aus EMail eine CRM Stante Pede Lösung

[Rob Green]

was ich erreichen möchte, ist eine Kopplung ein- und ausgehender EMails mit bestehenden Adressbucheinträgen im persönlichen Adressbuch, um damit eine Übersicht der Mailkorrespondenz zu bekommen, ohne groß manuell rumzufuhrwerken.

Wie solls laufen:
1. im persönlichen Adressbucheintrag ist ein Flag "Tracking" = (ja/nein)
2. eine weitere Lasche mit einem zweispaltigen Aufbau, eine Spalte für OUT und eine für INCOMING Mails
3. Ziel: die Mails sollen anhand eines Doclinks, Sende/Empfangsdatum und dazugehörigem Subject in diesem zweispaltigen Aufbau verlinkt sein

4. bei jedem Incoming Mail wird gechecked, ob der Absender getracked werden soll. Wenn ja, wird das Mail als Eingang im pers. Adressbucheintrag wie oben beschrieben verlinkt
5. bei jedem Outgoing Mail wird gechecked, ob der Empfänger getracked werden soll. Wenn ja, wird das Mail als Ausgang im pers. Adressbucheintrag wie oben beschrieben verlinkt

Frage:
A.
habt Ihr eine Idee, wie man ausgehende Verteiler handhaben soll (würdet ihr eher den Gruppeneintrag im pers. Adressbuch wie einen Personeneintrag behandeln oder eher das Ganz in Einzelpersonen aufbröseln)?

B.
gibt es bei der Anzahl der gesetzten Doclinks irgendein Limit bzw. was passiert eigentlich, wenn ich eine eingehende Mail in einen anderen Ordner schiebe? Ist dann der Link noch gültig im pers. Adressbuch?

[ata]

... der Gedanke an sich reizt, die Umsetzung macht mich vorsichtig...

zu deinem Punkt A:

habt Ihr eine Idee, wie man ausgehende Verteiler handhaben soll (würdet ihr eher den Gruppeneintrag im pers. Adressbuch wie einen Personeneintrag behandeln oder eher das Ganz in Einzelpersonen aufbröseln)?

... würde ich persönlich aufdröseln - es heißt "Customer Relationship Management" und nicht "Group R..." - was passiert, wenn die Gruppe sich ändert?...

... ob es ein Limit der Doclinks gibt kann ich dir nicht sagen... müßte ich mich durch die Grenzen von Notes wühlen...

... was mich vorsichtig macht:
Den Ansatz das Tracking dort zu hinterlegen finde ich gut, die DocLinks dort zu hinterlegen nicht. Ich würde die in separaten Dokumenten in einer eigenen Datenbank pflegen. Ich habe des öfteren erlebt, daß Dokumente mit all zu vielen EmbeddedObjects unsicher werden, daß heißt sie lassen sich nicht mehr öffnen usw.usf. und es bedar einiger Verrenkungen, bis wieder alles tut - und das beim NAB  

... auch sollte die Performance des NAB im Auge behalten werden...

... ich habe so as für mich in einer separaten DB gelöst. Meine Mail-DB hat einen Schalter, mit dem einkommende Mails verknüpft werden ( nicht jede Mail muß getrackt werden ).
Hier habe ich ein Tracking-Dokument pro User, daß ich über den NotesNamen des Users identifiziere ( Dopplungen müssen ausgeschlossen sein...). Es fungiert als HauptDokument.
Alles getrackte kann dem Dokument mit einem Dokument zugeordnet werden. Über Kategorisierungen werden die Dokumente untereinander verkettet.
Über eine dynamische View kann ich mir dann den User betrachten...

... so viel erstmal. Diese Lösung habe ich an 2 Tagen umgesetzt und mittlerweile entsprechend erweitert...

ata

[Rob Green]

danke ata für den gedankl. Austausch. Ich werde Dir die Lösung präsentieren, wenn ich das Gerüst stehen habe.  

[ata]

... bin gespannt auf deinen Ansatz...

ata

[wflamme]

Warum nicht umgekehrt UNID + einheitlicher Name des Kontakts aus dem Adressbuch nachschlagen und an die Mail anheften?