Sammelpostfach und Weiterleitung

[botschi]

Hallo,

es gibt immer mehr Fachbereiche bei uns, die kommen mit folgender Anforderung zu uns:
- es muss eine Mailadresse geben
- die Mails müssen an konfigurierbare Empfänger weitergeleitet werden können (kann, nicht muss)
- die Mails sollen die User sich nicht selber holen, sie sollen automatisch an die Person gehen

Eigentlich recht einfach.
Wir haben das meist mit einer Mail-In-DB und einer Regel umgesetzt. Das können die User jedenfalls selber konfigurieren.

Da die Postfachgröße bei uns aber beschränkt ist und keiner der User jemals das Postfach aufräumt, empfängt das Postfach irgendwann keine Mails mehr.
Für das Problem habe ich ein kleines Script erstellt, was die Mails nach n Tagen löscht.
Das ist aber wieder eine Anpassung und ab vom Standard.

Wir können auch einen Gruppe mit den Mitgliedern und einer Adresse anlegen, da können die User aber dann nicht selber konfigurieren. An der names.nsf lassen wir ungern Leute was ändern.

Wie löst ihr solche Dinge?
Habt ihr ein Tipp?
Gibt es etwas fertiges (wie den Teamroom), was ich nicht kenne mein Problem aber erschlägt?

Danke für Tipps!
Matthias

[mcilly]

Na das kenn ich nur zu gut, aber mein Lösungsvorschlag ist sicher nicht der beste.

Notes kann bis zu 64 GB große Mail Dateien verwalten, wir haben bei diesen Mail In DBen eben die Quota immer so hoch wie es erforderlich ist. Pragmatisch, gut, und nach 2 Jahren bevor eine Mail In 20 GB erreicht hat wird sie nicht mehr benötigt, wird gelöscht usw. Eine neue entsteht....

[botschi]

  sehr gut!

Ich denke oft bei solchen Sachen, ich bin zu doof die richtige Lösung zu finden. Freut mich, dass sich andere Admins/Entwickler auch mit solchen Krücken behelfen...


Matthias

[WernerMo]

Hallo,

wir verwenden dafür die TeamMailbox von OpenNTF (auch wie von Matthias vorgeschlagen ohne Weiterleitung- aber z.T. mit Info über eingang neuer email).
Wir haben als Anpassung eine Statusfeld mit drei Zuständen eingebaut: "unbearbeitet", "in Bearbeitung", erledigt
Zusätzlich haben wir noch Regeln festgelegt wer was löscht.
Das klappt sehr gut.

Argumente für eine gemeinsame Box:

• Wenn mehr als einer die Mail (weitergeleitet) bekommt, wer bearbeitet diese dann (zwei Gefahren keiner bearbeitet es, dann ist der Absender "sauer", zwei oder mehr bearbeiten es, dann ist auch noch der zweite und dritte sauer)
• Wenn jemand in Urlaub ist, ist das viel leichter zu handeln.
• Die persönlichen Mailboxen werden nicht so voll (auch mit DAOS)
• Aus der gemeinsamen Mailbox können auch wieder emails verschickt/beantwortet werden mit der gemeinsamen Adresse.

Grüße Werner

PS: eine reine Verteilung wäre natürlich auch über eine Gruppe mit Mailadresse machbar, aber auch hier gelten die obigen Argumente.

[botschi]

Habt ihr die englische Version davon im Einsatz?
Die kann ich bei uns nicht ausrollen...


Matthias

[WernerMo]

Hallo Matthias,

Habt ihr die englische Version davon im Einsatz?
Die kann ich bei uns nicht ausrollen...

sorry dass ich die Sprache nicht dazugeschrieben habe, das wäre bei uns genauso, daher haben wir die deutsche Version im Einsatz.

Gruß Werner

[WernerMo]

Hallo

ich habe vergessen zu schreiben, dass wir noch die Vorgängerversion haben, die findet man, wenn man in openntf etwas weiter runterscrolled und sich anmeldet.

Der Übersetzer für die deutsche Version ist übrigens Tom hier im Forum als "TomH" zu finden.
Früher fand man auch noch etwas auf dem Server des "Herstellers" "Brian Green" bei automatedlogic aber das scheint nicht mehr aktiv zu sein.

Auch gab es eine Kontaktadresse: domino@automatedlogic.com über diese Adresse hatte ich vor zwei Jahren Kontakt und bekam auch den Kontakt zu Tom.

Gruß Werner

[botschi]

Wir reden aber beide von diesem Tool?
http://www.openntf.org/Projects/pmt.nsf/ProjectLookup/DominoTeamMailbox


Da finde ich keine deutsche Version...

Matthias

[WernerMo]

Hallo,

Wir reden aber beide von diesem Tool?

ja.

wie oben beschrieben - nun mit Bildern.

1. Anmelden
2. Projekt anwählen
3. neu Version anklicken und runterscrollen bis "Known ussues" und dort "previous version" siehe Bild 1
4. aus der Auswahl "de" auswählen (oder eine der anderen Sprachen). siehe Bild 2.
...
Die Admin-DB gibts nur in english, aber das sollte ja kein Prob sein?

Gruß Werner
Ich hoffe, die Bilder helfen?

[botschi]

Ne, ist alles super.
Vielen Dank!

Nur noch eine Frage, was meinst Du mit Admin-DB?
Hab ich was verpasst? Ich hab keine Admin-DB im ZIP-File gehabt und die Mailbox tut aber trotzdem ihren Dienst...


Matthias

[WernerMo]

Hallo,

das wichtigste ist doch die Admindatenbank, die gibts in obigen Bild zum downloaden als teambox325_admin_en.zip

Wie Du in den Bildern unten siehst, ist die Admin eine andere Datenbank und gerade bei mehr als einer Teammailbox hat man so immer den Überblick über alle Mailboxen und deren (aktivierten) Funktionen.
Es ist nur zu beachten, dass die Mailboxen aus der catalog.nsf geholt werden und evtl. erst am nächsten Tag zu "sehen" ist, wenn der catalog-task das nächste Mal gelaufen ist, oder man läßt ihn über die console manuell laufen.

Gruß Werner

[botschi]

Ich schnall nur nicht, warum in der Admin-DB steht
"Agents will be signed as: <mein Name>"

Warum mit meinem Namen (und nicht vom Server) und welche Agenten...?
Die Doku gibt auch nicht viel her zu dem Thema.

Ich schau mir das mal an, danke erstmal.


Matthias

[WernerMo]

Hallo,

ich finde das nicht kompliziert.
Wie Du im Bild unten siehst (sogar in deutsch, weil die Mailboxen in Deutsch sind) gibt es zwei Agenten:

• Benachrichtigung Maileingang (hatte ich ja oben als Vorteil beschrieben)
• Autom. Antwort (an den Absender)

und mit dem aktivieren Button aktivierst Du das eben (und nicht der Server)

Gruß Werner

[botschi]

Ich meine eigentlich das hier:

[WernerMo]

Hallo,

ja genau, das besagt, wie die zwei Agenten signiert werden (beim aktivieren/deaktivieren)

Gruß Werner