Archivierung von Ordner mit Struktur

[thomaso]

Hallo zusammen.
Ich habe hier im Forum versucht eine Lösung zu finden aber leider ohne Erfolg.
Ich habe in meinem Lotus Notes 6 mehrere Ordner für Projekte angelegt.
Diese Projekte haben verschiedene Unterordner.
Beispiel:
Projekt
   Eingang
   Bestellungen
   Transport
   Meeting
   Tests
   usw.

Wie ich die E-Mails in den verschiedenen Ordnern archivieren kann habe ich gefunden.
Wie aber kann ich meine Ordnerstruktur erhalten und den gesamten Projektordner archivieren?
Geht das überhaupt?

[Axel]

Die Ordnerstruktur wird beim Archivieren automatisch übernommen. Wenn du alle Dokumente in einem Ordner archivieren willst musst du etwas tricksen. In den Archiv-Einstellungen wählst du den entsprechenden Ordner, den du archivieren willst, aus und bei der Zeit in der die Dokumente nicht verändert wurden stellst du auf einen Tag.

Ich hab's zwar nicht getestet, aber das sollte so funktionieren.

Vielleicht kennt aber jemand noch eine bessere Lösung.


Axel

[thomaso]

Hallo Axel.

Ich hoffe wir haben uns richtig verstanden.
Archivieren möchte ich den Hauptordner "Projekt" mit all seinen Unterordnern und das am Besten in einem Schritt.
Zeiteinstellungen sind nicht nötig, denn ich möchte nur abgeschlossene Projekte archivieren.
Falls es in einem Schritt nicht geht, dann wenigstens so dass die Struktur
Projekt
   Eingang
   Bestellungen
   Transport
   Meeting
   Tests
   usw.

erhalten bleibt.

[Axel]

Ich habe das schon richtig verstanden.

Die Zeiteinstellungen sind schon notwendig, ohne die geht's nicht. Es sei denn du willst durch alle Ordner toben und die die Dokumente markieren.


Axel

[elektron]

Danke Axel,

das funktioniert. Dieser Tip hilft.

Toralf

[thomaso]

Da ich mir nun sicher bin ob ich es verstanden habe hier ein exemplarischer screenshot.


Sind die Einstellungen so richtig oder muss ich etwas anders auswählen?
Wie sähe es eigentlich mit der Wiederherstellbarkeit aus?

[Axel]

Die Einstellungen sind so richtig.

Axel

[thomaso]

Hi Axel.
Nach langer Zeit wieder ich.
Deine Vorgaben haben funktioniert bis auf ein paar kleinere Einschränkungen.
Sobald ich wie beschrieben die Archivierung durchführe wird eine Datei mit dem von mir vorgegebenen Namen erstellt.
Wenn ich dann eine Kachel im Workspace habe kann ich dieses Archiv auch öffnen.
Bei der Archivierung werden alle Ordner die ich in meinem Mail Register habe archviert.

Davon sind die die ich nicht ausgewählt habe leer.
1)Kann man die erstellung von leeren Ordnern verhindern?

Nach der ausgeführten Archivierung habe ich in meinem Register Mail immer noch die ausgewählten Ordner. Sie wurden nicht gelöscht. In diesen Ordnern sind zum Teil noch E-Mail enthalten. Diese muss ich dann manuell kopieren.
2) Besteht eine Möglichkeit dass alle E-Mails archiviert werden?

Das schöne ist aber dass ich nun meine Archive auf DVD gebrannt habe und sie von der Platte C löschen konnte.
Was mich hier wundert ist dass meine Haupt NSF Datei nicht schrumpft. Sie bleibt so groß wie vorher, obwohl die Dateien und Ordner nicht mehr zu sehen sind.
3) Ist hier ein Trick anzuwenden? Sind sie irgenwo versteckt?

Ich wollte ja eigentlich eine reduzierung des Dateigröße erreichen.

Thomas

[m3]

ad (3): Schau Dir mal das Kapitel "To compact a database" in der Notes Client-Hilfe an.

[thomaso]

@m3 Danke für Deine Nachricht.
Das heißt, dass ich die datei ***.nsf komprimieren muss?
Warum wird diese nicht automatisch kleiner wenn Dateien gelöscht wurden?

EDIT::::
Leider kann ich die Komprimierung nicht ausführen.
Es passiert nichts.

[mde]

Hi

liegt die Datenbank auf einem Server oder Lokal?

Der Admin sollt den Compact-task vom Server aus Strten wenn die DB auf einem Server liegt...

Der Task sollte im System normalerweise vom Admin eingestellt automatisch 1 Woche oder 1 im Monat laufen. Ich kenn euer System nicht.

Gruß
Michael

[Axel]

zu 1.  Die Erstellung lässt sich meines Wissens nicht verhindern. Mir ist keinerlei Einstellung bzw. kein Weg bekannt.

zu 2.  Es kann z.B. sein, dass sich zu diesen Mails noch Antworten in anderen Ordner oder ansichten befinden.

@m3 Danke für Deine Nachricht.
Das heißt, dass ich die datei ***.nsf komprimieren muss?
Warum wird diese nicht automatisch kleiner wenn Dateien gelöscht wurden?

Genau das heißt es. Da liegt am internen Aufbau der nsf-Datei. Das/die Dokument(e) werden zwar entfernt, aber der Platz wird nicht freigegeben. Da ist in vielen Datenbanken so, z.B. SQL, Access.

Axel

[thomaso]

Hallo Axel.
Danke für die Antwort.
Es ist tatsächlich so dass Antworten in anderen Ordnern liegen da nicht jeder immer korrekt auf den Betreff antwortet.
Die Datei liegt wohl auf dem Server.
Dann werde ich nun meinen Admin ansprechen.
Vielen Dank für die ganze Hilfe.
Thomas