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Projekt DB und Detailproblem

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Rob Green:
bastel mir gerade eine Projekt DB. Dabei stoße ich erneut auf ein Problem, was ich noch nie habe elegant lösen können. eventuell habt Ihr einen guten Ansatz.

Die Projekt DB ist wie jede andere aufgebaut: Projektstammdoc, Subtasks, Activities, etc...

Nur eine Problemzone: Mails.

Im Projektgeschehen palne ich, daß alle ausgehenden und eingehenden Mails, die meine Projektmitglieder im Team betreffen, in die Projekt DB übertragen und zugeordnet werden. Nun könnte man sagen, daß ist doch manuell kein Thema, stimmt auch. doch der Projektalltag ist durch eines gekennzeichnet: keine Zeit!

Gibt es eine Möglichkeit, daß man irgendwie die in den persönlichen Mailbaskets eingehenden/ausgehenden Mails der einzelnen Teammitglieder zumindest auf einem eleganten autom. bzw. halbautomatischen Weg in die Projekt DB überträgt und dabei zu einem passenden Projekt zuordnet?

Diese Mails verwenden ich einfach als Projektlogbuch, damit bei auftauchenden Fragen eine schnelle Übersicht abrufbar ist, wer mit wem was wann besprochen hat.

Eine Idee habe ich bereits:
Projektmember klickt in seinem Mailbasket auf ein Smarticon, die markierte Mail (Ingoing /Outgoing) wird verarbeitet, indem eine kleine Dialogbox hochpopped, die dem Member defaultmäßig alle seinen laufenden Projekte anzeigt (Auswahlbox) und er muß nur noch lediglich ein Projekt auswählen. Dann wird die Mail an die ProjektDB weitergeleitet und mit dem Auswahlstempel versehen zugeordnet. Das ist halbautomatisch.

ata:
Hallo Rob,

ich habe mir für meine private Mail-DB was ähnlich zusammengepfiemelt...

... in den User-Preferences habe ich 3 Felder aufgenommen
... Feld 1: Wenn welcher Inhalt...
... Feld 2: In welchem Feld vorkommt...
... Feld 3: ist der Zielordner der entsprechende

Alle 3 Felder bilden eine dynamische Liste - der 1. Eintrag gehört jeweils zusammen. In meiner Mail-DB gibt es dann eine Aktion, die ich "Aufräumen" genannt habe - damit werden bestimmte Mails nach deren Ankunft in due verschiedensten Ordner verschoben. Die Ordner müssen dazu nicht extra vorher angelegt werden - sie werden angelegt wenn sie noch nicht vorhanden waren...

... hilft dir das eventuell?...

ata

Rob Green:
ja, schon mal en Denkansatz.

Wenn ich die spezifischen Projekt-Ordner in der MailDB als Aufhänger für meine Projekt DB im Sinne einer Zuordnung erstelle (könnte ich mir zB über ein Konfig-Doc in der Projekt DB vorstellen. Dort ordnet sich ein Mitarbeiter seine Projekte zu bzw. wird ihm zugeordnet, dann generiert ein Script in seiner Mail DB die passenden Ordner).

Daraufhin kann ein Mail-In Agent die Mails den Ordnern zuordnen (nur muß ich aufpassen, daß eine In-Mail nicht in den Ordner geschoben wird, ohne gelesen worden zu sein...also erst beim Öffnen eine In-Mail).

Danach ein zeitlicher Agent, der die Ordner abklappert und die Mails in die Projekt DB rausholt.

Das Schöne wäre, daß ein Mitarbeiter auch manuell Mails in die Ordner selber schieben kann. Das wird er sogar fast schon automatisch an einer In-Mail dann merken, wenn sie nach wie vor nach dem Lesen in der Inbox hängt.  Bei Out-Mails muss der MA die Mails mit Senden & Ablegen in den Mail Ordner ablegen. Tut er es nicht, kann es sein, daß eine Mail in der Sent Ansicht hängenbleibt ohne einem Projekt zugeordnet worden zu sein. Tja, Pech. Aber damit kann ich leben.

Doch, das wäre schon was. Problem der autom. Erkennung ist, daß man auch dem MA einen Schalter in die Hand geben muß, daß nicht jede Mail auf Verdacht hin einem Projekt zugeordnet wird. ZB ein interner Kommentar zum Kollegen "mensch, der Chef spinnt heute total rum im Projekt ABC". Upss.... ;D

Weißt Du zufällig, ob dieses Swift Tool, das Mails autom. und angeblich recht zuverläsig einordnet, irgendwo verfügbar ist? Ich finde den Link nicht mehr dazu.

Performance:
Es geht ja hier hauptsächlich um das Kommunikationstracking eines Projektes. Wir haben das so gelöst das der Projektleiter dieses Tracking übernimmt - sei es durch wöchentliche Meetings, oder Rundmails usw. Im Endeffekt ist er es, der beim Kunden als Hauptansprechpartner fungiert.

Das ist eine einfache und effektive Sache da die Verantwortung bei EINEM liegt. Wie Rob Green schon sagte - keiner hat so richtig Zeit(außer dem Projektleiter) !

- aber wie ich gerade lese willst du in die einzelnen Mail-dbs mit script ran .. tse, tse, tse.. ob das gut geht.

Ich denke nicht das sich der Aufwand lohnt hier einen  super Automatismus einzubauen.

cu

ata:
... sorry, das Tool kenne ich nicht..

ata

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