Würde in erster Linie mal zwei Dinge unterscheiden/auseinanderhalten, bevor Du weitersuchst. Ist die Ursache des Fehlers:
a) das Dokument selber
b) der Notesclient, der was falsch anzeigt.
Wenn Du vom Userarbeitsplatz und von Deinem Adminarbeitsplatz auf diesselbe Datenbank und dasselbe Dokument gehst, ist dann der Fehler beides Mal da? Wenn ja dann liegt es ja am Dokument, und es ist vermutlich unterwegs (Router, Mailrelay) etc kaputtgegangen....
Als Admin hat man idealerweise noch eine VM o.ä. wo man einen brandneuen Notesclient (8.5.3) hat wo man das ganze testen kann...