datenbankgroesse

[luna]

hallo,

ich hab einen user, der bringt mich gleich zur verzweiflung  

ich hab ihn seit mehreren monaten gebeten, seine datenbankgroesse auf 500 MB zu reduzieren. immer hat er um aufschub gebeten, mich vertroestet, und immer wieder versprochen, ein paar tage noch, dann macht er's. mittlerweile hat er ueber 1 GB mail daten auf dem server.

mir reichts nun, und ich hab ihm geschrieben, dass ich ihn heute abend einfach dicht mach (auf 500 MB) und schluss ist. wenn er seine daten auf 700 MB runterbringt, dann brenn ich ihm eine CD, danach muss er wieder runterloeschen, damit er nicht gleich wieder auf 500 MB kommt.

er hat nun heute geloescht, aber seine mail DB quota ist immer noch ueber 1 GB. er beschwert sich nun, dass die aktuelle groesse von meinem server nicht angezeigt wird, und dass das unmoeglich waere. ich hab vorhin auf der konsole lo compact -B mail/xxxx.nsf eingegeben. das ist doch der befehl, der mir die datenbankgroesse sofort richtig setzt, oder? kann ich noch was tun? sonst muss der ueber nacht warten, bis morgen die richtige groesse angezeigt wird.

ich denke, es ist lo compact -B, aber ich wollte nur sichergehen, dass ich alles getan habe, bevor er mich wieder zumuellt.

vielen dank fuer eure hilfe,
gruss,
daniela

[sotonic]

  Der User soll einfach die DB Eigenschaften seines Mails aufrufen (rechter Mausklick auf das Icon) da den Reiter Information auswählen & die Schaltfläche Komprimieren drücken. Dann kann er Mittag essen gehen & danach noch mal schauen.

Gruss
sotonic

[luna]

hi sotonic,

vielen dank fuer diese antwort. kann ich das auch von meinem client aus machen, wenn ich seine DB auf dem workspace habe?

ist das aber nicht das gleiche, als wie wenn ich auf der server konsole lo compact -B eingebe?

gruss,
daniela

[sotonic]

  Wenn Du in der ACL als Manager drin stehst: JA

[sotonic]

Auszug Notes Hilfe:

So komprimieren Sie eine Datenbank  

  1.   Wählen Sie die zu komprimierende Datenbank, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol klicken.
  2.   Wählen Sie "Datei - Datenbank - Eigenschaften".
  3.   Klicken Sie auf das Register "Info".
  4.   Klicken Sie auf "% verwendet".
  5.   Wenn der Belegungsprozentsatz einer Datenbank unter 90 % fällt (d. h. die Datenbank enthält mehr als 10 % freien Speicherplatz), klicken Sie auf "Komprimieren", um die Datenbank zu komprimieren.
Hinweise
Eine Notes Datenbank enthält benutzbare Dokumente und freien Speicherplatz. Werden zahlreiche Dokumente oder große Anhänge gelöscht, so kann dies dazu führen, daß die Festplatte unnötig durch große Mengen unbenutzten Speicherplatzes belegt wird. Durch das Komprimieren wird dieser Speicherplatz wieder freigegeben.
Wenn Sie eine Datenbank komprimieren, fertigt Notes eine temporäre Kopie der Datenbank an, die es dann wieder in die Originaldatenbank kopiert. Es muß genügend Platz auf der Festplatte vorhanden sein, um die Kopie während des Vorgangs zu speichern. Beim Komprimieren einer Datenbank bleiben die Lesemarkierungen, die die Benutzer sehen, und die bestehenden Ansichtindizes bestehen.

Ist also ehr mit compact -L oder -c zu vergleichen

Wenn Sie eine Datenbank mit "Datei - Datenbank - Neue Kopie" kopieren, komprimiert Notes die neue Kopie automatisch.
Eine Datenbank mit mittlerer oder hoher Verschlüsselung kann nicht komprimiert werden.
Durch das Komprimieren werden Datenbanken aus Version 4 in das Dateiformat von Version 5 umgewandelt. Um dies zu verhindern, geben Sie dem Dateinamen der Datenbank vor dem Komprimieren die Erweiterung .NS4.


Auszug Admin Hilfe:

Komprimierungsstil: -B
Datenbankintern mit Reduzierung der Dateigröße
Verwendet interne Komprimierung, stellt ungenutzten Speicherplatz wieder her und verringert die Dateigröße, es sei denn, es ist eine strukturelle Änderung geplant. In diesem Fall wird eine Komprimierung mit Hilfe einer Kopie durchgeführt. Wenn Sie die Transaktionsprotokollierung verwenden, sollten Sie nach der Komprimierung komplette Datenbank-Backups erstellen.
      

[luna]

hallo sotonic,

der macht mich wahnsinnig. in der zeit, wo er all diese emails an mich schreibt, haette er seine datenbank mit der zahnbuerste geputzt !!!

ich hab compacted und gemacht und getan. der server sagt, die DB hat 1,x GB, der user behauptet, das ist falsch, weil er heute geloescht hat wie bloed. ich klatsch ihn dann jetzt an die wand !!!

ich hab eine loesung gefunden:
ich hab ihm eine view gebaut, in all documents. diese view zeigt die groesse jeder einzelnen email an, mit einem total am schluss. dort sieht er nochmal das effektive total seiner mail DB. wenn er eine mail loescht, aendert sich auch sofort diese groesse. ich habs auch selber bei mir verglichen mit der DB eigenschaftsgroesse, und das ist plus minus 10 MB genau das gleiche. was ja bei 1 GB egal ist.

da sieht er sofort, welches total er effektiv auf dem server hat, und er sieht auch, welche mails so gross sind. das ist mehr als eindeutig.

aber, ich erschlag ihn, wenn er jetzt wieder sagt, dass das nicht stimmt, was notes da sagt. dann geh ich lieber heim, bevor ich ihm ins gesicht springe!!!!!!

vielen dank und gruss,
daniela

habt ihr auch solche user?

[sotonic]

  Oh ja, unsere User haben ne Grössenbeschränkung auf 200 MB (Also wenig Platz). 10% der Anwender sind im Moment drüber. Allerdings werden bei der Zustellung die Quotas nicht berücksichtig, so dass sie weiter Mails bekommen können.
Hauptsache die werden ständig mit Fehlermeldungen genervt & können nichts mehr ohne Meldung erstellen.

Ach ja, warum erstellt der DAU kein Archiv?

[New Admin]

Hallo !!

Also solche Wahnsinns User haben wir auch, und dann wundern sich diese noch wenn ihr Lotus Notes so langsam ist.

Naja mit denen muss man leben

Schöne Grüße
New Admin

[luna]

archivieren tu ich nicht, weil die leute auf lokaler platte archivieren. das will ich nicht, denn
1.) wird das notebook geklaut, crashed das notebook weil hardware fehler oder wasser drueberschuetten, und so weiter und so fort, dann ist das geschrei gross, dass alle mails weg sind. und - zu wem kommen sie dann ?
2.) weil die notebook user nicht sooooo eine grosse platte haben, und dann geht der sch... wieder von vorne los. platte voll, bitte groessere platte etc. nur, weil die user mails von 1999 aufheben!

auf dem server archivieren nuetzt aber auch nicht viel, weil dann alle remote user nicht mehr an ihre mails kommen, ohne server. darum hatte ich ja remote usern die variante auf CD angeboten.

fakt ist, dass die user einfach zu stinkfaul sind ihre mails von vor 3 jahren zu loeschen. und ich wiederum sehe nicht ein, dass ich neue platten kaufen soll (wie soll ich das erklaeren), nur weil die user zu faul sind.

ich hab ihn jetzt auf 500 MB runtergesetzt, und jetzt kann er sich auf den kopf stellen und mit den fuessen wackeln, wenn er mag  

gruss,
daniela

[savage]

@all

  Wenn Ihr alle so viel Arbeit und Probleme mit solchen Usern habt, dann kann ich nur mal empfehlen den Mail Attender fürLotus Notes anzuschauen, der Euch diese Arbeit automatisch abnimmt.  

Achtung! Das Tool kostet Geld.

www.lotusnotesdomino.de

[luna]

hallo savage,

und GENAU da liegt im moment der hund bei mir begraben. bei uns werden gerade leute entlassen, ich glaube nicht, dass ich da mit irgendeiner ausgabe daher kommen kann, sei sie noch so klein.

und darum muss ich auch dringend den plattenplatz klein halten.

gruss,
daniela

[MOD]

Die User können auch "erzogen" werden indem sie keine eMails mehr erhalten wenn sie ihre Größenbeschränkung überschreiten.

Klappt sehr gut.

  MOD

[luna]

hallo mod,

vielen dank fuer diesen hinweis, das stand hier schon mal irgendwo im forum drin, wie man das auf dem server einstellt, im nab.

aber ich hab das hier intern durchdiskutiert, und das koennen wir nicht machen. schon gar nicht in der momentanen situation.

ICH will nicht schuld sein, wenn wegen dieser einstellung nur ein einziger auftrag durch die lappen geht.

daniela

[Fis]

Auman diese Diskussionen können wirklich in die Ewigkeit gezogen werde, bei uns darf keiner Mails löschen, weil wenn viele ihre mails löschen dürften und nicht mehr wissen was sie unseren Partner erzählt haben oder welcher Kommunikationsfluss gelaufen ist und zum anderen aus beweistechnischen Gründen. Wir replizieren die Mailboxen auf 2 weitere Server

[savage]

Jo, o.k. Verständlich. Sind es denn viele, die Dir Ärger machen. Die Demo davon ist zeitlich unlimitiert und auf 10 User begrenzt. Wenn das hilft.    kannst die haben. Mit Anleitungen etc.

[eknori]

Also wie ihr ja wisst, halte ich  nicht viel von Quotas; insbesondere, weil das in geclusterten Umgebungen nicht richtig funktioniert.

Ich habe im Laufe der letzten Woche angefangen mir innerhalb unserer Entwicklungsteams einige verantwortungsbewußte Leute raus´zugreifen und mit diesen Leuten eine Lösung für die Mailflut zu finden.

i.d.R arbeiten immer zwischen 10 und 15 Personen an einem Projekt. Durch die internationalen Verknüpfungen fließen dirt sehr viele mails im Laufe des Tages. Diese wurden dann ( wenn nicht schon vom Absebder so gemacht ) an alle Projektmitarbeiter verteilt. AmilIn kam nicht in Frage, da wir viel Wert auf persönliche Ansprache legen.
Häufug enthalten die Mails auch Attachments ( CAD zeichnungen ).
Der Weg, diese Attachments zentral auf dem SAN abzulegen scheiterte meist daran, daß man dann zwar irgendwie einen Link in derMail zum File erstellen konnte, das File aber dann nicht mehr mit der erforderlichen Applikation geöffnet wurde.

Daher gehen wir nun den Weg, daß jedes Team eine zusätzliche Datenbank hat, in die jedes teammitglied die für alle wichtigen Mails verschiebt.

Jeder hat nur Lesezugriff au die DB. Änderungen können daher nicht gemacht werden. Es kann durchausvorkommen, dass mehere Members ein und dasselbe Doc in die Datenbank verschieben. Ein Agent sorgt auf Grundlage des Subject dafür, daß die Duplikate automatisch gelöscht werden.

Und man soll es kaum glauben, die Jungs und Mädels haben trotzdem irgendwie immer noch den Überblick.

Wir werden das jetzt einmal bis Ende November testen und wenn es sich bewährt für alle Teams einführen.

Ich bin mitlerweile zu dem Schluß gekommen, daß man User nicht erziehen kann; man kann aber versuchen, gemeinsam vernünftige Lösungen zu entwickeln; da ist immer ein Kompromiß möglich und BEIDE Seiten haben einen Vorteil davon.

Ein paar Unverbesserliche wird es immer geben; die halten sich aber meist nicht lange im Unternehmen und das Problem löst sich von alleine.

in diesem Sinne

Gruß

eknori

[MOD]

Hi eknori,

leider muss ich Dir sagen, dass Quotas auch im Cluster funktionieren. Sehe ich bei uns Tag für Tag.

Es gab glaube ich ein Problem bei der Version 5.0.9 die ist mit der Version 5.0.10 gefixt worden.

  MOD

[hallo.dirk]

Ich habe im Laufe der letzten Woche angefangen mir innerhalb unserer Entwicklungsteams einige verantwortungsbewußte Leute raus´zugreifen und mit diesen Leuten eine Lösung für die Mailflut zu finden.

Wir haben Quickplace dafür genommen. Das ist eingeschlagen wie ne Bombe !
Ich habe es nun seit 1 1/2 Jahren geschafft die expansion der Mailfiles erheblich zu drosseln.


Wie sieht es denn mit Shared Files aus ?
Zumindest kann man die Flut der redudanten Daten in den Mailfiles erheblich reduzieren.

( Ich zwar immer noch vorbehalte gegen diese Technologie, aber es gibt Leute die schwören darauf)

Gruss

Dirk

[savage]

@all

Was haltet Ihr den von der Idee, alle Anhänge, die Ihr in Eurer ArchiveDatenbank und wie auch immer Ihr die Lösungen nennt zusätzlich automatisch mit ZIP zu kompremieren? Das bringt je nach Struktur Eurer Daten 50-70% weniger Plattenspeicher. Hängt ab ob Ihr viele .doc etc. habe die ZIP um 90% reduziert oder viele .ppt die nur 30% reduziert werden können.

Freu mich über Meinungen und Anregungen.