Hi,
ist ja fast wie deine andere pers. Ordner Frage.
Du wirst nicht umhin kommen, das die User etwas machen müssen.
Erstelle eine Schaltfläche für die User, diese wird betätigt und kopiert dessen pers. Ordner in die neue DB mit oder ohne die Dokumente. Denke dran das du dann aber keine doppelten Dokumente erstellen solltest, die UID ist sicherlich Unterschiedlich zu der in der originalen DB, also brauchst du eine anderes eindeutiges Kriterium ob das Dokument schon drüben ist oder nicht.
Überlege dir mal was wie du auf pers. Ordner verzichten kannst, ist ein Problembehaftetes Feature, wie du jetzt selber erkannt hast.