Eine Liste erstellen aller Dokumente vor einem bestimmten Datum mit Anhängen

[paramedic]

Hallo zusammen,

frisch angemeldet habe ich sogleich die erste Frage an die Profis :-)
Ich möchte aus unsere Teamroom Dokumentations Datenbank eine Liste aller Dokumente generieren, welche seit einem bestimmten Datum nicht geändert wurden mit
'Titel' 'Anhang Name' 'geändert Datum' extrahieren und abspeichern. Könnt Ihr mir weiterhelfen? Ich danke im vorraus :-)

Grüße!

[Peter Klett]

Als Einstieg schau Dir mal NotesDatabase.Search an (LotusScript).

[atbits]

Wenn das "geänder Datum" fix ist z.B. der 1.1.2009, dann gehts auch per View.
Die kannst Du ganz einfach exportieren z.B. in Excel...

[Driri]

Wenn es nicht fix ist, ginge es immer noch per View. Dann könnte man immer noch in der View über die Volltextsuche die Dokumente einschränken.

[atbits]

Oder dynamisch die Selection-Formula anpassen ;-)

Unzählige Möglichkeiten ...

[paramedic]

Hmm ich bräuchte doch spezifischere Infos darüber wie man das umsetzen würde.. da ich mich 'Null' mit LN auskenne :-( Ich habe jetzt versucht eine neue Ansicht zu erstellen und da habe ich für das Thema/Titel eine Spalte mit folgender Formel:

PrivateTxt := "PRIVAT: ";
ExpiredTxt := "ABGELAUFEN: ";
subj := @If(!@IsAvailable(subject) | subject = ""; "Unbenannt"; subject);
@If(readers != ""; PrivateTxt; ExpireDate != ""; ExpiredTxt; "") + subj

für den Anhang-Namen schreibe ich einfach
@AttachmentNames

für das Datum habe ich noch keine Lösung. Momentan wird das erstell-Datum?? angezeigt
@If(@IsResponseDoc; ""; @Created)

[koehlerbv]

Für die genannte Aufgabenstellung ist die aufgeführte Ansichtsspalte vollkommen unerheblich und unnützt.
Weiterhin braucht man für das Extrahieren von Attachments LotusScript. Die Formelsprache bietet hierfür keine Möglichkeiten.

Bernhard

[Peter Klett]

PrivateTxt := "PRIVAT: ";
ExpiredTxt := "ABGELAUFEN: ";
subj := @If(!@IsAvailable(subject) | subject = ""; "Unbenannt"; subject);
-> die Prüfung auf IsAvailable kannst Du Dir sparen, denn auch ein nicht vorhandenes Feld gibt "" zurück
@If(readers != ""; PrivateTxt; ExpireDate != ""; ExpiredTxt; "") + subj
-> was ist, wenn es privat und abgelaufen ist?
für den Anhang-Namen schreibe ich einfach
@AttachmentNames

für das Datum habe ich noch keine Lösung. Momentan wird das erstell-Datum?? angezeigt
@If(@IsResponseDoc; ""; @Created)
-> @Modified

[Driri]

Das Änderungsdatum bekommst Du mit @Modified.

Wenn Du allerdings nur Dokumente mit Anhang in der Ansicht anzeigen willst, müßtest Du noch die Formel für die Ansichtsauswahl anpassen.
Das könntest Du über die Formel @Attachments erreichen.


@Bernhard

Ich hatte die Anforderung so verstanden, daß eine Übersicht nach Excel exportiert werden soll. Das bekommt man auch ohne Script hin. Wenn natürlich auch die Attachments gelöst und auf Platte gespeichert werden sollen, gebe ich Dir natürlich recht.

Wobei wir dann bei den nicht vorhandenen Entwicklungskenntnissen dann auch hier im Forum wohl nicht weiterhelfen können.

[paramedic]

Vielen Dank für Euer Feedback.

Das extrahieren der Attachments ist nicht gewollt - ich brauche nur die Namen der Attachments in aufgelistet, welches ich ja durch @Attachements erreiche.

Bezüglich des Datums hapert es bei mir noch. Ich möchte ja alle Dokumente, welche z.B länger länger als 3 Monate nicht geändert worden sind aufgelistet haben.

Ich habe mir die Ansicht abgespeichert und könnte ja in der Liste dann manuell unter 'mehr' filtern. Wie sähe das jedoch in Formeln aus?

[koehlerbv]

Dynamisch geht das nur theoretisch.

Wenn Du einen fixen Zeitraum willst, dann würde eine view selection formula in etwa so aussehen:

SELECT FORM = "<deinemaske> & <bedingung> = <deinebedingung> & @Modified < @Adjust (@Today; 0; 0; -3; 0; 0; 0)

Diese Ansicht zeigt alle Dokumente an, für die gilt
- Das Item Form ist "<deinemaske>
- entsprciht Deinen Bedingungen (falls erforderlich)
- das Modified-Datum ist älter als drei Monate.

Bernhard

[Driri]

Wieso ? Volltextindex erstellen und dann als Bedingung z.B. über Datum die Einschränkung wählen.

[paramedic]

@koehlerbv
Deinen Ansatz habe ich leider nicht hingekriegt, da mir das Grundwissen (zB wie man eine Maske definiert / oder was das überhaupt ist) nicht habe. @Modified < @Adjust ... finde ich interessant und habe es mal in der Spalte ausgeben lassen.

SELECT (form = "MainTopic" & Status != "0" & (@Modified < @Adjust (@Today; 0; 0; -3; 0; 0; 0)))

leider wurde mir dann in jedem Eintrag nur eine '1' angezeigt. Ich habe mir jetzt eine Ansicht erstellt mit @Modified und diese dann wie Driri gesagt hat mit der Bedingung gefiltert. Die erstellte Liste kann ich mir dann als Komma getrennten Text exportieren.

Das Ergebnis ist genau das was ich gebraucht habe, obwohl es wahrscheinlich nicht die eleganteste Lösung ist - Vielen Dank an Euch alle!

Grüße


edit:
ich habs doch hingekriegt:
SELECT (form = "MainTopic" & Status != "0" & @AttachmentNames != "" & (@Modified < @Adjust (@Today; 0; 0; -3; 0; 0; 0))) | @IsResponseDoc

eine weitere Frage hätte ich da noch. Im Falle mehrerer Anhänge, kann man das Änderungsdatum jedes einzelnen Anhangs irgednwie abfragen? Ich habe dazu @AttachmentModifiedTimes gefunden, welches mir eine Liste der Änderungsdaten wiedergibt. Ich überlege gerade wie ich realisieren kann, das aufgelistet wird, welche Anhänge Zeitfristgemäss eine Änderung erhalten haben..

[koehlerbv]

Hallo "Sanitäter",

mit meiner Antwort ziehe ich diesen Thread jetzt nochmal an die Oberfläche des Forums. Zwei Tipps:
- Ändere niemals ein Posting, um diesem eine neue Frage hinzuzufügen. Das geht unter - wer schaut hier schon gezielt nach geänderten Postings?
- Schreibe einen ansprechbaren (Vor-)Namen unter Postings. Das ist eine Empfehlung, denn viele sehen hier ihr Seelenheil nicht unbedingt daran, jemanden zu helfen, der aber partout anonym bleiben will. Das ist eine *Empfehlung*, aber keine Verpflichtung aus unseren Forumsregeln. Das Befolgen zeigt aber sehr oft sehr positive Ergebnisse 

Zu Deiner Frage:
@AttachmentNames liefert Dir eine Liste der Anhangsnamen. @AttachmentModifiedTimes liefert Dir hierzu ein Pendant (!) der Änderungszeiten (also Name (1) entspricht Modified (1) etc.). Damit wirst Du aber in Ansichten keine unbedingte Freude haben. Intelligenter wäre es, wenn Du auf Grund der Informationen, die die beiden @functions liefern, per Agent die Dokumente zur Anzeige ("dringend zu bearbeiten!") aufarbeitest.

Mehr dazu können  wir Dir sagen, wenn Du Deine Aufgabenstellung möglichst genau beschreibst.

HTH,
Bernhard

[paramedic]

Hi Bernhard,

danke für die Tips und Antworten. 
Die Idee mit dem Agenten klingt interessant. Leider habe ich keine Berechtigung mit Agenten zu arbeiten. Ich habe mir in dem Designer einen Button erstellt "Dringend zu bearbeitende Dokumente" und habe da die Möglichkeit jetzt eine Formel einzutragen.

Zur Aufgabe:
was ich gerne bei Klick auf den Button hätte ist eine Auflistung sämtlicher Dokumente, mit Anhänge welche welche seit einem bestimmten Datum nicht geändert worden sind. Sind multiple Anhänge vorhanden soll das Dokument in der Auflistung angezeigt werden, wenn auch nur ein Änderungsdatum eines der Anhänge älter ist als das angegebene Datum. Ziel ist es eine Liste veraltete Anhänge zu erstellen um diese zu aktualisieren.

ich habe jetzt versucht den erstellten Button die Formel zu verpassen:
SELECT (form = "MainTopic" & Status != "0" & @AttachmentNames != "" & (@Modified < @Adjust (@Today; 0; 0; -3; 0; 0; 0))) | @IsResponseDoc

leider klappt dies so nicht. Habt ihr eine Idee wie man das eleganter lösen könnte?
Ich danke im voraus

Jens

[ata]

@Adjust (@Today; 0; 0; -3; 0; 0; 0)))

... das umfasst aber nur 3 Tage...

@Adjust (@Today; 0; -3; 0; 0; 0; 0)))

... das wären 3 Monate - oder

Toni