Grundsätzliches zum Reservations & Ressources: Funktioniert das bei euch???

[gti-edition]

Hallo,

ich habe mal eine Grundsätzliche Frage wie es bei euch mit dem Reservations & Ressources klappt - gibt es da schwierigkeiten mit?

Seit dem wir dieses System in Betrieb genommen haben, schimpfen unsere damen die damit täglich arbeiten müssen über dieses System.

Wir haben alle Räume erfasst und auch Ressourcen wie Kaffe, Verpflegung etc. mit reingenommen. Leider bekommen wir sehr viel Beschwerden, dass es sehr unübersichtlich ist, immer wieder reservierte (und auch bestätigte) Räume wieder als Anfrage per Email ankommen und das System immer weider Fehler macht.

Wie nutzt Ihr diese Funktion, habt Ihr ähnnliche Probleme?

Gruss
Felix

[schroederk]

Wir nutzen die Funktionen schon seit einer ziemlichen Ewigkeit, zumindest schon seit Notes 5.
Seit wir die Schablone von 6 auf 8 gehoben haben, hagelte es zunächst ziemlich viele Beschwerden, da jetzt täglich eine Reservierungsanforderung, die noch nicht bestätigt wurde, wieder und wieder beim Besitzer als Erinnerungsmail auftaucht.
Leider ist dies wohl so gewollt und soll erst in einer nächsten Version vom Administrator änderbar sein.
Zudem musste ich das Template anpassen, damit auch wieder die Anzahl der teilnehmenden Personen angezeigt werden.
Ansonsten läuft das ganze recht flüssig und ohne weitere Probleme.

[ata]

Hallo Felix,

es gibt nach meiner Erfahrung immer wieder mal Probleme damit.

Es ist enorm wichtig, die eingebauten Mechanismen zu verwenden, wenn man Resourcen umbenennt. Man muß sehr genau verfolgen, ob der AdminP alles sauber verarbeiten konnte. Letztendlich handelt es sich bei Resourcen wie um User - da kann man auch nicht einfach nur umbenennen.

Was genau hast du denn als Problem - ausser der Übersichtlichkeit?

Toni

[gti-edition]

Hallo Felix,

es gibt nach meiner Erfahrung immer wieder mal Probleme damit.

Es ist enorm wichtig, die eingebauten Mechanismen zu verwenden, wenn man Resourcen umbenennt. Man muß sehr genau verfolgen, ob der AdminP alles sauber verarbeiten konnte. Letztendlich handelt es sich bei Resourcen wie um User - da kann man auch nicht einfach nur umbenennen.

Was genau hast du denn als Problem - ausser der Übersichtlichkeit?

Toni

Wir nutzen die Funktionen schon seit einer ziemlichen Ewigkeit, zumindest schon seit Notes 5.
Seit wir die Schablone von 6 auf 8 gehoben haben, hagelte es zunächst ziemlich viele Beschwerden, da jetzt täglich eine Reservierungsanforderung, die noch nicht bestätigt wurde, wieder und wieder beim Besitzer als Erinnerungsmail auftaucht.

Hallo,

dies sind so ziemlich genau die gleichen Beschwerden die wir hier auch bekommen. Ausserdem soll es zu "doppelbuchungen" kommen. Oft werden auch Konflikte in der Reservierung angezeigt, die ich mir nicht erklären kann...?

Gibt es denn nicht die Möglichkeit diese Emails zu automatisieren? Ich dachte es müsste möglich sein, dass der Raum automatisch akzeptiert wird, ohne das unsere Damen das er machen müssen. Dadurch würde schon jede Menge ruhe einkehren und die Damen wären entlastet. Ich habe mir die flut an Emails angeguckt, es sind wirklich sehr viele die dort kommen - man wird reglerecht zugespammt bis akzeptiert wurde...

Gruss
Felix

[koehlerbv]

Felix, das klingt jetzt aber alles nach falscher Pflege und mangelhafter Konfiguration:

- Doppelbuchungen: Die busytime.nsf ist im Eimer (fast immer die Ursache).
- Konflikte: Dito.
- eMails: Falsche Konfiguration - man kann die Leute auch direkt buchen lassen
- eMails: Agent gar nicht laufen lassen
- eMails: Da reichen schon kleine Änderungen am Agent-Code

Mit der R&R-Reservierung habe ich seit der zweiten Hälfte der 90er zu tun, aber nie einen Grund zu besonderer Klage gehabt.

Bernhard

[schroederk]

Wie Bernhard schon geschrieben hat, es ist schlicht einstellbar, ob Reservierungsanforderungen automatisch angenommen werden sollen, oder ob vom Besitzer diese explizit genehmigt werden soll.
Natürlich kann man auch grundsätzlich das Versenden der eMails abschalten, aber nur einmal eine Mail für diese Anforderung zu erhalten und dann nicht wieder, das geht derzeit OutOfTheBox nicht.

[koehlerbv]

... das geht derzeit OutOfTheBox nicht.

Nein. Out of the box geht es nicht, aber wenn Leute damit genervt sind, sind sie entweder die falsch ausgewählten Entscheider oder machen schlicht ihren Job nicht.

Irgendwie sind wir hier wieder an dem Punkt, dass Software den Job von Menschen *erledigen* soll (anstatt diese zu unterstützen).

Bernhard

[stoeps]

Sorry, ich hab da noch ein Verständnisproblem.

Ihr habt da Kaffee und Verpflegung eingepflegt? Raumbezogen??? Oder wie?

[schroederk]

..., aber wenn Leute damit genervt sind, sind sie entweder die falsch ausgewählten Entscheider oder machen schlicht ihren Job nicht.

Manchmal kann ich die Leute aber auch verstehen, wenn die Reservierungsanforderung Freitags um 20 Uhr eingeht und der Besitzer dann am Freitag, Samstag und Sonntag einer Erinnerungsmail erhält.

[koehlerbv]

Und warum läuft dann der AutoReminder auch am Wochenende?

Bernhard

[stoeps]

Wenn ich mir die Server in deiner Signatur so anschaue, stellt sich noch die Frage auf welchem Server der RnR eigentlich läuft?

[ata]

... zu doppelten Buchungen kann es auch kommen, wenn $BusyName abweicht. Das hatte ich in der Vergangenheit, da wurde wohl eie AdminP nach einer Umbenennung  einer Resource nicht richtig fertig. Somit konnte die BusyTime keine valide Aussage über die Verfügbarkeit geben...

Toni

[(h)uMan]

Bei uns läuft der RnR recht stabil.
Probleme gibt es hin und wieder mit der Genehmigung von Reservierungen. Diese gehen an eine Gruppe von "Genehmigern" und manchmal scheint es ein "Deadlock" bei der Bearbeitung zu geben. Da hilft dann bisher nur die "Anfrage" zu löschen und neu zu erstellen.

Die meisten Ressourcen dürfen frei gebucht werden.
Der AutoReminder ist zeitlich angepasst (nicht am WE).

Ansonsten haben wir 2 zusätzliche Ansichten für eine bessere Übersichtlichkeit eingefügt (nach Raum als Kalenderwoche, nach Fahrzeugen als Kalenderwoche).

Und wir ziehen uns die gebuchten Räume mit bestimmten Merkmal im Betreff auf einen bestimmten Webserver zwecks Darstellung auf diversen Displays.

[shiraz]

Wir nutzen auch diese Seit mehreren Jahren (10 oder noch mehr) . Und zufrieden!!

[MartinG]

Wir nutzen das auch seit vielen Jahren und haben im grossen und ganzen extrem wenig Probleme damit, aber:

a)   wir nutzen keinen Autoreminder
b)   alle Resourcen können bei uns direkt (ohne Genehmiger etc) reserviert werden
c)    haben wir für die Übersichtlich ein paar zusätzliche Ansichten in die Resourcendatenbank eingebaut, was für die Sekretärinnen hilfreich ist und kein wirklicher Eingriff ins System ist (z.B. Reservierungen heute, Reservierungen in den nächsten 14 Tagen etc). Dann noch zusätzliche Spalten eingeblendet Zweck (häufig sehr sinnvoll) und die Anzahl der Teilnehmer etc....

Wenn es mal Probleme gab, dann beim unbennen und bzw bei einer Migration habe ich was mitbekommen bei einem bekannten Unternehmen welches eckige Klammern im Resourcennamen hatte, was bei 8.5 nicht mehr erlaubt ist...

Einfach halten ist hier m.E. ein sinnvoller Ansatz, und dann funkt das auch.