Länger abwesender User, verhindert das Postfach überläuft

[giochips]

Hallo zusammen,

wie ist eigentlich die korrekte Vorgehensweise, wenn ein User z.B. in Erziehungsurlaub geht und ich während seiner Abwesenheit verhindern will, dass Mails in sein Postfach zugestellt werden. War es früher (Notes 6 und eventuell Notes 7) nicht einfach damit getan, dass man diesen User aus der Gruppe "Notes-User" entfernt hat??
Mir ist allerdings bei einigen aufgefallen dass weiterhin fleißig Mails zugestellt werden, wenn der User in anderen Gruppen noch vorhanden ist. Muß ich ihn aus allen Gruppen rausnehmen?

Danke für eure Hilfe!!
Gruß
Marco

[klaussal]

Ich glaube, das einzige was hilft, ist die Groesse der DB gaaanz klein zu machen.

[Axel]

War es früher (Notes 6 und eventuell Notes 7) nicht einfach damit getan, dass man diesen User aus der Gruppe "Notes-User" entfernt hat??

So weit ich mich erinnern kann, nein. Ihn aus Gruppen zu entfernen hat keinen generellen Einfluss auf die Zustellung von Mails.

Die korrekte Vorgehensweise gibt es nicht. Das kommt auf die Organisation des Unternehmens an. Eine Lösung könnte eine festeingetragene Umleitung der Mails an die Vertretungsperson sein. Aber..., dass darf ohne die vorherige Zustimmung des entsprechenden Users nicht gemacht werden.

Ich glaube, das einzige was hilft, ist die Groesse der DB gaaanz klein zu machen.

Was meinst du damit? Quotas? Wenn ja, dann bringt das auch nichts. Selbst wenn die Größenbeschränkung der Mail-DB überschritten wird, Mails werden weiterhin zugestellt.

Axel
 

[klaussal]

Mails werden weiterhin zugestellt.

Kommt da nicht eine Unzustellbarkeits-Nachricht ? (quota exceeded?)

[giochips]

Danke für die schnellen Antworten!!

Irgendwie dachte ich wenn ein User nicht in der Gruppe "Notes-User" drin ist, dann könne er keine Mails erhalten. Vllt hab ich auch nur nie darauf geachtet wie groß die Mailboxen werden!! 

Klar... das Entfernen aus den Gruppe bewirkt natürlich nur dass der User keine Mails mehr erhält, die an die Gruppen gerichtet sind. Aber damit ist auch schon das Groh erschlagen. Die an die pers. Mailadresse gerichteten Mails sind minimal. Sooo groß sind wir nicht, dass nicht fast jeder wüßte wenn jemand in Erziehungsurlaub geht.

Ich werd also einfach in Zukunft für die betroffenen User einfach alle Gruppenzugehörigkeiten löschen.

Gruß
Marco

[Axel]

Mails werden weiterhin zugestellt.

Kommt da nicht eine Unzustellbarkeits-Nachricht ? (quota exceeded?)

Nein. Der Server stellt die Mail weiter klaglos zu.

Axel

[klaussal]

@Axel,

Da habe ich hier aber schon was anderes gesehen/erlebt.

Bei manchen Usern dürfen wir dauernd die Mail-DB grösser machen, damit Mails wieder
reinkommen.

[elektron]

Hallo,

das hängt von der Konfiguration des Dominoservers ab:

Messaging Settings - Restriction and Controls - Delivery Controls.


Gruss
Toralf

[Axel]

Hmm, wieder was gelernt.  Die Optionen kannte ich bis heute nicht.

Danke für den Hinweis.

Axel

[Marlin]

Hallo,

warum machs du keine MAILRULE 
nur gehen die mails dann verloren !



Gruss MarLin

[giochips]

Auch ne Idee!! Vielen Dank!

Marco

[Driri]

Mit dem Löschen der Mails wäre ich aber vorsichtig. Das könnte ggf. rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Neben Umleitung der Mails, Ablehnen bei Quota-Überschreitung, etc. könnte man auch einfach aus dem Personendokument den Eintrag für die Mail-DB entfernen. Dann kann der Server die Mail nicht mehr zustellen. Dabei sollte man aber auf jeden Fall dafür sorgen, daß die Mails dann nicht auf ewig als Dead Mails in der mail.box hängenbleiben. Sonst läuft die nämlich voll 

[werner16]

Hi,

z.T. löschen wir die (länger) fehlenden Personen und legen für die Vertretung
einen Mailalias an. Gerade bei Erziehungsurlaub können da einige Monat Fehlzeit
zusammenkommen. Da wird die Person lieber wieder neu angelegt, auch da diese
nicht unbedingt wieder in der selben Abteilung anfängt.

Bei kurzfristigeren Fehlzeiten (ein paar Wochen) wird mit Einverständnis der betroffenen
Person eine Mailumleitung zur Vertretung angelegt.

Gruß,
Werner

[schroederk]

Möchte man tatsächlich darauf verzichten, dass die eMail-Adresse weiterhin errreichbar ist, dann einfach aus dem Personendokument die eMail-Adresse entfernen oder ändern.
Meiner Meinung nach ist es aber sehr sinnvoll, wenn eMails weiterhin zugestellt werden können.
Bei uns wird das schlicht und einfach mit einer Vertreterregelung gelöst. Die Person, die während des Erziehungsurlaubs die Aufgaben übernimmt, ist auch verantwortlich für die eingehenden Mails.
Möchte man darauf verzichten, dass die eMails logisch voneinander getrennt bleiben, dann im Personendokument der abwesenden Person die eMail-Adresse entfernen und bei der Vertretung als Alias hinzufügen.

[Wolfgang]

Möchte man darauf verzichten, dass die eMails logisch voneinander getrennt bleiben, dann im Personendokument der abwesenden Person die eMail-Adresse entfernen und bei der Vertretung als Alias hinzufügen.

... um das zu erreichen, kann man auch bei der abwesenden Person eine Weiterleitungsadresse eintragen. Dann muss man nur an einer Stelle ändern.

Gruß
Wolfgang

[giochips]

Bewirkt das Angeben einer Weiterleitungsadresse bei einem User, dass an sein eigenes Postfach nichts zugestellt wird? Oder muß ich seine eigene Mailadresse noch aus dem Personendokument löschen?

Gruß
Marco

[Driri]

Die Weiterleitung ist hart, d.h. der Router stellt eine Mail gar nicht erst in die Maildatenbank des eigentlichen Empfängers, sondern schickt diese direkt an die Weiterleitungsadresse.

[giochips]

@Ingo: Vielen Dank für die Info

Gruß
Marco