Email an Gruppe nur durch EINE Person bearbeitbar?

[Niels]

Hallo!


Habe leider zu lange nichts mehr mit Notes gemacht und bin jetzt auf der Userseite mit folgender Frage konfrontiert:

Wir haben eine klassische Domino/Notes-Umgebung und dort verschiedene Mail-Gruppen eingerichtet. Jetzt möchte ich die jeweilige Gruppen-Mailadresse an unsere Kunden für Bestellungen herausgeben, nur wie kann ich vermeiden, daß eine eingehende Bestellung durch mehrere Mitarbeiter, die alle in dieser Gruppe sind, bearbeitet werden und somit Bestellungen doppelt gebucht werden, ohne daß dies jemand merkt?
Kann man irgendwo einstellen, daß wenn eine Mail an diese Adresse geöffnet wurde, diese für alle anderen gesperrt oder besser als bearbeitet erkennbar ist?
Ich wäre für Tips, Ideen etc. zu tiefstem Dank verpflichtet,

cu, Niels

[Rob Green]

das Zauberwort heißt "Document Locking". In R6 ist das systemseitig sogar eingebaut (also eine Möglichkeit).

Sonst findet man einige Beispiele dazu auf:
http://searchdomino.techtarget.com/tips/0,289484,sid4_tax283833,00.html
http://www.keysolutions.com/NotesFAQ/

Aber, allen selbstgebastelten Beispielen gemeinsam ist, daß es sich hierbei um das Modell "1 DB, 1 Document" handelt. In Deinem Falle werden wohl mehrere Mail DB´s betroffen sein, mit 1 Dokument n-mal verteilt. Da bringt das herkömmliche Document Locking im Modell  1DB-1Doc nix.

Daher Idee, Alternative 1:
- kleine Abänderung der Mail-DB aller betreffenden Bearbeiter, wobei:
- in das Query Open der Memo Maske kommt ein zusätzliches Script, das a.) ein Mail als Bestellung erkennt (wie auch immer...Deine Kreativität gefragt bzw. Aufhänger dürfte der genaue Bestellprozess sein) und b.) in einer zentralen Sammel DB umgehend ein geöffnetes Bestellmail registriert und dadurch alle anderen Bearbeiter vom parallelen Auslösen der Bestellung abhält (..kleines Lookup nach einem ID in der zentralen MailDB, ob Kundendoc bereits durch Bearbeiter XYZ zumindest geöffnet worden ist...wenn vorhanden, erscheint beim Öffnen dieser Bestellung bei den anderen Bearbeitern ein Hinweis)
- der Prozess um eine Anweisung erweitert wird: "Bestellung geöffnet, Bestellung umgehend bearbeitet"

Allerdings ist das nicht die beste Methode, Bestellungen abzuwicklen, wenn ihr schon mit Bearbeitungsgruppen arbeitet. Hier wäre eher an eine echte Bestell-Applikation über das Internet/Extranet nachzudenken (ob mit oder ohne Notes, egal zunächst). Dann lassen sich auch sauberere Prozesse aufsetzen.

Möglicherweise würde ich, wenn eine echte Bestell Applikation nicht möglich ist wg. Budgetierung, über eine zentrale Mail-In DB je Bearbeitergruppe nachdenken. Dann kann man schon einigermaßen besser Doppelarbeiten verhindern. Zumindestens wäre das die second best Lösung gegenüber der schlechtesten mit 1 Bearbeiter 1 Mail DB.

[Niels]

Hallo!

Erstmal vielen Dank für die Hilfe! Jetzt muß ich nur noch versuchen, das unseren Admins zu erklären. Gibt es dazu vielleicht irgendwie hilfreiche Literatur oder Tutorials, die solche Sachen genau beschreiben?

Andere Frage: Du hattest dieses Document Locking erwähnt, das möglich ist, wenn es sich um 1 DB handelt. Könnte man das Problem nicht so umgehen, daß man die Sammelmailadresse, die ich nach draußen geben möchte, auf eine Mail-DB (neu, ohne Besitzer) legt und nur dem entsprechenden Personenkreis Zugriff auf diese DB gewährt - dann müßte diese Lösung möglich sein! Nur wenn dem so ist, wie kann man dann aber nachvollziehen, wer eine bestimmte Mail von dieser "Sammeladresse" verschickt hat (soll wohl datenschutzrechtliche Probleme geben?!).
Ich weiß, viele Fragen, aber bevor ich das unseren Verantwortlichen näherbringe, brauche ich dringend diese Infos
Bin von tiefstem Herzen dankbar, wenn ich hierzu noch Hilfe bekäme!


cu, Niels

cu, Niels