Öffentliche Ordner

[oksenator]

Ich weiß nicht ob das eher ein Admin oder ein Design Thema ist, ich poste es mal hier.

Wir haben eine Firma übernommen die bis dato immer mit Outlook gearbeitet hat. Bei einem Feature von Outlook fällt uns keine Idee ein, wie wir das darstellen solle, die "öffentlichen Order" (Public Folders). So wie man mir das erklärt hat (ich kenn Outlook nicht) kann wohl jeder Outlook User diese Ordner seiner Mail hinzufügen, Mails darin ablegen, suchen und auch aus dem Ordner heraus senden und antworten, alles als wäre es ein eigener Ordner in Notes.

Mit einer Teammailbox kommen wir nicht weiter, weil gewisse Personen aus dem Kreis vertrauliche Mails bekommen, die nicht jeder sehen soll. Mit zwei Datenbanken wollen die Kollegen nicht arbeiten, weil man dann Mails hin und herkopieren muß. Suchen über alle öffentlichen Dokumente muß möglich sein.

Dann haben wir das hier gefunden,
http://www.tecchannel.de/server/lotus/471415/domino_als_imap_server_basiskonfiguration/index4.html
Dazu gibt es auch einen Eintrag im Admin-Handbuch. Aber ich habe das Gefühl das ganze gilt nur für IMAP-Clients und nicht für Notes-Clients.

Hat irgend jemand eine Idee wie man das lösen kann. Danke
Oliver

[m3]

http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg246955.html
http://www.binarytree.com/Products/Migrate/CMT-for-Public-Folders.aspx

[oksenator]

Zum Glück muß ich nciht Migrieren und Altlasten übernehmen, ich möchte "bloß" eine Funktion wie die "Public Folders" zur Verfügung stellen. Die Tools gehen alle davon aus, das man schon welche hat. Ausserdem machen die auch extra Datenbanken draus, was wir nicht wollen.
Danke
Oliver

[m3]

"Shared Folder" gibt es in Domino nicht, extra Datenbanken/Quickr/Connections/Sharepoint/... willst Du Dir nicht anlegen.
Was stellst Du Dir vor, was es noch für Optionen geben soll?

[oksenator]

Tja, keine Ahnung, alles was ich mir vorstellen konnte funktioniert nicht oder gefällt nicht. Deshalb habe ich gedacht, evtl. hat jemand da noch andere Ideen.
Was mich halt wundert, ist das dieses (teilweise durchaus sinnvolle) Feature in der Noteswelt scheinbar überhaupt nicht benötigt wird. Da aber in Firmen die Notes benutzten die Anforderungen ja durchaus ähnlich sind zu Exchange-Firmen, frage ich mich, was machen die anderen, wenn sie so eine Anforderung haben. Evtl. hab ich Pech und muß den Kollegen sag "Friß oder stirb", gibts nicht.

[Micha B]

Mit einer Teammailbox kommen wir nicht weiter, weil gewisse Personen aus dem Kreis vertrauliche Mails bekommen, die nicht jeder sehen soll.

Öffentliche Ordner in Outlook sind genauso die ungünstigste Möglichkeit, nicht für alle gedachte Mails abzulegen. Dafür hat Outlook Ordner oder separate *.pst Dateien. Öffentliche Ordner sind mit Teammailboxen vergleichbar, werden halt nur mit einer anderen Struktur in Outlook angezeigt. Wenn ihr Notes 8.5.x einsetzt, könnte man vielleicht den Zugriff auf Teammailboxen auch irgendwie über Widgets und damit über die Seitenleiste steuern / regeln.

[m3]

Einen Quickr/Teamroom anlegen und dann bei jedem Dokument bestimmen, wer es sehen darf und wer nicht.
Einfacher ist halt die Zugriffsbereichtigung pro Quickr Raum/Teamroom, da braucht man dann im Dokument nix ändern.

[oksenator]

Widgets und sowas geht leider nciht, weil wir über XenApp nur der BasicClient verteilen. hat halt auch seine Nachteile.
Quickr haben wir auch schon probiert (wir haben zwar einen Server aber sehr wenig Knowhow) aber auch das ist mit dem Basic Client unpraktisch.
Tja, ich vermute mal, dann haben die Kollegen Pech gehabt.
Danke trotzdem

[Tode]

Typischerweise legt man einen "Container" an, wie auch immer der geartet ist, sei es ein Teamroom, eine "Infothek", ein "Schwarzes Brett", ein Quickr, was auch immer... Und dann ermöglicht man es den Benutzern, Mail mit einem Klick dort abzulegen (zum Beispiel, indem man die Kopieren in neue... Funktionalität erweitert.

Ob man dann im "Container" Leserfelder, Zugriffsrechte, Automatische Infomails, Link- Nachrichten, etc. etc. implementiert, das bleibt jedem selbst überlassen.

Gerade DAS macht doch eine Notes/Domino- Infrastruktur aus: Dein Benutzer will "Öffentliche Ordner", dann gibst Du Ihm öffentliche Ordner (oder zahlst einen Dienstleister, der das für Dich tut)... und das ganze mit einem Komfort und ZUSATZNUTZEN, den der Benutzer vorher nicht für möglich gehalten hätte...

Also: NEIN, öffentliche Ordner gibt es nicht... Es gibt aber was BESSERES, und das sind Notes- Datenbanken...

Gruss
Tode

[Mandalor]

wie wäre denn folgender Vorschlag:

man bastelt in die bestehende Maildatenbank einen Zusätzlichen Eintrag in die Navigation. Den nennm man "öffentlicher Ordner" dahinter liegt jedoch eine andere Datenbank. Über funktionen in der Inbox (und in den anderen Ordnern) kann man dann Mails in diesen "öffentlichen Ordner" verschieben und die Berechtigungen festlegen. Für die Benutzer sieht es dann so aus, als ob e in der eigenen Maildatenbank zu finden ist. Tatsächlich befinden sich die Mails jedoch in einer anderen Notesdatenbank.

Ich persönlich empfinde eine Lösung wie Quickr auch sinnvoller. Ich verstehe aber auch dein Problem: Die Benutzer wollen nicht die beste Lösung. Sie wollen einfach dass, was sie schon hatten und sind für Agrumente nicht zugänglich :-(

[koehlerbv]

Markus, ich meine, Torsten hat hier den Nagel absolut auf den Kopf getroffen.

Dein Vorschlag ist - rein technisch - ohne weiteres machbar. Schwierig und richtig teuer wird, solch eine (rein technische) Lösung am Leben zu erhalten. Und: Du engst den Anwender mit genau einem (oder genau x) "öffentlichen Ordnern" ein - das sind sie ja auch nicht gewohnt.

Das Problem ist: Es ist leider weit verbreitet, dass Anwender aus ihren Mail-DBs Misthaufen machen und das dann "Ablagefunktion / Dokumentation / Projekt-Datenbank" nennen. Das ist in jeder Hinsicht der letzte Bullshit. Hier sind wir gefragt, aufzuzeigen, wie man das viel, viel besser, effizienter, eleganter etc. machen kann. Bei guter Argumentation wird sich kaum ein wirklich intelligentes Wesen dagegen verschliessen.

Und ja: Ich kenne es auch, dass es immer wieder Leute gibt, die dann mit dem Fuss auf den Boden stampfen wie das doofe Rumpelstilzchen. Okay, denen ist nicht zu helfen. Wenn das dann aber gar noch die Geschäftsleitung ist, dann "gute Nacht, Marie". In der Regel liegt dann auch etwas anderes im Argen. Hier müssen dann die Fluchtreflexe greifen.

Bernhard

[Mandalor]

@Bernhard:

ich gebe dir vollkommen Recht. Mein Vorschlag war auch eher für die Variante "gute Nacht, Marie" gedacht :-(