönheitsfehler, es muss ein Rückkehrdatum eingegeben werden und dieses erscheint ja sinnvoller Weise auch in der Mail.
Kann ich dies im Template simple entfernen oder gibt es eine schnelle einfache andere Lösung.

Danke für eure Infos im vorraus

René

[NLA]

Hallo René.

An deiner Stelle würde ich die MailDB nicht löschen (10 Jahre Aufbewahrungspflicht meines Wissens) und auf den Abwesenheitsagenten verzichten.

Lege einfach eine Mail In Datenbankzuweisung an (3ter Punkt im Adressbuch nach "Personen" und "Gruppen") mit alter Internetadresse, aber gib als Filename z.B. die MailDB des neuen Mitarbeiters an, der die Stelle übernimmt "mail\neuerMitarbeiter.nsf". Somit landen künftige Mails beim neuen Mitarbeiter, der diese dann bearbeiten kann oder ggf. einfach nur Informiert, das XY ausgeschieden ist.

Die MailDb des ausgeschiedenen Users legst in nen Ordner z.B. namens MailArchiv, in die man jederzeit reinschaun kann, falls sich irgendwer auf alte Mails aus dem Account bezieht.

Nur so ne Idee.

Mike

[WildVirus]

Hallo Mike,

wenn schon Aufbewahrung, dann aber unveränderlich ! Sonst bringt das ganze nichts !

Meine 5 ct.

Zum grundsätzlichen Thema - wir löschen nach Ausscheiden, ohne Aktivierung eines dauerhaften OOO-Service.

Wurde mal genau (evtl. zusammen mit Personalern / Datenschützern / Personal-/Betriebsrat), warum das so sein soll und ob das nur der Wunsch eines einzelnen ist ?

CU,
Axel

[Axel]

In der Regel ist es bei uns so, dass der ausscheidende User uns eine Einverständniserklärung unterschreibt. In der ist dann geregelt, was mit der Mail-Adresse geschieht. entweder wird sie sofort gelöscht (die Mail-DB wird auf CD/DVD gebrannt und im tresor aufbewahrt) oder der User bestimmt einen Vertreter und die Dauer wie lange die Adresse nach dem Ausscheiden noch bestehen soll. Danach wird sie gelöscht.

In seltene Fällen richten wird einen Agent ein, der auf eingehende Mails automatisch antwortet. In der Antwort steht dann: "Herr/Frau xy hat das Unternehmen verlassen. Bitte wenden Sie sich an..... "

Axel 

[eknori]

Ich habe es bei meinem vorherigen AG so gehandhabt:

1. MailDb archiviert ( CD, Band, unveränderlich )
2. Kopie der Db auf separatem Server erstellt und der Vertretung ( sofern bekannt ) Rechte auf die DB eingeräumt.
3. Regel in Ironport erstellt, die über das Ausscheiden des Users informiert und alle eingehenden mails an die Vertretung leitet.
4. User gelöscht, incl aller Repliken der DB

Das Ganze über die Ironport zu machen ist zwar administrativer Overhead; ich schleppe aber keine namensleichen mehr irgendwo im NotesSystem mit.

[Sutpen]

Danke für eure zahlreichen Informationen.

Normalerweise wird bei uns auch direkt der User gelöscht und die Datenbank dann archiviert. Leider gibt es ja immer einzelne spezielle Ausnahmen die gemacht werden sollen.

Das Ganze Thema, besonders das Aktuelle, wurde schon mit dem ganzen Kreis (BR, Personalabteilung, Datenschützern, etc) besprochen. Das Ergebnis war, Datenbank und Adresse soll bestehen bleiben, aber aufgrund des Datenschutz (besonders für die Absender der Mails) soll eine Info bzgl. Austritt erzeugt werden.


René